Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [29]

Чтобы добавить в справочник нового контрагента, нужно в инструментальной панели программы нажать кнопку Добавление новой записи либо выполнить команду Добавить, которая находится в контекстном меню; можно также воспользоваться клавишей Insert. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Режим ввода и редактирования контрагента

В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов добавляемого контрагента. Кстати, в этом же окне производится редактирование параметров введенного ранее контрагента: для перехода в режим редактирования нужно в списке контрагентов (см. рис. 3.7) выделить курсором требуемую позицию и нажать в инструментальной панели программы кнопку Редактирование записи либо выполнить команду контекстного меню Изменить (можно также нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции).

Единственное поле, которое является обязательным для заполнения в данном окне – это поле Наименование: в нем следует с клавиатуры ввести полное наименование контрагента (предприятия либо индивидуального предпринимателя). Без заполнения данного поля ввод контрагента невозможен, что вполне объяснимо.

При необходимости в поле Кратко можно ввести краткое наименование контрагента. Например, если полное наименование – НТП ООО СП «Торговля и кредит», то краткое наименование можно сформулировать проще: Торговля и кредит.

В полях Юрид./адрес и Факт./адрес указывается соответственно юридический адрес контрагента согласно регистрационным данным, и его фактический адрес по месту реального расположения. Если эти адреса совпадают, то с клавиатуры можно заполнить только поле Юрид./адрес, затем нажать расположенную справа кнопку Копировать юридический адрес в поле фактического адреса (на данной кнопке изображена стрелка, ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) – в результате введенный юридический адрес будет скопирован в поле Факт./адрес.

Аналогичным образом заполняется поле Гр./реквизиты (здесь указывается адрес доставки грузов) – можно ввести требуемое значении либо с клавиатуры, либо путем копирования значения поля Факт./адрес.

В полях Банк, БИК, Расчетн. счет и Корресп. счет указываются соответствующие банковские реквизиты контрагента. Все перечисленные поля заполняются с клавиатуры.

В программе «Оперативная работа» каждый контрагент должен быть отнесен к определенному виду (группе). Это позволяет систематизировать информацию о контрагентах и сразу определять, какую роль играет каждый контрагент. Среди наиболее часто используемых групп контрагентов можно отметить: Поставщики, Покупатели, Госучреждения (к этой группе можно отнести, например, налоговую инспекцию, Фонд социальной защиты, и т. п.), Прочие, и т. д.

Чтобы отнести контрагента к определенной группе, нужно выбрать ее название из раскрывающегося списка в поле Группа. Содержимое данного раскрывающегося списка формируется в справочнике видов контрагентов, который открывается с помощью команды главного меню Справочники ▶ Виды контрагентов или нажатием комбинации клавиш Shift+F3.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в раскрывающемся списке поля Группа отсутствует требуемая группа контрагентов, ее можно добавить в справочник видов контрагентов. При этом новая позиция в раскрывающемся списке появится только после закрытия окна ввода/редактирования контрагента (см. рис. 3.8) и его последующего открытия.

Возможности программы предусматривают применение системы скидок при реализации товарно-материальных ценностей. Причем эти скидки могут применяться дифференцированно, т. е. каждому покупателю может быть установлена своя скидка. Размер скидки (в процентах) указывается в поле Скидка с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика. При этом следует учитывать, что символ % отобразится в данном поле автоматически после ввода числового значения.

Бывают ситуации, когда сотрудничество с некоторыми контрагентами не складывается. Причины этому могут быть разными: ненадлежащее качество товара, поставляемое контрагентом, нерегулярное поступление денег от контрагента за поставленные ему товары (оказанные услуги), элементарная человеческая непорядочность и ненадежность со стороны контрагента, и т. п. Поэтому в программе «Оперативная работа» реализована возможность занесения подобных контрагентов в так называемый «черный список».

Чтобы занести контрагента в «черный список», достаточно в окне его ввода/редактирования (см. рис. 3.8) установить флажок В «черном списке». При вводе и редактировании документов (товарно-сопроводительных, платежных и т. п.) в них будет невозможна подстановка контрагентов, занесенных в «черный список». Иначе говоря, программа автоматически контролирует, чтобы пользователь не имел никаких отношений с контрагентами, внесенными в «черный список».

Просмотреть содержимое «черного списка» можно в окне справочника контрагентов на вкладке Черный список.

В полях Руководитель и Гл/бухгалтер указываются фамилии ответственных лиц контрагента. Значение каждого из этих полей выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике ответственных лиц. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники ▶ Ответственные лица, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Shift+F6. Поэтому если в раскрывающемся списке какого-то из этих полей отсутствует нужное ответственное лицо, его можно добавить в справочник. При этом новая позиция в раскрывающемся списке появится только после закрытия окна ввода/редактирования контрагента (см. рис. 3.8) и его последующего открытия.