Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [43]
МАРТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ
ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ
Учимся быстро принимать решения. Приступаем к очистке офиса от ненужной бумаги, для начала — от газет, журналов и т.д. Завершенные проекты сдаем в архив.
ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ
Учимся обращаться с общими офисными файлами. Вместе с коллегами устраиваем большую чистку файлов.
ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ
Создаем рабочую файловую систему.
ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ
Учимся следить за новой системой. Экономим время и энергию при помощи списка главных файлов. Если необходимо, подключаем к системе скоросшиватели и ящики для проектов.
Одна унция практики стоит тонн наставлений.
Махатма Ганди
Время — справедливый работодатель, который всем дает одинаковые возможности. Другими словами, время — ресурс беспристрастный и бесстрастный, и каждому его раздается поровну. А вот воспринимать время мы можем по-разному. Когда нам весело, время летит. Когда приходится заниматься чем-то невыносимым, кажется, что оно тащится, как черепаха. На этой неделе мы придумаем, как проводить время творчески.
Надо только помнить, что, чего бы мы там ни напридумывали, потерянного времени не вернешь. Возможно, в этом месяце вам удастся разобраться в том, откуда в вашей жизни столько опозданий и проволочек: для этого надо понять, каким образом вы проводите и как теряете время. А потом мы рассмотрим несколько секретов, с помощью которых время станет служить вам верой и правдой.
РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ДОВОДИТЬ ДЕЛО ДО КОНЦА
В этом месяце мы сосредоточимся на том, чтобы научиться с ходу распознавать обстановку, которую иначе как бастионом хаоса и не назовешь. Заведите таймер на пять минут и посвятите это время наведению порядка у себя в кабинете. Это можно сделать в начале дня или в конце — зависит от того, когда у вас бывает больше сил и энергии. На что следует обратить внимание? На все, что лежит не на своем месте, — вот такой простой ответ.
Например, не надо ли вернуть вот эти папки в соседний отдел? А этот журнал лежит здесь не потому ли, что вам нужно прочесть в нем одну-единственную важную статью? Тогда следует вырезать страницы со статьей из журнала и вложить их в папку под названием «Прочитать». А мусор из корзины для бумаг еще не лезет наружу? А может быть, к вам на стол попали чужие вещи или предметы, которые обычно лежат в другом месте? Постарайтесь все вернуть на место до тех пор, пока не прозвенит таймер. Сохраните эту привычку и дома и точно так же обходитесь со всеми бумагами, которые попадаются вам в руки. Выработается хорошая привычка, а терпимость по отношению к беспорядку сойдет на нет.
ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ЧИСТАЯ КУХНЯ ЗА ДВА ШАГА
Кухня — очень важное место в доме. Давайте в этом месяце научимся поддерживать здесь чистоту. Чтобы в раковине не было грязных тарелок, на рабочей поверхности рядом с раковиной — даже чистых тарелок. Если вы пользуетесь посудомоечной машиной, ставьте в нее грязную посуду сразу, как только поедите, и разгружайте машину, как только посуда высохнет. Так вы приобретете две хорошие привычки сразу.
Первая неделя
Почему мы откладываем дела на завтра
На этой неделе вы можете:
Понять, каким образом прокрастинация[2] и перфекционизм мешают вам добиться успеха.
Начать освобождаться от потребности откладывать дела на потом.
Разобраться в причинах промедлений.
Узнать, какова цена того, что мы постоянно откладываем неизбежное.
Необходимое время: от 30 до 90 минут.
Открою секрет: все люди откладывают дела на потом. Да, даже профессиональные организаторы время от времени этим грешат. Это свойство человеческой натуры. Однако хроническому любителю отсрочить работу живется очень непросто. Он опаздывает на встречи, почти никогда не сдает вовремя отчеты и все время мечтает о том, когда же настанет тот день, в который он наконец-то перестанет откладывать дела. Вы случайно не относитесь к хроническим любителям отсрочек? В этом месяце мы займемся перевоплощением вас из канительщика в человека дела. Это очень важный этап нашего учебного года, поэтому мы посвятим весь апрель науке борьбы с промедлениями.
Перво-наперво нам следует разобраться в том, откуда эти промедления вообще берутся. Вооружившись этой информацией, мы сможем понять, почему же продолжаем канителить, даже несмотря на то что это доставляет нам проблемы и является мощным источником стресса. Наш следующий шаг — избавиться от тактики откладывания и заменить ее привычкой браться за дело сразу. Кем бы вы могли стать, если бы завершали все свои проекты в срок? На что бы тратили сэкономленное время? Вам предстоит в этом разобраться.
На этой неделе мы рассмотрим некоторые изобретательные способы откладывания дел на завтра.
ТАК МНОГО ПОВОДОВ ОТЛОЖИТЬ
Привычку откладывать все до последней минуты так сразу и не охарактеризуешь. Одни люди отдаляют решение проблем по одной причине, другие — сразу по нескольким. Все зависит от того, чего мы стремимся избежать. Посмотрите, не узнаете ли вы себя в одном из этих примеров?
«Я не справлюсь!» Вам достался проект, за который не хочется даже браться. И вы заранее решили, что это непосильная задача. Что же происходит дальше? Вы его откладываете до последней минуты, садитесь за работу около половины десятого вечера накануне дня, когда проект должен быть готов (а ведь его можно было завершить еще несколько недель назад!). И ругаете себя на чем свет стоит, когда выясняется, что ничего сложного в этой задаче не было.
