Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [33]

Существует четыре ключевых подхода к процедуре проверки построения магической пирамиды, позволяющие полностью высвободить ваши критические способности:

1. Вы можете критически оценить, в каком порядке выстроены идеи в группах.

2. Вы можете критически оценить, правильно ли установлены причины рассматриваемых вами проблем.

3. Вы можете критически оценить выводы и рекомендации.

4. Вы можете критически оценить сам текст, рассказывающий о проблемах и способах их решения.

В следующих главах говорится о теории и практическом использовании указан ных четырех подходов. Содержание этих глав может показаться вам несколько более абстрактным по сравнению с тем, каким оно было в первой части. Однако эти теоретические сведения настолько важны, что - я уверена - вы приложите максимум усилий для их усвоения. В конце концов, без решения общих вопросов раз и навсегда вы будете вновь и вновь натыкаться на них в своей суматошной практике реального бизнеса.

Глава 7

Методы организации идей в группах

Вы уже знаете, что идеи и суждения в любых группах должны быть логически связаны и упорядочены. В группах, где связь дедуктивная, проблем не возникает, потому что логический порядок в них строго задан порядком аргументации. А вот в группах с индуктивной связью с проблемой порядка и хаоса идей необходимо разобраться. Вам следует определить, как вы хотите выстроить идеи, выбрать для них надлежащий порядок и оценить, правилен ли он.

Вы должны понимать, что суждения, объединяемые в группы при создании документа, неслучайно выпрыгивают на бумагу. Они всегда выплывают из сознания, потому что мысленно воспринимаются как логически связанные. Например:

• три шага в разрешении проблемы,

• семь ключевых фактора успеха в производстве,

• две проблемы в компании.

Чтобы обнаружить такую связь, наше сознание идет по пути мыслительного анализа. В этом случае порядок идей определяется порядком аналитических операций, которые вы совершаете в своей голове, объединяя суждения в группы. Но наш разум в состоянии генерировать только три метода логического анализа такого рода (Рис. 28).

1. Порядок может определяться причинами, порождающими и предваря ющими какое-либо следствие. Какое бы пожелание или рекомендацию вы ни высказывали читателю - уволить менеджера по продажам или, ска жем, перенести ответственность за рост прибылей на региональный уро вень, - вы советуете сделать так, потому что уверены: данное действие послужит причиной вполне определенного результата. Вы уже заранее определили для себя, чего хотите добиться. И только после этого вы ищете и находите необходимое действие для достижения светлой цели.

Если для достижения определенного результата требуется несколько последовательных действий (например, три шага в решении проблемы), они превращаются в процесс или систему действий - группу причин, способных во взаимосвязи породить требуемое следствие. Эти требуемые для завершения процесса шаги могут быть совершены только последовательно: один за другим в единицу времени. Таким образом, группирование действий, совершаемых в процессе достижения определенного результата, всегда осуществляется в порядке временного развертывания.

2. Порядок может определяться разделением целого на части. Скорее всего, вы отлично знакомы со схемами организационных структур или схемами

производственных процессов. Так что, если вы собираетесь определить, допустим, «ключевые факторы успеха в производственном процессе», то для начала структуру процесса придется изобразить или представить наглядно. При этом вы четко установите, что и где необходимо сделать, чтобы преуспеть в целом. В итоге вы сможете объединить суждения в группы, упорядочив их согласно вашей схеме или наглядному представлению. Вот вам и структурный порядок.

Порядок может определяться соображениями классификации. Когда бы вы ни говорили, что «компания столкнулась с тремя проблемами», вы утверждаете это весьма и весьма приблизительно. У компании может быть множество проблем - великое множество больших и малых, - из которых вы выделяете только три как заслуживающие наиболее пристального внимания по сравнению с остальными. А выделяете каждую из ряда всех прочих на основании того, что у них есть особые признаки. Говоря проще, потому что это на ваш взгляд самые первостепенные проблемы.

Рис. 28. Основания для объединения в группы диктуют порядок суждений в группах 7. Порнаок может определяться причинами, ______ _ порождающими какие-либо последствия Временная последовательность

2. Порццок может определяться разделением целого на части

Структурный порццок

3. Порццок может определяться соображениями классификации

Ранжирующий порядок

Все три проблемы первостепенны, но и среди этой троицы можно выделить самую важную, вторую по важности и т.д. (если важность одинакова, проблемы невозможно классифицировать). Поскольку они отличаются друг от друга по степени проявления значимого признака, вы группируете их в соответствии с этой степенью. Такой порядок называется ранжирующим.

Эти три универсальных метода, согласно которым возможно упорядочить идеи и суждения в группах, могут использоваться как в сочетании, так и по отдельности. Но хотя бы один из этих методов обязательно должен обосновывать логический порядок высказываний в ваших группах. Остановимся на этом подробней.