Стань эффективнее - [13]

Помню , когда я был молодым руководителем отдела продаж , у меня был коллега , который работал так же много , как и я , мы приходили с ним к семи на работу и уходили примерно в двадцать три часа . Но каждый из нас задерживался на работе по разным причинам .

Время шло , и стали заметны первые изменения , я начал уходить с работы все раньше , моя работа была выполнена лучше , а текучесть персонала практически сводилась к нулю . Еще через три месяца я стал уходить раньше времени , работа отдела шла своим чередом , мои сотрудники выполняли часть моих задач . Мой коллега в свою очередь продолжал работать дольше , менял в месяц по одному человеку в своем отделе и часто получал на собрании разные комментарии от руководителя по итогам работы отдела , при этом комментарии были далеко не комфортные . Получается , что мы с ним задерживались с разными целями : я старался выстроить системную работу отдела , развивая свой персонал и оттачивая свои компетенции , мой коллега же , напротив , постоянно тушил « пожары », работа отдела велась не системно , развитие персонала отсутствовало . Через год я получил полностью автоматизированную работу отдела , мой коллега же получил сроки , в течение которых надо было навести порядок либо искать другую работу .

Я думаю , тебе было интересно , как работали мои сотрудники , – строго по графику . Потому что если у меня из сотрудников кто-то что-то не успевает , то это только моя ответственность , так как я как руководитель не смог обеспечить корректную работу отдела . Поэтому для меня было важно выстроить систему и развивать персонал . Конечно , были ситуации , когда я просил задержаться своих сотрудников , при этом мы сразу договаривались , когда переработанные часы будут возвращены . Могу сказать , что было тяжело , я вычеркнул выходные из своей жизни , обеды были по пятнадцать минут , и никаких лишних отвлекающих бесед по телефону с друзьями и родственниками . Моей мотивацией было то , что я не готов был ежедневно работать в режиме аврала , для меня важен каждый мой сотрудник , которых я сам подбирал и развивал .

А теперь давай про то , как же можно качественно планировать . Я поделюсь с тобой инструментами , которые помогали мне и смогут помочь тебе . Главное , соблюдать одно-единственное правило : делаешь – делай ! Инструмент мы будем использовать самый простой и самый эффективный . Я назову его – алгоритм , или фильтр задач . Это значит , что любую задачу , поручение , просьбу – надо пропускать через этот алгоритм . Вот и все , все просто . А сейчас я научу тебя им пользоваться . Выглядит алгоритм задач вот так :

Схема 1. Алгоритм задач

Также для планирования тебе потребуется ещё и календарь , куда ты сможешь записать задачи , которые нужно сделать в определенный день . Можешь использовать вместо календаря ежедневник , можешь использовать программу .

Я же использовал календарь у себя в рабочей почте , которую настроил на телефоне , и всегда , даже находясь дома , я мог посмотреть , какие меня ждут дела в тот или иной день .

Думаю , тебе уже не терпится получить ключ работы алгоритма задач для того , чтобы стать эффективнее . Держи , вот он . А сейчас я расскажу , как им пользоваться .

Бывают разные ситуации , которые дадут тебе какую-то задачу , при этом это не значит , что её надо выполнять . Запомни , что любую задачу , абсолютно любую , нужно пропустить через алгоритм задач , который я тебе показал выше .

Объясняю , для чего . Ты человек , у которого есть ограниченный ресурс под названием « время », различного рода задачи , поручения то самое время у тебя будут отнимать . И смысл состоит том , чтобы свое время провести максимально эффективно и с пользой как для себя , своей семьи , так и для своего дела , над которым ты работаешь . Я могу тебе сразу сказать , что некоторые задачи делать вообще не нужно . Вот пример из жизни . Представим , что ты хочешь приготовить себе чашечку кофе , станешь ли ты в стакан с кофе добавлять колбасу , лапшу , рыбу , укроп , молоко , сахар , перец ? Конечно , все эти продукты съедобны , по вкусу их можно добавить , только , скорее всего , получится несколько необычный кофе с очень специфичным вкусом . То же самое и с задачами . Их много , они все разные и все интересные , вот только выполнение некоторых задач приближает вас к цели , а некоторых – отдаляет .

Приведу ещё один пример . Представь , что тебе нужно доехать до кинотеатра , который открылся два дня назад , чтобы посмотреть премьеру твоего любимого фильма , жаль , что ты совсем не знаешь , как до него добраться , и в воздухе вокруг тебя обитают такие задачи , как : навести порядок в комнате , приготовить суп на завтра , посмотреть новости своего города , ответить на звонок строгого друга , погладить одежду , досмотреть кино по телевизору , съесть салат , погулять с собакой , что ты выберешь ? Выбрать сразу все дела – значит пропустить премьеру в кинотеатре , выбрать несколько дел – значит не успеть на премьеру . И вот мы начинаем использовать инструменты повышения эффективности . Давай вспомним . Итак , перед нами мечта – посмотреть премьеру любимого фильма . Переводим её в цель , отвечая на два вопроса : что должно быть сделано ? Я посмотрел премьеру своего любимого фильма в новом кинотеатре своего города сегодня в 21.45. Цель есть , теперь думаем , что нам надо для того , чтобы цель была достигнута .