Обязанности владельца компании - [31]

Как только вы начнете формировать политику, вы обнаружите, что добиться ее исполнения не так просто. Поэтому я хочу дать вам два совета, которые вам могут помочь. Первый касается формы политики. От формы зависит то, насколько ее захотят соблюдать сотрудники, или, другими словами, как много усилий вам придется приложить, чтобы добиться исполнения. Вот основные моменты, которые нужно включить в документ по политике:

1. Кто является источником этой политики.

2. Название документа и дата его издания (обновления).

3. На какие посты⁴¹ распространяются описанные правила.

4. Описание проблемы, для улаживания которой создаются правила.

5. Примеры, которые показывают, что проблема действительно существует с указанием результата, к которому это приводит.

6. Само описание правила или принципа, как нужно действовать.

7. К чему приведет соблюдение этого правила.

Первое – с ростом компании не только вы, как владелец, будете издавать политику. Этим также будут заниматься руководители подразделений. Но естественно, что политика, изданная владельцем, является «конституцией» компании, и ни одно правило, установленное руководителями, не может ей противоречить. Поэтому важно указать, от чьего лица эта политика издается, например, указав, что это «Офис владельца» или «Совет директоров»⁴². Тогда при возникновении каких-то противоречий сотрудник сможет легко разобраться, какое правило более приоритетно для исполнения.

Второе – название документа должно легко запоминаться и отражать его смысл. Например, если вы издаете политику по системе скидок, так и назовите: «система скидок». Кроме того, обязательно укажите дату первоначального издания документа и дату последнего исправления. Дело в том, что, скорее всего, описанные в документе правила в отношении скидок будут дорабатываться в будущем. В этом случае необходимо будет изъять старую версию документа и дать сотрудникам новую. Но за время действия документа на него успеют сделать ссылки в различных инструкциях и приказах. Для того чтобы не переделывать все эти документы и не разрушать работающую систему, нужно оставить название документа и дату первоначального издания прежними, указав только дату последнего изменения.

Третье – перечислите обязательно все посты или группы постов, к которым относится эта политика. Если она относится к любому сотруднику (правила поведения, требования к внешнему виду и тому подобные моменты), прямо укажите это, например: «всем сотрудникам».

Четвертое – опишите саму проблему. Это необходимо для того, чтобы показать сотруднику, что действительно есть что-то, что нужно уладить. Например, возьмем политику, которая описывает правила внешнего вида на рабочем месте. У вас в компании есть сотрудники, которые и без каких-то формальных правил выглядят профессионально, для них это естественно. Если им в руки попадет такой документ, он может вызвать недоумение, ведь для них подобной проблемы не существует, пока вы прямо не сообщите им об этом. Они могут даже подумать, что руководству компании просто нечего делать, раз оно занимается тем, что «чистит чистое»⁴³.

Пятое – чтобы сделать проблему более живой и реальной, дайте примеры. Только, указывая примеры, не указывайте в них имена людей, особенно если это негативные примеры. Незачем увековечивать их промахи и создавать им дурную славу.

Шестое – само описание вводимого правила. Постарайтесь его описать как можно более простым языком. По какой-то странной причине, когда люди начинают писать официальные документы, они начинают изъясняться на странном «космическом языке». Вместо того чтобы написать «никогда не нажимайте красную кнопку», они пишут «сотруднику не следует вводить в действие устройство путем активации красного переключателя». Чем более простым языком вы опишете необходимые действия, тем меньше потребуется усилий для внедрения. Однажды руководитель предприятия по производству котлов задал мне вопрос: «Недавно на одном нашем заводе мы сделали сертификацию по ISO 9001:2008⁴⁴, но у меня есть вопрос: можно ли действительно сделать этот стандарт работающим не на бумаге, а на деле?» Я попросил его предоставить мне для изучения регламентирующие документы, которые описывают функции сотрудников компании по управлению качеством в соответствии с этим стандартом. Мне пришлось потратить немало времени, чтобы прочитать эти документы, так как они были написаны совершенно невообразимым научным языком с использованием кучи специальных терминов. Причем для этого не было совершенно никакой нужды. В результате я пришел к выводу, что несложно добиться эффективности, только придется сначала сделать полный перевод на «человеческий язык». Некоторые консультанты просто обожают все усложнять. Наверное, боятся остаться без работы. Правда, добиться, чтобы производственники из небольшого украинского поселка, где расположен этот завод, смогли понять эти документы, было просто невозможно. В результате очень простой и хороший стандарт, несмотря на потраченные деньги на разработку документов и обучение персонала, не заработал. Когда владельцы компаний спрашивают меня, какими качествами должен обладать человек, который помогает владельцу писать политику, первое, что мне приходит в голову, – он должен уметь объяснить простыми словами любую идею. Кстати, способность простыми словами, «на пальцах», объяснить какой-то принцип, демонстрирует уровень понимания этого принципа самим специалистом.