Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации - [35]

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (таким как юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т. д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение и т. д.).

График документооборота фиксирует движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив). Существуют два варианта оформления графика документооборота – в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота, должностные инструкции и учетная политика организации должны взаимодополнять друг друга.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещается (ст. 17 вышеуказанного Закона).

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов (ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации»).

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.

Руководство организации должно соблюдать правила архивного дела. Поэтому документы прошлого года должны храниться в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.

Для того чтобы предотвратить факт нарушений, необходимо, чтобы каждый служащий организации точно знал, за какой участок работы он отвечает. В случае обнаружения факта хищения или любого другого вида нарушения легче проследить и выявить эти нарушения.

На каждом предприятии применяют различные методы анализа информационных потоков, т. е. существуют собственные правила составления графиков информационных потоков.

Информационный поток – единичное перемещение информации – имеет следующие признаки:

1) документ (где содержится информация);

2) проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация);

3) исполнителя (человека, который эту информацию передает);

4) периодичность.

Методика проверки каждого раздела бухгалтерского учета должна состоять:

1) из перечня основных нормативных документов;

2) описания альтернативных учетных решений, которые будут отражены в учетной политике экономического субъекта;

3) первичных документов по разделу учета;

4) регистров синтетического и аналитического учета и отчетности;