Закон малинового варенья и еще 103 секрета консалтинга - [34]

Когда я вернулся к участникам встречи и поднял вопрос об использования этих досок, обнаружилась еще одна проблема — правильное использование других различных инструментов. При правильном использовании доска может быть социальным инструментом для стимулирования идей, но она не служит этой цели, когда постоянно используется в качестве персональной доски для записей, заполненной важными телефонными номерами и компьютерными кодами, которые нельзя стирать. Обсуждение показало, что у группы есть все мыслимые инструменты, но не хватает процедур, которые бы обеспечили их эффективное использование. Многие инструменты использовались так же плохо, как и доски. После осознания этого ситуация начала исправляться.

Изучайте другие культуры

Пример с уборщиком дает нам еще одну технику анализа того, чего не хватает: уборщики и программисты живут в разных субкультурах, и потому уборщик видит то, чего не видят программисты. Если в вашей работе вы можете выявить какие-либо субкультуры, то можно использовать их в качестве моделей — в сравнении с культурой, над которой работаем. В качестве консультанта я повидал много разных организаций, и у каждой из них были какие-то способы работы, которых не было у других. Кроме того, я приложил особые усилия, чтобы получить работу консультанта за пределами Соединенных Штатов, потому что это открыло мне глаза на то, чего нет в моей собственной культуре, а также на вещи, которые всегда считались само собой разумеющимися.

В Дании, например, многие малые предприятия нанимают «ланч-леди» (женщину, подающую обед), которая накрывает шведский стол с аппетитными сэндвичами каждый день. Все сотрудники садятся обедать вместе. Обедая, они весело проводят время, но именно в этот неформальный отрезок времени участники группы принимают много важных решений по вопросам, представляющим взаимный интерес. Во время совещаний по решению проблем мы заметили, что всякий раз, когда датчане должны были принять решение, они собирались за большим столом и брали немного еды или напитков, тем самым воссоздавая знакомую обстановку для принятия решений.

Некоторые американские компании пробовали применять подобную практику, но в большинстве из них сотрудники разбегаются, как только появляется перерыв, чтобы поесть или попить. После моего опыта в Дании я могу рассматривать этот типично американский обычай как постоянно упускаемую возможность развить у группы навыки принятия решений. В нескольких организациях я убедил руководство оплачивать один действительно хороший групповой обед каждую неделю, который обычно окупается за счет улучшений в совместной работе группы.

Используйте «список белья, сданного в стирку» (Laundry list)

Вместо того чтобы полагаться на свою память во всех ситуациях, иногда полезно разработать четкие списки отсутствующих элементов. В работе над техническими отчетами мы разработали ряд списков, например материалы, которые могут понадобиться на собраниях, шаги по подготовке к отчетам или пункты для простого поиска в рассматриваемом документе. Мы назвали их контрольными списками (Checklists), пока один из наших клиентов не заметил, что они больше походили на список белья для стирки. Список белья для стирки напоминает о разных вещах, про которые вы могли забыть, хотя они, возможно, и нуждаются в стирке. Контрольный список — то же самое, только он содержит элементы, которые обязаны присутствовать. Список идей, которые изложены в этой книге, также больше похож на список белья для стирки, а не на контрольный список. Вы не обязаны делать все, что здесь написано, но можно поразмышлять на эти темы.

При работе в недостаточно определенной ситуации вы, вероятно, не в силах заранее предсказать, какие элементы обязаны присутствовать в этой ситуации для достижения успеха. Поэтому наличие «списка белья для стирки» может помочь. Также важно знать: не нужно быть слишком уверенным в своем списке, в этом случае велика вероятность пропустить что-то критически важное.

Проверяйте процесс

Кроме того что «список белья» напоминает вам о том, чего не хватает, он может быть использован и другим образом, например для того, чтобы определить, эффективно ли идет поиск недостающих элементов. Держите свой стандартный «список белья» под рукой только до того момента, когда вы сформируете свой собственный список отсутствующих вещей. Затем сравните эти два списка. Если «список белья» пополнится новыми пунктами, возможно, вы недостаточно тщательно отследили отсутствующие элементы, список был недостаточно подробным. Попробуйте немного подкорректировать процесс и продолжайте работать.

Хотя хорошо организованный процесс не может гарантировать, что вы увидите все, тем не менее плохо организованный процесс почти наверняка позволит вам что-то упустить. Признак того, что ваш процесс был недостаточно хорош, — то, что новый процесс должен быть более плодотворным. При работе с компанией-клиентом я могу провести встречу для выявления недостающих элементов. Если во время обсуждения доминирует один или два человека, то очевидно, что я не получаю идеи всех остальных. Я стараюсь контролировать доминирующих участников, но, если это не получается, я завершаю встречу, после чего отдельно встречаюсь с участниками в более благоприятной среде.