Как удвоить бизнес. Стратегии преодоления барьеров на пути к высокому росту, обороту и прибыли - [53]

• Каким клиентам можно отказать, так как они взяли слишком много заказов?

• Можно ли заказать доставку машинного масла, потому что оно уже закончилось?

Его команда не имела ни малейшего представления о том, как управлять бизнесом в его отсутствие. Простая система по планированию работы решила бы множество проблем, простая система контроля запасов обеспечила бы нужное количество машинного масла и других расходных материалов, а письменные инструкции по работе со сложными клиентами стали бы завершающим этапом в преображении компании. Затем сотрудников научили бы пользоваться новыми методами, и при возникновении проблем они, вместо того чтобы обращаться за помощью к Колину, могли бы решать большинство вопросов самостоятельно.

Существует множество простых приемов, которые могут помочь быстро устранить основные причины ваших проблем. Вот три способа, с которыми я познакомил своих клиентов, – они помогли им быстро решить многие повседневные проблемы. Пример дается в каждом случае.

• Знаки, подсказывающие людям, что и когда делать (например, линия на бутылке с каким-либо препаратом, указывающая, когда пора делать повторный заказ).

• Формы, в которых можно записать всю необходимую информацию. Пример в табл. 9 показывает форму контактной информации, которую используют для записи данных людей, которые звонят по поводу продукции. Обратите внимание, что в строчке «Имя» в скобках напоминается, что нужно проверить орфографию. Такая форма сразу предотвращает возникновение проблемы отсутствия или ошибочности информации.

Таблица 9. Форма контактной информации потенциальных клиентов

• Магнитные доски в офисе, на которых можно вывешивать графики, приоритетные задачи, контрольные списки, расписание дежурств, должностные обязанности и многое другое, улучшая общение между членами команды и облегчая работу компании. Пример в табл. 10 показывает доску с таблицей, которую использует агентство по аренде жилья, чтобы отслеживать результаты работы с новой собственностью для аренды. В левой колонке таблицы перечислены адреса объектов собственности, а в головке – этапы работы с ними. При ежедневном просмотре сразу обнаруживаются любые задержки, а то, что она выставлена на всеобщее обозрение, укрепляет чувство ответственности сотрудников.

Таблица 10. Поэтапный контроль продвижения работы

Найдите простой практический способ сообщить своей команде ключевые факты в нужное время, чтобы она смогла действовать. Тогда члены вашей команды приобретут новые полезные навыки и станут, по-видимому, намного разумнее. Вы удивитесь, как легко можно решить многие постоянные проблемы.

Полезный совет

Если сотрудник отвлекает вас по вопросу, ответ на который уже имеется, возьмите должностную инструкцию и попросите его прочитать ответ вслух. Будьте уверены, второго раза уже не случится!

Ежедневные производственные совещания

Десятиминутное совещание перед началом рабочего дня можно использовать для обсуждения вероятных трудностей еще до их появления.

Смысл в том, чтобы во время этих коротких энергичных встреч обратить внимание сотрудников на простые системы, которые вы используете, не желая тратить время на мелкие повседневные проблемы. Совещание – ключевой момент, если хотите, чтобы работа шла, как по маслу.

Решительный план действий 17

Cтабилизация ситуации, сокращающая время на решение мелких повседневных проблем

Следуйте этим шагам, чтобы на месте предотвратить возникновение проблем.

1. Составьте перечень проблем, которые чаще всего отвлекают вас.

2. Выделите самые типичные, дорогостоящие и сложные проблемы.

3. Используйте принципы анализа основной причины, чтобы выяснить реальную проблему, скрывающуюся за симптомами, то есть задавайте вопрос «Почему?», пока не найдете ответ, который станет решением.

4. Придумайте самые простые решения проблем. Используйте контрольные списки, знаки, формы или любые другие несложные методы. Попросите команду помочь вам в поиске решения, если сами не знаете, как это сделать.

5. Запланируйте регулярные производственные совещания, чтобы анализировать, как работают нововведения и какие коррективы необходимы для предотвращения возникновения очередных проблем.

Проект роста 18. Систематизация процесса для создания руководства по производству

У меня была возможность посетить автомобильный завод Aston Martin с одним из моих клиентов, чтобы увидеть, как делаются машины. Процесс производства предполагает цепочку этапов, на которых добавляются различные части и на каждом из них проверяется качество сборки. Все машины собираются в одной и той же последовательности, чтобы сотрудники точно знали, что они должны делать на каждом этапе процесса. Это так умиротворяет – смотреть, как постепенно собирают машины и перекатывают их с этапа на этап, пока, наконец, не заревет двигатель, и их отправят к владельцам.

В конечном итоге клиенты получат автомобиль, которым будут дорожить, поскольку он соответствует строгим стандартам и обладает всеми характеристиками, которые они заказывали, включая цвет швов на кожаных сиденьях. Этого невозможно добиться без систем и процедур. Ваш бизнес тоже может стать таким, если вы найдете время и создадите эффективные системы, чтобы ваши клиенты получали качественные услуги и товары – раз за разом.