Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [42]

Скоросшиватели

Скоросшиватели сильно изменились с тех пор, как я ходила в школу. Теперь можно выбрать и цвет, и стиль, и материал, из которого они изготовлены. Помните о папках с широким дном? Они позволяют хранить несколько папок с файлами в одном месте. Того же эффекта можно добиться, если использовать скоросшиватель и разделительные бирки. Разница лишь в том, что в последнем случае материалы можно поставить на книжную полку и, чтобы достать их, достаточно будет протянуть руку.

Разбив массив документов на категории, определите, какими из них вы будете пользоваться достаточно часто, и поместите их в скоросшиватель. Решите, скоросшиватели какого размера необходимы для каждой категории. Постарайтесь не брать слишком большие. Если скоросшиватель будет весить тонну, вы не сможете им пользоваться. Лучше всего распределить материалы по нескольким скоросшивателям. Проделайте в документах отверстия при помощи дырокола (или воспользуйтесь прозрачными файлами) и поместите их в скоросшиватель. Отделите секции друг от друга при помощи бирок.

Точно так же, как мы выделяли цветом файлы каждого проекта, можно выбрать цветной скоросшиватель для обозначения той или иной категории. К примеру, когда Стив видит на своих файлах зеленую наклейку, он знает, что эти материалы — часть подкатегории «Обучение». Вы же можете использовать красный (а значит, самый заметный) скоросшиватель для справочной информации, голубой — для проекта № 1, зеленый — для проекта № 2. И, сами убедитесь, находить информацию в системе станет гораздо легче. А главное, что бы вы ни выбрали — цветные папки, цветные скоросшиватели или цветные наклейки, — все это будет работать на повышение продуктивности.

Только учтите, что для скоросшивателей нужно найти место и этим местом не должен оказаться ваш стол. Если он по размерам меньше аэродрома, то скоросшиватели его попросту захламят. С другой стороны, важно, чтобы до них в любой момент можно было дотянуться. И, пожалуйста, когда один скоросшиватель наполнится, не мучайте его больше, заводите новый. Если он распухнет настолько, что в нем нельзя будет толком переворачивать страницы, из помощника он превратится в помеху в работе.

Коробки для бумаг

Коробки для бумаг появились в продаже несколько лет назад. Они есть в Интернете или в магазинах офисных принадлежностей. В каждую можно, например, класть документы одной конкретной категории. Но не спешите бежать за десятком-другим таких ящичков: они предназначены не для текущих проектов и постоянно необходимых файлов, а для документации специфических проектов, не требующих большой бумажной работы. Когда документы лежат один на другом, они образуют кипу бумаги, пусть в данном случае она спрятана от глаз в коробке. Из кипы трудно извлечь нужный документ (мы уже говорили, что чаще всего он почему-то оказывается в самом низу), и отделить тематически разные документы можно только при помощи скрепок.

Но в качестве дополнительного хранилища такие коробки хороши. Предположим, у вас в офисе ремонт, вы выбираете ковролин и краску для стен. Образцы, которые дали строители, в суматохе легко потерять, но, если сразу положить их в коробку, они не пропадут.

В случае с коробками вполне можно применить уже знакомый нам принцип: у каждого проекта — свой цвет. Место для ярлыка на них обычно тоже предусмотрено. К примеру, ваш проект состоит из нескольких частей: «Контракты», «Переписка» и «Расходы/Чеки». Значит, для него можно использовать три синие коробки. Цвет будет обозначать проект, а на ярлыках каждой коробки нужно указать, какая именно информация в ней содержится.

Еще раз подчеркну: ящики для проектов — не замена файлам. Я предлагаю их только тем, кто испытывает идиосинкразию к традиционному формату картотеки, например такую, как мой клиент Крейг.

Крейг возглавлял крупную организацию в Лос-Анджелесе, в штате которой были тысячи человек. Он ненавидел папки с файлами и ни за что не хотел ими пользоваться. У Крейга были секретарь и помощница, которые вели его повседневные дела, в том числе занимались файлами. Когда Крейгу был нужен какой-то конкретный файл, он тут же волшебным образом появлялся у него в кабинете. Вот так повезло человеку. Но ненависть Крейга к файлам не отменяла необходимости следить за ходом проектов. В его личной переговорной комнате стоял комод с закрывающимися на ключ шкафчиками. Во время совещаний никому не было видно, что находится внутри. А когда Крейгу нужно было поработать над проектом, он открывал шкафчики и брал оттуда необходимые бумаги.

Как он их находил? Полки в шкафчиках можно было переставлять по мере надобности, кроме того, они были снабжены разделителями, то есть секцию под проект фактически можно было сформировать самостоятельно. Место для ярлыков мы тоже нашли. Это довольно дорогое решение для тех, кому не нравятся файлы, но можно, очевидно, найти и другой способ устроить систему в соответствии со своим образом мышления.

Поздравляю — самый трудный месяц позади. Фундамент здания, которое мы будем строить, вы заложили. Вы собой гордитесь? Я вами — да. Мне послышалось или кто-то все же произнес слово «награда»?