Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [31]

При необходимости можно просмотреть и вывести на печать карточку контрагента, содержащую о нем всю основную информацию. Для этого нужно выделить требуемого контрагента в списке курсором и нажать кнопку Карточка, которая расположена справа от кнопки Копия. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Настройка карточки контрагента

В данном окне осуществляется настройка формирования отчета. Если установлен флажок Просмотр перед печатью, то после нажатия в данном окне кнопки Да на экране отобразится печатная форма отчета; при снятом данном флажке документ будет сразу отправлен на печать, без предварительного просмотра. По умолчанию данный флажок установлен.

Флажок Сортировать копии в подбор становится доступным только в том случае, если в расположенном справа поле Кол-во копий введено любое значение, кроме 1. По умолчанию в данном поле установлено значение 1, поэтому флажок недоступен.

Пример печатной формы карточки контрагента представлен на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Печатная форма карточки контрагента

Как видно на рисунке, карточка контрагента включает в себя всю необходимую информацию о контрагенте: наименование, адрес, банковские реквизиты, контактные данные, и др.

Чтобы вывести карточку контрагента на печать, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Вывести весь отчет на печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) либо клавишу F2.

При необходимости можно экспортировать карточку контрагента в формат Word. Для этого в инструментальной панели окна отчета следует нажать кнопку Экспорт отчета в MS Word либо клавишу F4. В результате выполнения любого из указанных действий на экране откроется окно, в котором нужно будет указать имя файла отчета и нажать кнопку Да.

Справочник ответственных лиц

При ведении даже небольшого бизнеса (уровня одного киоска или торговой палатки) очень трудно обойтись без наемных работников, выполняющих те или иные обязанности. В первую очередь это конечно продавцы, грузчики, водители, и т. п. Поскольку многие из них являются материально-ответственными лицами, и могут фигурировать в разных документах (товарно-сопроводительных, и др.), очень желательно иметь о них полную информацию.

Кроме этого, каждый контрагент, с которым приходится сотрудничать, также имеет как минимум одно ответственное лицо: например, предприниматель у себя является и директором, и кладовщиком, и т. п. Что касается юридического лица, то у него обязательно должны быть директор и главный бухгалтер (напомним, что в окне ввода/редактирования предусмотрены параметры для ввода информации об ответственных лицах).

Для ввода, редактирования и хранения информации о физических лицах, занимающих ответственные должности, в программе «Оперативная работа» предусмотрено ведение справочника ответственных лиц. Переход в режим работы с данным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники ▶ Ответственные лица – при активизации данной команды (либо нажатии клавиши F6) на экране открывается окно, которое представлено на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Справочник ответственных лиц

В данном окне содержится список введенных ранее лиц. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ФИО и название занимаемой должности.

Как видно на рисунке, окно состоит из трех вкладок. На вкладке По наименованию представлен полный список ответственных лиц, на вкладке Свои содержатся только позиции, которым в окне редактирования (рис. 3.12) установлен признак Свой (этот признак устанавливается собственным сотрудникам), а на вкладке Чужие – позиции с признаком Чужой.

Для добавления в справочник новой позиции нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Ввод и редактирование сведений об ответственном лице

В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов добавляемого ответственного лица. Кстати, в этом же окне производится редактирование параметров введенного ранее сотрудника: для перехода в режим редактирования нужно в списке ответственных лиц (см. рис. 3.11) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции.

Единственное поле, которое является обязательным для заполнения в данном окне – это поле Наименование: в нем следует с клавиатуры ввести ФИО сотрудника. Без заполнения данного поля ввод контрагента будет невозможен.

В поле ИНН вводится индивидуальный номер налогоплательщика данного сотрудника.

В поле Документ вводится информация о документе, удостоверяющем личность ответственного лица: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Основные реквизиты документа – это его серия, номер, дата выдачи и название органа, выдавшего документ.

Поскольку в процессе эксплуатации программы фамилии ответственных лиц могут склоняться (например, при формировании документов), то в полях Выдать (кому?) и Принято (от кого?) вводится фамилия (а при необходимости – также имя и отчество) в соответствующем падеже. Например, если ФИО сотрудника – Иванов Тимофей Петрович, то в поле Выдать (кому?) следует ввести значение Иванову Тимофею Петровичу, а в поле Принято (от кого?) – значение Иванова Тимофея Петровича. Не стоит забывать, что некоторые фамилии не склоняются.