Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше - [31]

Разные задачи требуют использования разной информации и, возможно, даже присутствия в разных местах. На переключение нужно время. Вы можете терять до 40 процентов продуктивности каждый раз, когда переключаетесь с одной задачи на другую. Поэтому, если вы практикуете мультизадачность, ваш отчет и инициативные документы, скорее всего, займут 14 или 15 часов, а не 10. Однако вам будет казаться, что вы сделали уйму работы, и все потому, что на переключение вы потратили много времени и умственных сил.

Концентрируясь, вы посвящаете себя одному делу. Только одному. Люди пытаются жульничать. Я уверен, что вы никогда не говорите ничего подобного, но я слышал, как другие говорят: «Нам нужно сконцентрироваться на трех направлениях в этом квартале: производстве копий китайской керамики тринадцатого века, внедрении действующих на подсознание изображений Брэда Питта в дизайн нового пассажирского фургона и оптимизировании молочного скотоводства». Хочу заметить, что это не концентрация, а шведский стол по системе «все включено» для вашего ума и заодно – причина, по которой ваша компания теряет деньги с головокружительной скоростью.

Выберите подходящий способ концентрации

Существует два способа фокусирования, и, в зависимости от поставленной задачи, необходимо решить, какой из них больше вам подходит. Первый способ – концентрация на содержании.

Фокусируясь на содержании, вы загружаете проект в свой мозг и делаете все, что имеет к нему отношение. Если в этом режиме вы готовите отчет, то должны потратить день на записи, поиск информации, звонки, связанные исключительно с отчетом, мозговые штурмы и правку. И хотя вы выполняете много различных действий, они так тесно связаны, что ваш мозг остается настроенным на проект день напролет.

Другое дело – фокусировка на задаче. В этом режиме вы группируете схожие задачи, даже если они не относятся к одному проекту. Например, вы можете провести день в парке с телефоном и блокнотом, перезванивая всем людям из своего списка до тех пор, пока не покончите со всеми звонками, не отвлекаясь и не прерываясь. Или вы можете решить несколько задач за один поход по магазинам, даже если вам нужно купить канцелярские принадлежности, стикеры Hello Kitty[27] и форму танцора из группы поддержки, которую со школы мечтаете надеть на Хеллоуин. По дороге вы можете заглянуть к своему психотерапевту, чтобы обсудить затянувшийся кризис среднего возраста.

Концентрируйтесь на том, что относится к одной теме, когда нужно держать в уме целый проект и при этом важны полнота и глубина его проработки. Управление проектом, писательство, составление плана, помощь клиенту в решении вопросов, заполнение заявления в университет – надо всем этим полезно работать, фокусируясь на содержании.

Концентрируйтесь на типе задачи, когда она не требует держать в уме множество нюансов и когда переключение между типами задач может занять много времени. Сходить на почту, пройтись по магазинам, разобрать кипу писем, приготовить несколько блюд – все это лучше делать, фокусируясь на типах задач.

Иногда работа требует одновременной фокусировки и на содержании, и на типе задач. Если необходимо немедленно ответить на запрос клиента и разработать продукт, но вы не можете разделить их в своем расписании, можно сойти с ума. Попробуйте перестроить работу так, чтобы отделить вопросы, требующие фокусировки на содержании – такие как разработка продукта, – от вопросов, требующих фокусировки на типе задачи – вроде ответа на запрос клиента.

Группируйте схожие задачи всякий раз, когда можете сосредоточиться

Большинство из нас достаточно гибки, чтобы немного видоизменять процесс работы. Минута за минутой у нас есть возможность группировать схожие задачи, которые требуют одного вида концентрации. Иногда мы даже не замечаем, что управляемся с несколькими делами одновременно. Начните ловить себя на том, что выполняете несколько задач сразу, хотя думаете, что делаете что-то одно. Моей самой богатой золотой жилой стала оптимизация работы в текстовых редакторах и программах для презентаций.

Как мы пишем на компьютере? Печатаем предложение, читаем его, решаем, что оно могло бы быть лучше, начинаем редактировать, вырезаем, вставляем, перестраиваем по шесть раз, прежде чем прийти к окончательному варианту. Когда мы забываем выключить автоматическую проверку орфографии, как я советовал в главе об обуздании технологий, даже перечитывание написанного прерывается нервическим исправлением ошибок. Если в голове у вас был поток мыслей, то теперь он погребен под пятиминутной правкой. (Я только что переписал этот абзац пять раз. И этим все сказано.)

То же самое мы делаем с презентациями. Мы тратим 20 процентов времени на набор текста и 80 процентов – на настройку спецэффектов: включаем анимацию и передвигаем элементы так, чтобы они были правильно распределены на экране.

Проблема в том, что мы смешиваем три разные задачи:

1) – создание содержательного текстового блока;

2) – правку и шлифовку написанного для благозвучия;

3) – оформление вашего гениального творения.

Когда вы собираетесь писать или разрабатывать презентацию, просто делайте это. Пишите. Двигайтесь вперед. Да, не обойдется без ошибок. У вас будут орфографические ошибки и местами нарушена логика. Это нормально. Вы исправите это позже.