Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только - [44]

На сегодняшний день я чаще всего встречаю частичную автоматизацию некоторых расчетов в управлении запасами. То есть формирование документов происходит в корпоративной информационной системе, а расчеты производятся в таблицах Excel. Самыми главными проблемами ручных расчетов являются низкая производительность труда и высокая вероятность ошибки, так называемый человеческий фактор.

Почему автоматизация бизнес-процессов планирования поставок может помочь в вопросе недопущения неликвидов и излишков?

Во-первых, предотвращение ошибок, допускаемых при ручных расчетах. По оценкам специалистов, ошибки при составлении заказа могут составлять до 381 %. Большинства из них можно избежать с помощью автоматизации. Мы здесь не говорим о халатном отношении к своей работе, при которой менеджеру по закупкам вообще всё равно, каким будет результат расчетов — дефицит или неликвиды. В этом случае никакая автоматизация (да и вообще никакие меры по оптимизации) не поможет. На мой взгляд, от таких сотрудников нужно избавляться как можно скорее. Кроме того, что из-за них могут возникать проблемы с запасами, присутствие такого сотрудника способно разлагать атмосферу в коллективе.

Во-вторых, автоматизация планирования поставок позволяет унифицировать бизнес-процесс и методику расчета. В компаниях, где работает несколько сотрудников, занимающихся расчетами заказов для поставщиков, чаще всего проблемы связаны с тем, что у разных сотрудников разная подготовка и квалификация: кто-то делает эту работу квалифицированно, без ошибок и оперативно, у них не возникает сложностей с этим вопросом, а кто-то недостаточно подготовлен, что может привести к ошибкам и неверным расчетам. Автоматизация позволяет всем сотрудникам применять оптимальные бизнес-процессы и методики расчетов.

В-третьих, в случае отсутствия автоматизированных инструментов существует опасность того, что компания может попасть в зависимость от опытного менеджера по закупкам. Как это выглядит? Когда менеджер по закупкам работает долго в компании, он хорошо знает и понимает товар, продажи и поставщиков, и его расчеты заказа поставщикам достаточно качественные в силу этих знаний. Такой сотрудник высоко ценится в компании, у него высокая оплата труда и различные преференции. Но есть вероятность, что такой сотрудник может начать «выкручивать руки», постоянно требовать повышения зарплаты и т. д. Новому сотруднику понадобится очень много времени, чтобы приобрести этот опыт, и, кроме того, будет допущено много ошибок при заказе товаров. Знакомы с пословицей «У каждого врача есть свое кладбище»? Так и у менеджера по закупкам есть свое «кладбище» неликвидов. Чаще всего в автоматизированных инструментах заложены оптимальная методика и бизнес-процесс расчета формирования заказа, это позволяет унифицировать расчеты, при этом период адаптации новых сотрудников значительно уменьшается.

Еще один эффект от автоматизации — это получение готовых «лучших практик». Не в каждой компании есть сотрудники, которые обладают достаточными знаниями по управлению запасами, прогнозированию спроса, а также большим положительным опытом в данных областях. Одно из решений — поиск сотрудника с необходимыми компетенциями, но при приеме таких «звезд» на работу сложно определить, действительно ли они могут оптимизировать работу в компании, достаточно ли у них компетенций и характера, чтобы провести необходимые изменения. За годы своей работы я видела немало таких «звезд», которые не смогли ничего реализовать при очень больших возлагаемых на них надеждах. К сожалению, увидеть это можно лишь только после полугодовой работы в компании такого сотрудника. Другой путь — это внедрить автоматизированный инструмент для прогнозирования спроса и расчета заказа поставщикам. Безусловно, это не панацея: всегда есть опасность купить такой инструмент и не использовать его, или сотрудники будут его использовать неквалифицированно. Но эффект от внедрения таких инструментов может быть настолько велик, что он стоит того, чтобы выделить ресурсы для его покупки и грамотного внедрения.

Среди причин, по которым процесс управления запасами не автоматизируется, можно выделить следующие:

• банальное сопротивление изменениям;

• неудачный опыт предыдущих проектов автоматизации;

• стоимость;

• недостаточная организационная готовность к автоматизации;

• отсутствие формализованных бизнес-процессов и методик в управлении запасами;

• сложный выбор решения для автоматизации.

Решить вопрос автоматизации процессов планирования возможно двумя путями: автоматизировать собственными силами или купить готовый продукт. Первый путь возможен, если в вашей компании есть специалисты с хорошей экспертизой в области прогнозирования и планирования поставок. Кроме этого, ограничением может быть недостаточный ресурс программистов в компании. Этого ресурса может быть недостаточно для задач автоматизации управления запасами в компании, но также может быть ограниченным уровень квалификации программистов компании. В этом случае можно найти компанию 1С франчайзи, у которой могут быть и ресурсы для выполнения этой задачи, и разработчики программного обеспечения высокой квалификации.