Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [35]
Такой подход технически необоснован.
Итак, порядок в данном случае - это последовательность изложения аргументов во времени, в том смысле, что вы вынуждены сначала излагать концепцию, а потом уже пользоваться на практике возможно даже ошибочными рекомендациями и выводами. Это плохо. Но нужна ли вам в данном случае лучшая концепция и лучшее обоснование? Этого достаточно? Если получаются неверные практические рекомендации, то не все ли равно, из какого обоснования они вытекают - упорядоченного или хаотического? Я не знаю точного ответа. То, что я старалась показать, - это как упорядочить идеи логически, чтобы вы оказались в таком положении, которое позволило бы вам самим убедиться в завершении логического процесса обдумывания. А вы не сможете убедиться в этом до тех пор, пока концепция сама по себе туманна.
Иногда вы будете замечать, как временная последовательность налагается на существующую структуру таким образом, что последняя начинает диктовать число и очередность шагов. К формированию структурного порядка мы теперь и перейдем.
Начнем с определения. Что такое структурный порядок? Это логический порядок, который отражает именно то, что вы представляете наглядно или изобразили (диаграмма или карта, рисунок или фотография). Изображенное или представленное «нечто» может быть реальным или концептуальным, объектом или процессом. Однако «нечто» обязательно должно быть разделено на вполне внятные части.
Разделяя целое на части, вы должны быть уверены в том, что соблюдаются следующие правила:
взаимное исключение всех частей,
исчерпывающее дополнение в границах целого.
Чтобы легче запомнить, можно воспользоваться мнемоническим сокращением: ВИИД («взаимное исключение, исчерпывающее дополнение»). Так вот, создавая любую организационную структуру на предприятии, вы автоматически контролируете выполнение этих правил (как на рис. 29). Взаимное исключение здесь означает, что отдел по производству автопокрышек не дублирует функции отдела по производству посуды, а отдел по производству спортивного оборудования не дублирует функции двух первых отделов. Исчерпывающее дополнение означает, что эти три отдела целиком описывают структуру компании «Акрон автопокрышки и резиновые изделия», и кроме них никаких других «партизанских» отделов нет.
Если, выстраивая структуру, вы воспользуетесь методом деления целого на части, то будете уверены, что полученная структура всеобъемлюща. Простейший способ построения в структурном порядке - группирование идей в той последовательности, в какой они увязываются на схеме или диаграмме.
И снова коварнейший вопрос. Как определить, какой порядок расположения частей принят на схеме или диаграмме? Этот вопрос регулярно возникает у всех, кому приходится описывать структуру организации или компании. Чаще всего это порядок типовых блоков в организационной схеме, который отражает использованные вами принципы разделения на части.
Рис. 29. Типичная организационная диаграмма |
|---|
 |
Функционирование компании можно охарактеризовать следующими способами:
разделение по функциональным направлениям деятельности (например: исследования, маркетинг, производство);
по регионам, в которых работает компания (например, восточные регионы, центральные, западные);
по направлениям деятельности, связанным с конкретным товаром, рынком, потребителями (автопокрышки, посуда, спортивное оборудование).
• Если вы разделяете, чтобы подчеркнуть направления деятельности, порядок определяется производственным процессом, и направления выстраиваются во временной последовательности,
• Если вы разделяете, чтобы выделить местоположение, регионы выстраиваются в структурном порядке, отражающем географические реалии,
• Если вы разделяете, чтобы определить направления, связанные с конкретным товаром/услугой, то это будет ранжирующий порядок, определяемый степенью важности (например, продажи, инвестиции).
Используя эти правила, вы легко и непринужденно создадите, к примеру, следующий список департаментов в новой структуре городского управления:
Вы перечислили те сферы деятельности, за которые, по вашему мнению, отвечает муниципалитет. Расставили их в таком порядке, в каком их следовало бы рассматривать любому городскому начальству, осуществляющему антикризисные мероприятия по повышению уровня жизни горожан. Заставляя себя критически оценивать порядок группирования идей или суждений, особенно когда вы создаете структуру для новой организации, вы сможете проконтролировать, не упустили ли из виду какую-нибудь важную часть, необходимую для достижения поставленных вами целей.
При разделении вещей или динамических процессов, отличающихся от статических компаний/организаций, вам предстоит разобраться в том, как эти вещи работают или процессы идут. В этом случае вы исходите из последовательностей рабочих операций и показываете части целого в порядке, в котором совершается работа или идет процесс. Например, обрисовывая работу радарной системы, вы располагаете ее части согласно их функциональному назначению.
