Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [36]
1. Модулятор.
2. Радиочастотный излучатель.
3. Антенна с соответствующим сканирующим устройством.
4. Приемник.
5. Иадикатор
Модулятор преобразует сигнал, который передает излучатель. Антенна посылает сигнал в виде луча, отражение которого приемник превращает в сигнал, преобразуемый индикатором в доступные данные. Вот видите, как все просто. Не обязательно быть радиоинженером.
Когда структура определена, ее необходимо запротоколировать. Для этого описывайте каждую часть в порядке, в котором она появляется: сверху вниз и слева направо. Этим естественным приемом описания стоит пользоваться, когда вы имеете дело с техническими устройствами наподобие того же радара или частями технического и машиностроительного оборудования.
Однако вы можете уйти от механического перечисления и учесть внутреннюю динамику. Чтобы показать, как это сделать, обратимся к рис. 30, где изображена карта пустыни Синай. Под картой дается ее подробное описание.
Детали описания строятся на том предположении, что у каждого зрителя физический процесс рассмотрения этой карты и ее частей будет примерно одинаковым. Скорее всего, первым будет клин полуострова, потому что он сразу цепляет взгляд. Затем - стык Синая с Египтом, потом - с южной частью Израиля, наконец, с Саудовской Аравией. После первого осмотра взгляд снова возвратится к западным участкам карты. Автор, моделируя себе поведение читателя во время осмотра карты, строит свое описание Синайской пустыни.
Наглядное представление динамического процесса, связанного со структурированием, - это наиболее универсальный прием. Особенно хорош он, когда вы создаете рекомендации, касающиеся изменения существующей структуры. Допустим, вы изучаете департаменты городского управления, схема которых представлена в верхней части рис. 31, и рекомендуете трансформировать их в структуру, представленную ниже на том же рисунке.
Дабы превратить старую громоздкую структуру в новую, вы рекомендуете осуществить четыре изменения. В каком порядке вы их изложите? Все реформы имеют равную значимость, поэтому вы не можете представить их в порядке ранжирования. Они, по крайней мере, теоретически могут случиться одновременно, поэтому последовательность во времени также не проходит.
На любой карте Средиземного моря Синайский полуостров кажется центральным, а его острый угол воспринимается как клин, вбитый для того, чтобы отделить Африку от Арабской Азии. В зависимости от политических взглядов и предпочтений этот полуостров воспринимается по-разному: как восточный форпост Египта, святая часть египетской души, отделенная от родины чуть больше ста лет назад Суэцким каналом; как естественная и логически оправданная южная граница Израиля, завершающая пустыню Негев; как северный оплот Саудовской Аравии, отделенный от страны заливом Акаба; или просто как древний естественный мост, соединяющий Восток и Запад и служивший дорогой для караванов и враждующих армий.
Наиболее разумным в этом случае станет порядок, в котором вы представляете элементы обновленной структуры на чистом листе бумаги. Вы просто будете говорить о них читателю последовательно. Примерно так: «Для начала я бы предложил объединить существующие департаменты в те шесть, что указаны на схеме, затем объединил бы исполнительный и финансовый комитеты. После этого создал бы два подразделения, поддерживающих работу единого комитета, и, наконец, создал бы административный отдел, необходимый для организации бесперебойного документооборота».
Вы можете использовать концепцию структурного упорядочения, чтобы разобраться в логических ошибках, допущенных при объединении идей в группы. Предположим, вам представлена на утверждение следующая последовательность шагов:
«Здесь представлены задачи, которым, согласно нашему пониманию, необходимо уделить первоочередное внимание:
1. Пересмотреть и проанализировать сферу деятельности, направленную на техническое обслуживание и конструктивное обеспечение.
2. Определить, позволяют ли существующие организационные и управленческие возможности гибко реагировать на проблемы, с которыми сталкиваются инженерные работники, и на запросы клиентов.
3. Пересмотреть и проанализировать сферы предварительных инженерных разработок, дизайна дороги мостов, загрязнения окружающей среды, выдачи прав на управление транспортом, управления транспортными потоками.
4. Критически оценить и проанализировать организационную структуру Департамента.
5. Выявить возможности и недостатки каждой из вышеуказанных областей анализа».
Почему такой логический порядок? Откуда вообще эти идеи? Вы видите, что пятый пункт как бы сам по себе отсылает ко всем прочим, поэтому может быть запросто исключен из списка. Теперь попробуем лаконично сократить постановку задач, о которых говорит автор.
1. Техническое обслуживание и конструктивное обеспечение.
2. Повседневные операции.
3. Предварительные инженерные разработки, дизайн мостов и дорог, права на управление автотранспортом, загрязнение окружающей среды, управление движением.
4. Организационная структура.
