Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - [89]
Помните о безопасности – особо секретную, коммерческую информацию выкладывать в группы, на внешние серверы и т. п. не стоит.
• Храните все версии всех документов. По каждому документу всегда есть одна актуальная, то есть та, по которой сейчас работает компания. Например, схема бизнес-процесса. Возможно, есть более новая версия – в стадии разработки. И архив старых версий. Придумайте и соблюдайте единую – удобную и простую – систему названий файлов. В названии хорошо также указывать дату и номер версии.
• Пользуйтесь простейшими офисными программами, не усложняйте себе и коллегам жизнь сложными системами. Наши клиенты используют Microsoft Word, Excel, изредка Visio. Или их бесплатные аналоги: Open Office и пр.
• Храните результаты обсуждений, например с сессий, рабочих групп и совещаний. Листы бумаги от флипчарта, а также их фотографии на сервере. Это помогает потом вспоминать какие-то моменты из обсуждений, идеи, записанные на полях и между строк.
• Определите, кто в вашей команде отвечает за всю документацию по архитектуре бизнеса. В небольшой компании это может быть сам руководитель Штаба.
Нужно ли платить людям за участие в рабочих группах и Штабе? Важный вопрос. Как вы думаете? Запишите свой ответ, прежде чем читать дальше.
Конечно, нет!
А как же? Ради чего люди будут улучшать ваш бизнес? Предлагаю подумать над этим вопросом.
Обсудите со своими людьми, какие выгоды они получат от участия в развитии бизнеса.
Пользы для них – много!
Про Эдвардса Деминга – «отца» управления качеством – рассказывают такую историю.
Однажды он работал у себя в доме. Во дворе неподалеку парни затеяли игру в футбол. При этом – мешали ему своими криками. Наверное, он мог бы выйти и начать ругаться, чтобы они ушли играть в другое место. Но он был мудрым человеком.
Когда ребята закончили игру, он позвал их и сказал: «Вы так здорово играли! Мне очень понравилось – вот вам по 20 центов». Парни удивились – вот это да!
На следующий день они играли там снова – очень старались. Деминг сказал им, что сегодня ему еще больше понравилось, и дал каждому по 30 центов.
На третий день они старались из всех сил. Закончив игру – собрались у крыльца Деминга в ожидании награды. Однако он так не вышел к ним.
Никогда больше они не играли в этом дворе.
Если человек делает что-то ради денег, он никогда не будет вкладываться в это душой.
Все как в жизни: или по любви, или за деньги[384].
Кстати, по этой же причине лучше не платить своим детям за выполнение работ по дому, получение хороших оценок и т. д. Иначе стакан воды они вам в старости не принесут.
Так зачем люди будут заниматься улучшением бизнеса?
Все просто. Хороший профессионал увлечен своей работой, болеет за дело. О чем говорят коллеги, когда собираются в свободное время? Правильно – о работе. Программисты обсуждают компьютеры и программы, водители – машины и т. д.
Здесь вы даете им возможность воплотить свои идеи по улучшению, внести свой вклад. Люди это очень ценят. Иначе они тратят энергию на то, чтобы в курилках перемывать кости начальству.
Надеюсь, остальные выгоды вы с командой нашли самостоятельно. Вспомните также практическое задание 14.
Важно учитывать, что люди и их потребности – разные. Так, в одной компании не всех удавалось вовлечь в развитие. Руководитель, общаясь с одной из сотрудниц (36 лет, не замужем, детей нет), рассказал ей выгоды от участия в изменениях и развития своих навыков. Когда она поняла, что увеличится премия, появится свободное время для посещения кино, театра и общения с друзьями, возможность перейти на более высокую должность, повысится оценка со стороны руководства, она сама проговорила: «Вот тогда я точно выйду замуж!» После этого она стала одним из самых активных участников рабочей группы.
Когда начинать изменения в бизнесе?
Когда вы решились на это.
Желательно проводить изменения не в самый высокий сезон. Потому что они потребуют времени и сил вашей команды. А если люди пашут с утра до ночи – им не до развития: день бы простоять… Спланируйте старт проекта изменений на начало низкого сезона – тогда у вас будет несколько месяцев на то, чтобы значительно улучшить свой бизнес к следующему пику нагрузки.
Не зря говорят: готовь сани летом, а телегу – зимой.
Сотрудничество с нами тоже нужно согласовывать заранее: минимум за пару месяцев. А если вдруг захотите сессию «завтра» – высока вероятность, что мы будем заняты, и вам придется долго ждать, упуская драгоценное время.
Как вы примените эти рекомендации?
15.6. Стратегические сессии
На протяжении всей книги я много раз говорил о стратегических сессиях. Настало время как следует разобраться, что же это такое.
Стратегическая сессия – это особая форма работы с управленческой командой над решением реальных задач бизнеса. Участники активно включены в обсуждения, договариваются, принимают согласованные решения.
На сессию выносят любые важные для компании задачи. Если она посвящена ключевым для бизнеса вопросам (не обязательно разработке стратегии) – ее называют стратегической.
