Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации - [38]

Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций проводится аудитором.

В ходе проверки изучаются следующие вопросы:

1) имеется ли приказ о назначении кассира, кассиров-операционистов;

2) заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, соответствуют ли они установленной форме;

3) обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе и при их доставке из банка и сдаче в банк;

4) хранятся ли дубликаты ключей от сейфа кассы в опечатанных кассиром пакетах или пеналах у руководителя подразделения;

5) имеется ли комиссия по проведению инвентаризации кассы;

6) проводятся ли и с какой периодичностью внезапные проверки кассы, операционных касс, имеются ли акты проверок.

Проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров. На этом этапе аудитор должен проверить:

1) правильность заполнения приходных и расходных кассовых ордеров;

2) правильность ведения журнала регистрации кассовых ордеров;

3) ведение кассовой книги, правильность ее оформления, подтверждение записей в ней кассовыми документами;

4) ведение книг кассиров-операционистов;

5) соответствие остатков, выведенных в кассовой книге, записям в регистре бухгалтерского учета;

6) правильность отражения денежных средств в пути.

Приведем примеры типичных ошибок, выявляемых в ходе проверки:

1) неправильное заполнение кассовых ордеров – не указывается наименование организации или подразделения; не проставляются номера ордеров или нарушается принятый порядок их сквозной нумерации; не указывается или искажается дата; не проставляется или неверно указывается корреспондирующий счет; не делаются отметки об оплате; отсутствуют подписи должностных лиц и печати; нет росписей получателей денег;

2) неправильное заполнение кассовой книги:

а) не проставляются или неверно указываются корреспондирующие счета;

б) не проставляются суммы остатков на начало дня; суммы остатков подсчитываются неверно;

в) записи ведутся не ежедневно, а помесячно.

Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств и правильности отражения расходов. На этом этапе аудитор проверяет:

1) соблюдение лимита остатков наличных денежных средств в кассе;

2) соблюдение максимального размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;

3) правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в банк;

4) правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в кассу головной организации;

5) состояние расчетов с подотчетными лицами;

6) наличие документов, подтверждающих факты приобретения имущества за наличный расчет;

7) правильность отражения НДС;

8) правильность бухгалтерских проводок по кассовым операциям;

9) значимость выявленных ошибок в учете кассовых операций и их влияние на достоверность отчетности и финансовый результат деятельности подразделения и компании в целом.

Источниками информации для аудитора являются:

1) приказы компании и распоряжения руководителя подразделения;

2) договоры о материальной ответственности, акты ревизий и инвентаризаций кассы, хозяйственные договоры, документы на ККМ, кассовая книга, отчеты кассира;

3) приходные и расходные кассовые ордера;

4) журнал регистрации ПКО И РКО;

5) книги кассиров-операционистов;

6) выписки банка, чековая книжка, справка банка или приказ руководителя организации об установлении лимита остатка денег в кассе;

7) журнал регистрации выданных доверенностей, список подотчетных лиц, авансовые отчеты, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, журнал регистрации депонированных сумм;

8) учетная политика в части документооборота, Главная книга, журналы-ордера, а также пояснения кассиров, членов инвентаризационной комиссии, бухгалтера, руководителя подразделения, других сотрудников подразделения.

Если подразделение не выделено на самостоятельный баланс, то проверка может заключаться:

1) в инвентаризации кассы;

2) проверке соблюдения в подразделении порядка ведения кассовых операций, установленного внутренними нормативными документами;

3) проверке правильности заполнения первичных документов.

Оформление результатов проверки. Результаты проверки аудитор систематизирует и оформляет в виде отчета в соответствии с методикой, разработанной СВА и утвержденной руководством компании. Кроме общих сведений о проведенной проверке (состав аудиторской группы; сведения о проверяемом подразделении; период, за который проверена документация в ходе аудита; список должностных лиц, ответственных за ведение и учет кассовых операций и составление отчетности; применяемая методика проверки), в отчет обязательно должны быть включены сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях порядка ведения и учета операций с наличными денежными средствами; вывод о достоверности отчетности, представляемой подразделением в головную организацию, а также сведения о нарушениях, существенно искажающих бухгалтерскую отчетность, и рекомендации по их устранению и предупреждению. Сведения, изложенные в отчете, должны содержать информацию о сути каждого нарушения, его виновнике, времени его совершения, последствиях для подразделения и организации в целом, включая сумму нанесенного ущерба. Выводы аудитора должны опираться на действующее законодательство и внутренние нормативные акты и инструктивные материалы, которые мы называли выше, и иные, относящиеся к осуществлению наличных денежных расчетов в организациях.