Фокус: Достижение приоритетных целей - [23]

Четвертая ситуация. Где вы запишете для себя, куда спрятали праздничный подарок? Праздник еще не наступил, но подарок уже куплен. Как не забыть, куда вы его положили? Мы уже говорили, что органайзер должен быть персонализированным, приспособленным к вашим нуждам. Например, у женщины в органайзере может быть страница для каждого ребенка. Если подарок предназначен кому-то конкретно, запись о нем можно сделать на этой странице. Есть еще множество вариантов. Эмили говорит, что она делает запись на странице, соответствующей дню праздника, в разделе «Заметки», и может об этом больше не думать.

Вы видели фильм «Рождественские каникулы» с актером Чеви Чейзом? Там много интересных сюжетных линий и хороших эпизодов. Помните, как герой фильма поднимается на чердак, чтобы спрятать подарок? Он его запихивает в какую-то щель, что-то обваливается, и поднимаются тучи пыли? Классический эпизод с участием Чеви Чейза.

Наконец, последняя, пятая ситуация. Где вы запишете, что завтра нужно кому-то перезвонить? Откройте страницу, предназначенную для завтрашнего дня, и сделайте запись в перечне «Задачи на день». Теперь о звонке помнить не нужно. Не обязательно приклеивать памятную бумажку на видном месте.

Кто из нас не использовал этот прием? Сколько людей по-прежнему продолжают его использовать! Такими листочками можно обклеить монитор и все пространство вокруг себя. В органайзере они удобны для каких-то временных вещей. Их можно приклеить, но они могут и отклеиться… Что-то нужно с кем-то согласовать, я хватаюсь за то, что оказывается под рукой: визитку, салфетку, квитанцию. К концу дня у меня накапливается куча таких бумажек. Я кладу их в карман, дома выкладываю на туалетный столик, а утром снова возвращаю в карман и уношу на работу. Время от времени я спрашиваю себя, не стоит ли их просмотреть, но делаю ли я это? Можно найти телефонный номер, а если рядом не записано имя?.. Ладно, шутка. Или так: «Господи, это было неделю назад». А если вы потеряли какую-то запись, то как вы об этом узнаете? Мы помним: что-то, что нам нужно, мы где-то записали. Начинаются бешеные поиски.

Вы обращали внимание – в верхней части газеты USA Today бывают небольшие квадратные выносы, содержащие определенную информацию? Недавно я прочел одну такую заметку, посвященную проблеме эффективности. В ней говорилось, что служащие ежедневно проводят 45 минут в поисках материалов, которые они не могут сразу найти. 45 минут каждый день. Почти час, который можно использовать гораздо эффективнее.

Мы привыкли учить людей справляться с потоком бумаг; теперь на помощь приходят новые технологии. Некоторые начинают пользоваться исключительно карманными компьютерами. В принципе с их помощью можно делать все – сохранять заметки, записывать контакты, планировать мероприятия, намечать задачи. Но какая из этих четырех процедур самая сложная? Труднее всего в карманных компьютерах делать заметки. Поэтому, когда человек спешит что-то записать, он хватается за то, что под рукой, – листочек, салфетку, карточку. Вот что я увидел в нашем кафетерии: сидит менеджер, проводит собеседование с кандидатом. На столе лежит карманный компьютер, но он пишет на салфетке… А мы считаем, что технология поможет решить все проблемы.

Техника – это слуга, а не хозяин

Говорит Стивен Кови

Помните: техника – это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон. Конечно, если речь идет о хирурге, который обязан ответить в экстренной ситуации, то он так не поступит. Решайте сами, чего от вас требует ситуация. Вы лучше знаете, когда техника нужна, а когда ее следует выключить. Выполняя какую-то механическую работу, вы можете параллельно отвечать по голосовой и электронной почте, опять-таки, если речь идет о простых сообщениях. Даже если вы занимаетесь гимнастикой. Я часто разговариваю по телефону, крутя педали велотренажера. Вам решать, как вы будете использовать технику. Не становитесь ее рабом, как многие другие. День таких людей буквально подчинен технике; она забирает бо́льшую часть их творческой энергии. А силы следует приберечь для решения новых задач и неожиданных проблем. Например, договоритесь с коллегами, что вы не будете дергать друг друга в те часы, которые для вас особенно плодотворны. Даже если у вас намечено собрание, формулируйте его цели в соответствии с первым и вторым квадрантами, т. е. ставьте важные задачи, а третий и четвертый квадранты игнорируйте; не поддавайтесь заблуждениям и не теряйте время зря. Если в первом квадранте, «Необходимость», нет ни одной горящей задачи, занимайтесь делами из второго квадранта, «Эффективность и баланс».

Помните: главное – ставить на первое место то, что этого действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивает компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно.