Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум - [88]

.

Сколько должна длиться встреча? Мы рекомендуем час-два. Чтобы успеть продвинуться вперед, но и не «прозаседаться»[379]. К тому же, если встреча затянулась, продуктивность работы падает. Это касается и других совещаний.

В какое время встречаться группам? Они решают это самостоятельно. Как вариант – ближе к концу рабочего дня или до его начала. Частично – в рабочее время, частично – в личное. Например, с 17 до 19 часов, если обычно рабочий день у вас до 18. Или с 8 до 10 утра, если рабочий день с 9.

Важно, чтобы в это время участников не отвлекала текучка: звонки, письма и пр.

Где собираться группе? В отдельной комнате, где им не будут мешать. Возможно – свободная переговорная комната. Но уж точно не общий рабочий кабинет и тем более не пространство open space[380], где кипит жизнь. И не кухня вашего офиса, куда то и дело заглядывают поболтать.

Какое оборудование нужно группе? Все обсуждение происходит вокруг флипчарта. Идеи и решения записывают на нем маркерами[381] на специальных больших листах бумаги.

Маркерная доска[382] хуже, так как ее площадь небольшая. И как только заполнили – приходится стирать. А большие листы бумаги с флипчарта удобно развешивать на стенах комнаты. Например – чтобы наглядно сравнить между собой несколько процессов или версий одного процесса. К стене листы крепят бумажным строительным скотчем – он не портит обои и краску. Листы с результатами работы полезно сохранять на будущее.

Сергей Гриценко. Мы пришли к тому, что на рабочих группах постоянно висят два итоговых листа: принятые решения (все пишется крупно, четко, без сокращений; почти протокольная форма) и «что, кто, когда» делает. На флипчарте работаем с идеями, а в итоги переносим уже выверенные формулировки, связанные с конкретными людьми. При этом отчетливо видно, как именно они принимают ответственность, каков их реальный уровень и вообще способны ли они принять эту ответственность.

Очень не рекомендую при групповой работе использовать мультимедийный проектор или плазменную панель. Мерцающее изображение вводит людей в трансовое состояние. Люди смотрят на экран, а не друг на друга – живого глубокого обсуждения не происходит.

Компьютер – только чтобы посмотреть какие-то данные, отчеты. Но не вязнуть в нем.

Участникам также пригодятся блокноты с ручками.

Большое зло на стратегических сессиях, рабочих группах и вообще совещаниях – гаджеты: смартфоны, планшеты и т. д. Люди сбегают в них от работы, от контакта с коллегами, от острых вопросов.

Гаджеты можно запретить. Но лучше, чтобы люди сами постепенно пришли к согласию и договоренности, что не стоит использовать их во время командной работы.

То же самое и с входящими телефонными звонками. Как минимум – телефоны на беззвучный режим. Но лучше во время рабочей группы убрать их подальше. Хорошо на время группы сдавать телефоны секретарю.

Если же участники встречи «сидят в экранах», болтают по телефону – это бездарная трата времени и (само)обман.

Желательно, чтобы на рабочей группе в Штабе люди располагались полукругом возле флипчарта. Это позволит им видеть предмет обсуждения (схему бизнес-процесса и пр.) и при этом – продуктивно общаться, глубоко обсуждать вопросы. Результаты обсуждения, мысли, идеи надо тут же заносить на большой лист бумаги. Хотя бы кратко: мысль – штука летучая, и если ее не записать, быстро забывается.

Если же между людьми стол, на подсознательном уровне он воспринимается как препятствие в общении. Ну и всякие гаджеты на нем удобно раскладывать, прятаться в них от сложных тем.

Если ваша компания имеет филиалы в других городах и странах, зачастую есть смысл подключать к наведению порядка ключевых людей из регионов. Иначе как вы вовлечете их в изменения, как учтете региональную специфику?

Удаленные сотрудники могут участвовать в рабочих группах по видеосвязи(Skype и т. п.). Однако иногда нужно встречаться лично. Обычно наши клиенты приглашают представителей из регионов на стартовую сессию, а также на поддерживающие встречи. Никакие технические средства связи не заменят живого контакта.

Управляйте документацией. Постепенно документов становится много. Как вы помните, цель – сделать максимально легкую и удобную систему, а не бюрократического монстра. И все же – документация накапливается, и ею нужно управлять. Иначе потеряетесь.

Вот некоторые советы:

• Организуйте удобное хранилище. Например, в вашем интранете, на файл-сервере или в облачном хранилище типа Dropbox или Google Docs. В нем – разумную и простую систему папок. Правильную систему безопасности, ограничения доступа.

• Часто команды создают для себя отдельные группы в разных программах для обмена сообщениях – мессенджерах[383]: Facebook Messenger, Skype, Viber и пр. Или закрытые (защищенные паролем) группы в привычных вам соцсетях. Или группы в сервисах для ведения групп через е-мейл, например Google Groups. Это удобно: позволяет людям постоянно быть на связи из любой точки мира, быстро обмениваться идеями, в том числе через смартфоны. Только пусть участники команды регулярно переносят ключевые версии документов в единое хранилище вашего проекта.