Фокус: Достижение приоритетных целей - [26]

Вы можете задать вопрос: «Как быть, если встреча была назначена три месяца назад и в моем органайзере уже нет странички от 3 декабря?» Помните, когда мы начинали знакомство с ежедневником, я рассказывал о рубриках «Прошедший месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц»? Прошло несколько месяцев; сегодня 8 марта, у меня назначена встреча, и я просматриваю страницу, соответствующую этому дню. А где искать страницу от 3 декабря? В вашем архиве. Как вам кажется, где он находится? Правильно, там, где вы составляете свои планы. Если вы это делаете в офисе, то нужная папка должна лежать на столе.

Итак, сегодня 8 марта. Когда я последний раз видел страницу, помеченную 3 декабря? В январе. Может быть, позже? Да. Когда составлял планы на текущую неделю и на отдельные дни. Я видел эту страницу, когда планировал дела на 8 марта. «Что это еще за Том? Как он попал в мой органайзер?» Я сразу же достаю свой архив, нахожу страницу от 3 декабря и читаю пункт первый. Этого мне достаточно.

Вы можете скопировать запись из архива или сделать новую запись в органайзере. Не брать же на встречу архив! Я никогда не вырываю из него страничек, потому что можно забыть о том, чтобы вложить материалы на прежнее место.

Итак, мы вспомнили, «где» собирались быть.

Кроме того, вы хотели пригласить на встречу Джейн. Но вы не будете дожидаться 8 января, чтобы сообщить ей об этом. Я бы предпочел поставить Джейн в известность как можно раньше. Сегодня не получится, потому что девушки нет в офисе; поэтому ее нужно будет предупредить завтра. Я нахожу в своем ежедневнике завтрашнюю страницу и делаю там запись: «Пригласить Джейн». И опять простое примечание: 12-3-1. Во время беседы с ней я просто вернусь на страницу назад и зачитаю ей все, что нужно.

Так можно поступать с любым предстоящим делом, с любой встречей.

Точно так же можно работать с отчетом, если его еще нужно подготовить.

Полезный прием? Хорошо, давайте остановимся на минутку на двух ваших обязательствах и еще раз поупражняемся в работе с органайзером прямо сейчас. Вот ваше следующее обязательство – последнее, которое мы сегодня запишем. Я уже просил вас заниматься планированием на протяжении последующих трех недель. Так вот, когда три недели пройдут, на следующий день я прошу вас написать мне письмо. Мне хочется знать, как вы работали с «Пирамидой эффективности» и как составляли свои планы: на бумаге или как-то иначе; могут быть любые комбинации. Мне также интересно, как вы оцените свою работу: что у вас получилось, а что нет. Письмо можно отправить по электронной почте в компанию FranklinCovey на мое имя.

Эффективная система планирования

Говорит Стив Джонс

…Итак, помните, мы говорили, что эффективная система планирования отличается тремя особенностями? Давайте их кратко обозначим. Первое качество – целостность. Для этого есть следующие возможности.

Во-первых, можно делать записи на бумаге. Интересное наблюдение: многие люди перешли от записей на бумаге к использованию технических средств или пытались применять бумагу и электронику одновременно, но потом все равно вернулись к традиционным записям. Почему? Бывает трудно свести разные средства в единую систему. Но мне кажется, что трудностей можно избежать. Для одних самым лучшим решением будет бумажный вариант или карманное устройство вроде электронной записной книжки или компьютера. Для других – бумажные записи и настольный компьютер. Кто-то будет использовать все эти три средства. Сейчас люди пытаются уйти от записей на бумаге и обходиться только настольным и карманным компьютерами. Поступайте так, как удобно вам. С помощью некоторых моделей карманных компьютеров делать записи стало легче. Но для большинства людей – хотя, конечно, есть исключения – по-прежнему наиболее удобны бумага или ее комбинации с другими средствами.

Дело не только в удобстве записей, но и в возможности найти среди них нужную. Конечно, в карманных компьютерах есть функция «Поиск», но при ее использовании всегда возникает элемент везения. Можно несколько раз к ней обращаться и не находить нужных записей, хотя я знаю, что они есть, и впоследствии могу их неожиданно обнаружить.

По-видимому, лучший вариант – использование всех преимуществ новых технологий. Бумага же является только одним из инструментов, помогающих работать наиболее эффективно.

Вторая особенность эффективной системы планирования – ее мобильность. В этом нам тоже могут помочь записи на бумаге.

Третья характеристика – персонализированность планов.

Говорит один из участников семинара

Стив, как вы посоветуете, записи за сколько месяцев стоит держать в органайзере?

Говорит Стив Джонс

Хороший вопрос. Мы рекомендуем органайзеры разного объема – «Монарх» и «Классика»; они соответствуют трем месяцам. Это наши «Прошлый месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц». Если работать с органайзерами типа «Компакт» или «Карманный», необходимо иметь записи за два месяца – прошлый и текущий. Без записей прошлого месяца сложно работать с рубрикой «Перейти».

Мы обнаружили, что 85 % дел, которыми занимаешься, связаны с событиями последних 30 дней. Поэтому, если вы сохраняете записи предыдущего месяца, бо́льшая часть необходимых сведений находится при вас. Если вы пользуетесь органайзерами «Классика» или «Монарх», у вас тоже есть возможность планировать следующий месяц. Это уже не обязательно, но, мне кажется, иметь при себе сведения за прошедший месяц действительно необходимо.