Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [41]
Заметьте, что в представленном ниже списке жирным шрифтом выделены названия категорий, а не папок.
Список был составлен год назад и уже обновлялся дважды.
Риск-менеджмент
Информация о лицензии
Конфликтные ситуации
Контракт и конфиденциальность информации
Совместные предприятия
Маркетинговая терминология
Правила ведения базы данных
Защита от плесени
Познавательные статьи
Поставки
Нотариальные вопросы
Потеря права выкупа имущества
Продажа без покрытия
Специальный налог
Техподдержка
Офисные системы
Брокерская корреспонденция
Общая информация
Бизнес-план / Текущие вопросы
Комиссионные
График комиссионных
Переписка/Личное
Лицензия / База данных
Дополнительные сведения
Информация менеджеров по продажам
Темы для обсуждения с менеджерами по продажам
Совещания с менеджерами по продажам: заметки
Обслуживающий персонал
Голосовая почта
Сайт
Финансы
Финансы / Агентские Финансы/Офис
Финансы / Отложенные продажи
Реклама и маркетинг
Рекламные площади
Агентские льготы
Маркетинговые материалы
Скидки клиентам
Офисная работа
Фокус-группы
Спецпроекты
Премия NBC
Ремонт офиса
Ответственный за сделки
Расходные материалы
Конверты
Ярлыки
Канцтовары, страницы 1 и 2
Личное
Контакты/Личное
Национальная ассоциация риелторов
Продление риелторской лицензии
Составив список главных файлов, вы должны будете за ним следить. Удалили файл — вычеркните его из списка. Завели новый — добавьте в список. Сделайте копию списка, положите ее в прозрачный файл и поместите в справочный скоросшиватель. В нем можно хранить и другие справочные материалы, например: список внутренних телефонных номеров, часы работы отделов. Скоросшиватель мне нравится больше, чем офисная доска, поскольку последнюю рано или поздно поглощает хаос. Бумаги на ней всегда становится только больше. Меньше — никогда!
Мы завалены бумагами. Принимайте правильные решения, и тогда вы сможете приручить Бумажного монстра. Ниже даны подсказки, которые помогут сохранить концентрацию и не допустить беспорядка в системе. Эту шпаргалку неплохо было бы скопировать и заламинировать.
Входящие документы от коллег → лоток «Входящие» (проверять ежедневно).
Документы, требующие вашей реакции, → файл «В работе» (проверять ежедневно).
Документы, которые вы по разным причинам пока не можете запустить в работу, → файл «Отложенное» (проверять еженедельно).
Документы, которые необходимо передать коллегам или переслать по электронной почте, → лоток «Исходящие» (проверять ежедневно или попросить помощника очищать лоток в конце рабочего дня).
Ненужные документы → корзина или шредер.
Документы, которые необходимо сохранить. → Сверьтесь со списком главных файлов и выберите подходящую папку проекта; создайте новый файл, если начинаете новый проект; или, наконец, отправьте документ в папку «В файл» (помещать в файл раз в неделю или в зависимости от ситуации).
Пресса и информационные бюллетени → файл «Прочитать» (проверять еженедельно), газетница или корзина.
СИСТЕМАТИЗИРУЙТЕ СВОИ ВЕЩИ И ДЕЛА
Переехав в Калифорнию, я убедилась, что все байки о машинах в Лос-Анджелесе — правда. Я-то выросла в Нью-Йорке и всегда пользовалась метро, но в Лос-Анджелесе автомобиль просто необходим. Для начала мне пришлось купить подержанную машину, а спустя несколько месяцев я заехала в сервис за какой-то мелочью. Автомеханик открыл капот и задал странный вопрос: «Реджина, а вам правда нужна эта машина?» Я подумала, что он сошел с ума. «Конечно, нужна! А почему вы спрашиваете?» — «Да как вам сказать... Масло нужно менять каждые 3000 миль. А вы уже проехали 20 000 и не сделали этого ни разу», — ответил он. Вот так я узнала, что в машине, оказывается, нужно менять масло. Мораль этой истории такова: за всем нужно следить. Пусть вас не раздражает необходимость поддерживать порядок в офисе. Это просто часть системы.
Вместо того чтобы бросать журналы, газеты, бюллетени и т.д. где попало, положите их на специально предназначенное для них место. Да, вы потратите на это лишнюю минуту, зато потом не придется тратить время на поиски нужного номера издания, восклицая: «Ну я же ТАК хотел прочитать эту статью!»
Вместо того чтобы складывать документы в стопки на столе или засовывать их в уже раздувшиеся файлы, приговаривая, что ими можно заняться попозже, помещайте каждый лист бумаги в соответствующую папку. И тогда в нужный момент вам не придется перебирать кипы бумаги в поисках документа и за год вы сэкономите немало времени.
БЫСТРЫЙ ДОСТУП К НУЖНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Многие боятся, что, положив документ в папку, очень скоро о нем попросту забудут. Вы тоже так считаете? Крепитесь. У меня есть идеи для одного или двух ваших текущих проектов, к материалам которых вы неоднократно обращаетесь в течение дня. Мы дополним вашу файловую систему. Ежедневно поступающие документы помещайте в картотечный ящик или картотечный шкаф. Все, что вам нужно, — продуктивно использовать эти элементы системы. Возьмем для примера тот самый список Стива. Он пользуется справочными материалами далеко не каждый день. Еще реже Стив обращается к личным файлам. Но знать, где находится эта информация, на случай, если она понадобится, ему необходимо. Вот в этом и помогает список главных файлов.
Вы хотите навести в доме порядок, но чувствуете, что не хватает времени? Хаос выкачивает из вас жизненную энергию? Вы точно знаете, что чувствовал Сизиф, пытавшийся вкатить камень на гору. Не отчаивайтесь. Реджина Лидс, организатор и опытнейший консультант по созданию комфортного жизненного пространства, поможет вам. Следуйте советам, представленным в книге, и, тратя всего 8 минут в день, вы превратите свое жилище в дом вашей мечты. Используя книгу как непосредственное руководство к действию, вы сможете шаг за шагом, с радостью и вдохновением, изменить пространство вокруг себя так, чтобы оно воодушевляло вас, дарило гармонию и заряжало энергией.Книга предназначена для широкого круга читателей.
Вы видите очень полезную книгу для тех, кто совсем недавно узнал, что ждет ребенка. Мировой эксперт по организации и расхламлению пространства и автор бестселлера «Полный порядок» Реджина Лидс и Меган Фрэнсис, мама пятерых детей, предлагают понедельный план борьбы с хаосом в вашем окружении, рассчитанный на весь срок беременности и 20 недель после рождения ребенка. Прочитав эту книгу, не только вы будете знать, где лежат все необходимые вещи, но и ваш муж с легкостью найдет носки в шкафу и присыпку в ванной.
В книге рассмотрены разные методы гипноза, гипноз без погружения в сон, разные методы гипнотизирования и мысленного внушения. Зная эти методы, можно их не только применять, но и обнаружить воздействие на себе и защититься.
Шпионаж — это не хитроумные девайсы в духе Бонда, а особый способ мышления, оценки обстановки и выработки правильного решения в максимально сжатые сроки. В своей книге Бреддок рассказывает об инструментах мышления, благодаря которым он успешно справлялся со своей работой и смог выжить во многих опасных ситуациях. Эти инструменты просты, но эффективны. Вы узнаете, как сосредоточиться и противостоять порыву действовать инстинктивно, и научитесь думать перед тем, как реагировать, что бы ни происходило вокруг.
Огонь – важнейший элемент человеческой культуры. Он оставил глубокий след в генетической памяти каждого из нас и во многом продолжает определять течение жизни не только сообщества в целом, но и отдельных людей. Умение быстро добыть огонь и развести костер без использования современных средств по-прежнему актуально, особенно для тех, кто не прочь испытать себя, оказавшись один на один с дикой природой. «В этой книге я подробно расскажу о лучших способах добывания огня, которые лично проверил во время своих многочисленных путешествий и в период преподавания, дам пошаговые инструкции, чтобы вы смогли повторить все эти действия сами.
Начало и окончание всего процесса заключается в руководстве. Руководство - наиважнейшая составляющая любой организации. Все мы понимаем важность хорошего руководства и узнаем, когда видим его. Но описание руководства или обучение ему - цель труднодостижимая. Добро пожаловать в книгу "Кораблестроитель". Эта увлекательная аллегория управления бизнесом, выстроенная из образов Древней Греции, учит пяти принципам руководства, таким же эффективным сегодня, какими они были 2500 лет назад. Вы узнаете как: - делать больше с меньшим количеством людей; - меньше надзирать; - строить работу в команде; - уменьшать текучесть кадров; - улучшать моральный дух каждого, включая вас самих.
В книге рассказывается история главного героя, который сталкивается с различными проблемами и препятствиями на протяжении всего своего путешествия. По пути он встречает множество второстепенных персонажей, которые играют важные роли в истории. Благодаря опыту главного героя книга исследует такие темы, как любовь, потеря, надежда и стойкость. По мере того, как главный герой преодолевает свои трудности, он усваивает ценные уроки жизни и растет как личность.
В третьем, переработанном и дополненном издании книги «Фобии, утраты, разочарования» известный врач-психотерапевт Андрей Ермошин в доступной форме рассказывает о методе, который позволил тысячам пациентов избавиться от последствий психологических травм. Книга снабжена подробными примерами излечения разнообразных фобий — от страха перед полетами до страха внезапной смерти, — а также успешной работы при переживаниях разочарования, предательства, измены, утраты близкого человека и др.Психокатализ, авторский метод Андрея Ермошина, основан на внимании к внутренним ощущениям человека.