Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации - [37]

В письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.11.2006 г. № 03-02-07/1-326 «О порядке уплаты налогов касательно гаражно-строительных кооперативов» указано, что наличные деньги в кассах предприятий могут храниться только в пределах лимитов, которые устанавливаются обслуживающими их банками. Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих счет в банке, лимит устанавливается соответствующим банком по его местонахождению, но не выше лимита головной организации. Между головным офисом и подразделениями, не состоящими на отдельном балансе, лимит распределяется приказом руководителя головной организации.

Руководством компании должен быть также закреплен в нормативных документах порядок расчетов с подразделениями. Например, передача денежных средств от головной организации территориально удаленным подразделениям может осуществляться следующими способами:

1) перечислением денежных средств на счет в банке. Кассир обособленного подразделения получает их в банке и приходует в кассу;

2) перечислением денежных средств на выплату зарплаты на банковские карточки работников подразделения;

3) перевозкой денежных средств уполномоченным лицом;

4) инкассацией.

Если филиалы, представительства и другие структурные подразделения выделены на отдельный баланс и им открыты текущие счета в банках для осуществления текущих расходов (как то: оплата труда, некоторые виды хозяйственных расходов, командировочные расходы и др.), то поступление и расходование указанных средств отражаются на отдельном субсчете к счету 55 «Специальные счета в банках».

Основная цель внутреннего аудита операций с наличными денежными средствами – проверка законности, достоверности и целесообразности совершения этих операций и правильности их отражения в бухгалтерском учете.

Подготовка к проверке. На этом этапе внутренний аудитор знакомится с особенностями проверяемого подразделения и применяемыми в нем правилами ведения кассовых операции. Он должен ответить для себя на следующие вопросы:

1) каков статус подразделения (филиал, представительство или др.);

2) выделено ли оно на отдельный баланс;

3) имеет ли расчетный или другие счета в банке по своему местонахождению;

4) осуществляет ли продажу товаров населению и имеет ли операционные кассы, сколько их;

5) каков порядок взаиморасчетов подразделения с головной организацией, работниками, покупателями и другими контрагентами;

6) каков порядок ведения и учета кассовых операций в данном подразделении;

7) каков лимит остатка наличности в кассе подразделения и др.

Источниками такой информации служат:

1) положение о данном подразделении;

2) учетная политика организации на проверяемый период;

3) внутрифирменный Порядок ведения кассовых операций и другие внутренние нормативные акты, связанные с объектом проверки.

Эта информация используется внутренним аудитором для разработки программы проверки или корректировки типовой программы, разработанной СВА.

Составление программы проверки. В программу проверки рекомендуется включать такие этапы, как:

1) инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе;

2) проверка соблюдения в подразделении установленного порядка ведения кассовых операций;

3) проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров;

4) проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств и правильности отражения расходов.

Осуществление проверки на месте

Инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе. В начале проверки следует провести инвентаризацию денежных средств в кассе подразделения и обследовать условия хранения в ней денежных средств. Инвентаризация проводится с участием кассира и главного бухгалтера (обслуживающего бухгалтера) подразделения. Кассир должен:

1) оформить отчет на день проверки и вывести остаток денег по кассовой книге;

2) составить расписку о наличии в отчете всех приходных и расходных документов и отсутствии в кассе неоприходованных или несписанных денежных средств;

3) по частично оплаченным платежным ведомостям (если таковые имеются) подсчитать выплаченные суммы и итоги, о чем сделать отметку в отчете;

4) подсчитать количество денег в кассе (полистно и покупюрно) и их общую сумму и сравнить ее с данными учета по кассовой книге;

5) проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей в сейфе кассы и сверить с данными учета. Главный бухгалтер должен завизировать отчет кассира.

Аудитор должен:

1) принять отчет кассира;

2) подсчитать денежные знаки и проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей, находящихся в кассе;

3) принять к зачету незакрытые платежные ведомости, о чем делается запись в акте.

После инвентаризации составляется акт, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир. При обнаружении недостачи или излишков денег, документов или других ценностей берется письменное объяснение у кассира.

Если в подразделении имеются операционные кассы для расчетов с населением, то каждый кассир-операционист должен «закрыть кассу», т. е. сделать сменный отчет кассира, записать в книгу кассира-операциониста данные счетчиков ККМ, подсчитать полученную выручку, сверить ее с отчетом, сдать наличные деньги и отчет кассиру подразделения.