Обязанности владельца компании - [32]

Седьмое – опишите, что получит компания, в чем будет выигрыш в деятельности, какова будет польза. Если вам также удастся напомнить здесь об основной цели или замысле, получится просто замечательно.

Не забудьте поставить свою подпись под документом. И даже если его составил кто-то из руководителей, вы, совершенно не сомневаясь, убираете любые следы его авторства и издаете этот документ от своего имени. Это очень важно! На примере собственных компаний я обнаружил, что, когда я оставлял в документе данные о том, кто его составил, сотрудники вместо того, чтобы выполнять описанные требования, начинали оценивать этот документ с точки зрения того, достаточно ли компетентен составитель, что приводило к неисполнению. Политика работает гораздо лучше, когда сотрудники знают, что правило установлено владельцем компании и поэтому его нужно выполнять, а не обсуждать и оценивать.

Итак, вы написали или добились, чтобы кто-то из руководителей написал регламентирующий документ. Второй совет – о том, как добиться исполнения одобренной вами политики.

Вы любите, чтобы справочники или словари, необходимые вам для работы, были у вас всегда под рукой, вместо того чтобы каждый раз бегать в соседний кабинет за ними? То же самое относится и к политике. Если вы хотите, чтобы сотрудник ее знал и выполнял, она всегда должна быть под рукой. Поэтому вам нужно организовать, чтобы у каждого сотрудника прямо на его рабочем месте была папка, в которую он обязан подшивать все новые регламентирующие документы, которые относятся к его посту. Не жалейте папок и бумаги, они не настолько дорогие, чтобы сотрудник был вынужден бегать куда-то, чтобы освежить данные о том, как нужно действовать в том или ином случае. Меня умиляют владельцы, которые говорят: «А зачем каждому отдельная папка, если у меня несколько продавцов выполняют одинаковые функции?» Хочется прямо-таки спросить: «А зачем вам личный набор канцтоваров, если все руководители пользуются такими же?» Даже если это рабочий-станочник или уборщица, может быть, у него нет рабочего стола, но у них также должны быть папки с политикой, относящейся к их постам. Их даже можно хранить в ящике раздевалки.

Как только новая политика попала в эти папки, необходимо провести проверку знаний. В результате такой проверки обнаружится, что большинство сотрудников просто подшили свой экземпляр в папку, даже не прочитав его. Это обычное дело. Поэтому-то и нужно проверять, задавая простые вопросы, ответить на которые человек может, только прочитав документ. Если сотрудник не может ответить на вопрос, ему дают время на изучение и снова проводят проверку. Единственный способ добиться от людей знания документов – проводить проверки. Никаких других действенных способов не существует – проверено.

Кроме того, чтобы делать копии и распределять их сотрудникам, а также проводить проверки, нужно бережно хранить оригиналы всех этих документов, формировать папки для новых сотрудников (когда нового сотрудника ставят на пост, а для этого поста уже есть какие-то документы по политике). Всем этим занимается служба персонала компании, поэтому владелец кровно заинтересован в том, чтобы эта служба нормально работала, иначе вам будет сложно обеспечить компанию работающей политикой.

Сейчас существует целая категория программ, которые позволяют автоматизировать этот процесс. Это так называемые системы документооборота. Но прежде чем вы начнете автоматизировать политику, обязательно организуйте, чтобы это некоторое время хорошо поработало на бумаге. Сама по себе автоматизация чего-либо – дело довольно сложное, и научить компанию правильно работать с политикой тоже непросто. Когда два сложных дела пытаются делать одновременно, сложность возрастает настолько, что эффективный результат получить практически невозможно. И наоборот, если вы научитесь работать с «бумажной» политикой, вам будет очень легко выбрать подходящую программу и поставить задачу специалистам по ее внедрению.

Чем больше вы издаете умной, направленной на решение значимых проблем политики, тем толще становятся папки сотрудников, тем более регламентированной и упорядоченной становится деятельность компании. Тем проще вводить в курс дела новых сотрудников, тем легче ими управлять. Конечно, чем выше руководитель в иерархии компании, тем толще будет его папка, так как обычно топ-менеджер должен отлично знать политику, которая регламентирует действия всех его подчиненных.

По ссылке ovk.visotsky.com.ru вы можете скачать инструкцию по написанию политик и два примера документов по политике, они помогут вам при разработке для своей компании.

Глава 11. Технология

В любом бизнесе есть своя технология⁴⁵ производства продукта. Даже если это торговля обувью, есть точные методики, как подбирать модели для коллекции, как определять, сколько и какие размеры заказывать для каждой модели. Есть особые приемы, которые помогают продавать больше, есть способы, как определить, подходит она конкретному человеку или нет. Если у вас производство, то есть точные способы, как выполнять различные производственные операции, чтобы получить продукт, соответствующий вашим стандартам.