Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше - [33]

Если вы решили, что понедельник – день административных вопросов, то не нужно заниматься сложными фокусными задачами. Вы можете раскладывать файлы по папкам, сортировать что-то, отвечать на звонки и суетиться сколько угодно. И вы будете уверены в своей продуктивности, зная, что решаете административные вопросы, с тем чтобы освободить время для дня концентрации, когда войдете в поток и закончите свою масштабную презентацию за день, а не за неделю. И анимированному кролику найдется место!

Во вторник, посвященный концентрации, вы можете выключить телефон, перестать проверять электронную почту (если только это не часть вашей фокусной деятельности) и двинуться вперед. Вам не нужно думать об административных задачах, потому что вы знаете, что для этого у вас впереди целый административный день.

А в дни, посвященные удовольствиям, вы можете просто «быть». Вы знаете, что административные задачи решаются и что вы продвигаетесь в решении фокусных задач. Дни для души становятся временем, когда вы предаетесь любимым занятиям. Когда-то для этого существовало специальное слово – «выходные». Не унывайте: если вы пройдете все шаги к жизни, где работы меньше, а результатов больше, то когда-нибудь узнаете, что такое выходные!

Когда вы начнете использовать этот метод, вам могут понадобиться сразу несколько административных дней, чтобы освежить мысли и подготовить рабочее пространство для дня концентрации. Это нормально. Вы нагоняете упущенное и разбираете завал административных дел. Поначалу у вас будет меньше дней для души, но, научившись сосредоточиваться, вы вскоре освободите всю субботу и все воскресенье. Если вам посчастливилось работать на себя, вы можете увеличивать количество дней удовольствий. Мой коллега Том, работающий на себя, горько жалуется, что ему не удается выделять в неделю больше пяти дней для души. И кажется, любая попытка добавить шестой день плохо отражается на его почти семизначном доходе. Я сочувственно киваю. Возможно, кто-то опишет трагедию непростой жизни Тома, достойной награды.

Через несколько недель вы заметите, что расправились с административными задачами и что в административные дни появился необыкновенный запас свободного времени. Верный признак этого – когда вы смотрите полную режиссерскую версию «Гарри Поттера» посреди дня.

Когда у вас будут появляться эти блоки свободного времени, превратите один административный день в дополнительный день концентрации. А когда обнаружите, что у вас достаточно дней концентрации, отведите один или пару для удовольствий. Ниже представлена таблица, которая покажет, как можно поделить неделю.

Оставайтесь сосредоточенными в административные дни

Истинная природа административных дней требует, чтобы вы много передвигались, что-то поднимали и что-то складывали. Вам также нужно доставать какие-то вещи, например марки и канцтовары, и отдавать. Все это может быть сплошным развлечением.

Частично административные дни хороши потому, что задачи редко требуют напряжения мысли, так что вы можете группировать даже неблизкие по своей сути дела в соответствии с необходимыми вам предметами – например, подписывать и отправлять счета, рекламные материалы и поздравительные открытки в один присест. Надо лишь убедиться, что у вас есть ручка, бумага и почтовые марки.

И здесь есть способ извлечь наибольшую пользу из административных дней: запланируйте группы схожих административных задач, чтобы сосредоточиться на них. Сделайте сразу все звонки. Охватите одним маршрутом все необходимые точки. Сгруппируйте все, что происходит, в одном месте. Выделите в своем расписании временные отрезки, чтобы знать, что все будет сделано. В десять утра вы сделаете звонки. После полудня проведете час в машине, разъезжая по делам.

Хотя это день для разнообразных действий, сохраняйте единство внутри групп задач, чтобы ваш мозг работал в заданном направлении и вы успевали больше (это то самое «делать больше» из концепции «работать меньше, успевая больше»). Если происходит нечто не относящееся к текущей задаче, отложите это. Кто-то звонит, пока вы сортируете материалы? Пусть оставят голосовое сообщение. Возьмите трубку и перезвоните, когда придет время, отведенное для телефонных звонков.

Важное исключение – задачи, связанные с компьютером. Мы уже выяснили, что компьютер – зло, машина, которая вытягивает душу и существует для того, чтобы разрушить вашу продуктивность, вашу жизнь и все человеческое, что еще осталось в вашей рабочей жизни. Если вы ради одного дела сядете за компьютер, вас обязательно потянет остаться за ним на весь день.

Группируйте схожие компьютерные задачи, но назначайте их на разное время. Запланируйте работу с электронной почтой на одиннадцать утра, а распечатывание раздаточного материала для презентации – на два часа дня. В противном случае все дела собьются в кучу и превратятся в «компьютерное время». Всякий, у кого есть подписка на потоковое видео, знает, что «компьютерное время» – опасная штука.

Будьте сосредоточены в дни концентрации

Хотя дни концентрации дарят вам время, посвященное исключительно фокусным проектам, вопрос сосредоточенности по-прежнему актуален. Если вы занимаетесь несколькими проектами, день концентрации сам по себе может состоять из постоянных переключений между ними.