Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно - [28]

В поле Дополнение можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, которая будет по умолчанию подставляться в соответствующее поле при создании новых документов. Примеры значений данного поля: По предоплате, Цены действительны в течен6ие 5 банковских дней, Отпуск товара в киоск, и т. п.

Аналогичным образом можно ввести основание для создания документа (отпуска товара, и т. п.) в поле Основание: введенный текст будет автоматически подставляться при формировании нового документа в соответствующее поле.

Настройка дополнительных параметров

Настройка дополнительных параметров осуществляется на вкладке Дополнительно, содержимое которой показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Дополнительные параметры профиля настройки

Содержимое данной вкладки актуально в первую очередь для индивидуальных предпринимателей: как известно, в большинстве случаев они не имеют директора и главного бухгалтера, а все документы, в том числе и платежные, заверяют одной своей подписью. На данной вкладке с помощью переключателя можно выбрать текст, который будет автоматически отображаться в печатной форме платежного документа при отсутствии второй подписи. Важность данной настройки обусловлена тем, что разные банки могут предъявлять клиентам разные требования по формулировке этого текста.

Возможности программы предусматривают одного из трех вариантов: Вторая подпись не предусмотрена, С правом одной подписи или Без второй подписи. По умолчанию переключатель установлен в положение Вторая подпись не предусмотрена.

Настройка рабочей даты

Всем документам, операциям и отчетам, с которыми работает пользователь в процессе эксплуатации программы, по умолчанию присваивается определенная дата. Например, новому документу дата присваивается в момент его формирования (т. е. в окне формирования нового документа поле Дата будет заполнено автоматически сразу после открытия окна).

По умолчанию в качестве такой даты используется текущая дата. Однако пользователь может изменить ее и установить в качестве используемой по умолчанию даты любую дату, по своему усмотрению. Для выполнения данной настройки следует выполнить команду главного меню Файл ▶ Изменить дату либо нажать комбинацию клавиш Alt+F8 – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Настройка рабочей даты

В данном окне с помощью соответствующего переключателя нужно указать, какая дата должна использоваться в программе по умолчанию при работе с документами, операциями и отчетами. Если переключатель установлен в положение Текущую дату компьютера, то в качестве такой даты будет использоваться текущая системная дата компьютера. Если же переключатель установлен в положение Фиксированную дату, то справа открывается поле, в котором с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа от данного поля кнопки, указывается произвольная дата, которая будет использоваться в программе по умолчанию.

Выполненные изменения вступают в силу после нажатия кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Ввод исходных данных в справочники программы

Одним из ключевых этапов подготовки программы к работе является ввод исходных данных в ее справочники. Отметим, что в некоторые справочники необходимо внести информацию еще до настройки программы. Вот наиболее характерный пример: в справочник контрагентов необходимо внести информацию о собственном предприятии, прежде чем приступать к настройке программы, поскольку эта информация понадобится при «привязке» профиля настройки к своему предприятию (подробнее см. выше раздел «Общие параметры профиля настройки»). Поэтому знакомство со справочниками программы «Оперативная работа» мы начнем именно со справочника контрагентов.

Справочник контрагентов

Справочник контрагентов предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех контрагентах, с которыми в той или иной степени сотрудничает данное предприятие (предприниматель). К контрагентам относятся поставщики товарно-материальных ценностей, покупатели, предприятия, оказывающие услуги (по перевозке, по хранению, и т. п.), обслуживающий банк, физические лица, и др.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов следует выполнить команду главного меню Справочники ▶ Контрагенты либо нажать комбинацию клавиш Shift+F2. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Справочник контрагентов

В данном окне представлен список введенных ранее контрагентов. Для каждого контрагента отображается его полное и краткое наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, признак юридического или физического лица, код причины постановки на учет, банковские реквизиты и иная информация.

Как видно на рисунке, данное окно состоит из нескольких вкладок. По умолчанию при открытии справочника отображается содержимое вкладки По наименованию (см. рис. 3.7); на данной вкладке все контрагенты отсортированы по полному наименованию. На вкладке Кратко они представлены в списке, отсортированными п краткому наименованию. На вкладке По группе отображаются только контрагенты определенной группы, которая выбрана из раскрывающегося списка. На вкладке Предприятия отображаются только контрагенты с установленным признаком Предприятие (о том, как устанавливается этот признак, будет рассказано ниже). Вкладка Рабочий список содержит рабочий список контрагентов, а на вкладке Черный список представлены контрагенты, внесенные в так называемый «черный список» (о том, каким образом можно включить контрагента в «черный список», будет рассказано ниже).