Фокус: Достижение приоритетных целей - [25]

Итак, я перехожу к списку дел среднего уровня важности.

Б1: позвонить насчет поездки. Это дело я решаю поручить сотруднику нашего подразделения, который занимается командировками; назовем его Гэри. Поэтому в моем перечне дел рядом с Б1 я ставлю букву Г. Я говорю с Гэри, и он отвечает: «Конечно, Стив. Я займусь билетами на самолет». В этой строке я рисую кружок, помечая тем самым, что за билеты отвечаю не я, а другой сотрудник. Дело еще не сделано, но есть ответственный. Если Гэри не перезвонит, кружок напомнит мне, что дело нужно довести до конца. Когда я получу от Гэри положительный ответ, этот пункт списка можно будет вычеркнуть.

Б2: закончить отчет по продажам. Я начинаю им заниматься, но в это время звонит клиент. Материалы для завтрашнего семинара не доставлены. Что мне ему ответить? Что мне сначала нужно закончить отчет? Нет, конечно. Но у меня есть условный знак: точка, которую я ставлю около записи об отчете. Что она означает? Это напоминание. В верхней части страницы приведен список символов. Загляните в него: точка рядом с пунктом плана означает, что «дело находится в работе». Вы видите в своем списке точку и вспоминаете о том, что начали чем-то заниматься, но не закончили. Решив вопрос, который отвлек вас от дела, вы не спрашиваете себя, чем перед этим занимались. Точка в списке напомнит, на чем вас прервали.

К вечеру около каждого из пунктов плана появится один из трех символов. Галочка будет означать, что задача выполнена; стрелка – что дело отложено, а косой крестик – что оно отменено. Это что касается так или иначе завершенных дел. Если в списке остались кружок без каких-то дополнительных пометок или только точка, вечером нужно принять решение: заканчиваете ли вы начатое или вообще от него отказываетесь? Примите решение и действуйте. Перенесите задачу на более позднее время, вычеркните ее из списка или доведите до конца.

Перечень дел, которые выбраны в соответствии с личными приоритетами и помечены потом условными символами, поможет отслеживать решение всех запланированных задач. Вы всегда будете знать, как обстоят ваши дела, а в изменившейся ситуации принимать более правильные решения. Как правило, когда возникают новые задачи, мы переключаемся на них и можем забыть о прежних намерениях. Перечень дел – это только хорошая система отсчета, а не жесткая директива.

Ключевые заметки

Говорит Стив Джонс

Давайте посмотрим в органайзере на страницу справа, где написано «Ежедневные заметки» или «События за день». Эта рубрика не предназначена для развернутых записей, ваших договоренностей или предложений других людей; она не для запланированных бесед. Здесь должны быть только ключевые заметки.

Рассмотрим один пример, демонстрирующий положительные качества этой рубрики. А они состоят не в том, чтобы записать информацию, а в том, чтобы ни о чем не забыть и легко найти эти сведения, как только они понадобятся. Всякий раз, когда мы записываем что-то, существует опасность, что в нужный момент мы это не найдем или вообще забудем о своем намерении.

Сейчас я покажу вам маленький фокус. Этот прием мне очень помогает. Если вы будете им пользоваться, то никогда не потеряете никакой информации и в нужный момент она всегда будет под рукой… Показать вам этот трюк?.. Хорошо… Минутку.

Пункт первый. Том Грин. Когда вы что-то пишете на странице, предназначенной для ежедневных пометок, советуем нумеровать свои записи. Под номером один я записал телефонный разговор с Томом Грином. Мы договорились встретиться с ним 8 января в его офисе, с 9 до 11 часов утра. Том дал мне адрес и рассказал, как к нему добраться. Я там никогда не был. Он также просил меня пригласить на встречу Джейн и принести черновик отчета.

После того как мы договорились, я записал все это, чтобы не забыть. Мы проговорили минут пять, но для меня важна только эта информация. Когда она мне понадобится? Конечно, 8 января, может быть, и раньше, а уж в день встречи – определенно. Она намечена на 8 января, а запись делается на странице от 3 декабря. Но мне не нужно ни переносить ее куда-либо, ни запоминать. На самом деле я могу о ней даже забыть. Но 8 января происходит то, что намечено. Фантастика!

Хотите узнать, как работает этот прием? Конечно! Хорошо, я научу вас. Если вы договариваетесь с кем-то или кто-то договаривается с вами, появляется два типа обязательств: вы должны куда-то прибыть или вы должны что-то сделать. Я делаю в органайзере пометки о том или о другом.

Рассмотрим сначала договоренность о встрече в определенном месте. Я договорился с Томом Грином быть у него в офисе 8 января в 9.00. Первое, что я делаю, это открываю свой календарь на странице января. Здесь 8-го числа я помечаю время с 9.00 до 11.00. Рядом вы можете написать все, что вам нравится, «Том» или «Встреча», это неважно. Важно, что вы отметили временны́е рамки вашей встречи. Такая запись не должна содержать всей необходимой информации.

Однако хитрость все же есть. Я должен или помнить обо всех подробностях встречи, или суметь их найти. Чтобы найти эти сведения, можно использовать команду «Перейти». Я должен отметить для себя, куда переходить, и у меня помечено «12 тире 3 тире 1». Это означает, что я хочу найти первую запись, сделанную в третий день 12-го месяца. Как только я вижу такую инструкцию, я быстро открываю страницу «3 декабря» и нахожу на ней пункт первый. Там записаны все подробности встречи. Действуя таким образом, вы ничего не забудете, поскольку обеспечили себя ориентирами.