Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [24]

«Этот доклад содержит наши рекомендации для реорганизации компании и указывает на те конкретные действия, которые должны быть предприняты каждым отделом компании».

Желательно подобрать такие слова и выстроить заключительное суждение документа так, чтобы не только подвести формальный итог сказанному, но и лишний раз воздействовать на читателя - создать у него определенное настроение. По крайней мере, именно это советовал делать Аристотель.

Определенное настроение у читателя в конце бизнес-документа, вероятно, может создавать новый вопрос, но мы полагали бы, что в конце документа у читателя должны возникать необходимость или желание немедленно действовать. Исходя из этого, желательно наметить для читателя либо новое направление мысли, либо направление действия, для которых ему пригодятся почерпнутые из вашего документа знания и сведения. Такое побудительное окончание может иметь форму философского обобщения или руководства к действию. Авраам Линкольн в своей второй инаугурационной речи использовал обе формы одновременно:

«Без гнева и с благодарностью ко всем, с уверенностью в правоте, которую дает нам Бог, приложим все усилия, чтобы закончить начатую работу. Залечим раны нации - позаботимся о тех, кто вынес тяжесть сражений, о вдовах и сиротах

- сделаем все, что может и должно быть сделано. Пусть мир и покой воцарятся между всеми и во всех народах».

Конечно же, вы будете стараться построить окончание своего документа так, чтобы оно соответствовало и обсуждаемому предмету, и запросам читателя. Вот почему нет и не может быть стандартных схем соответствующих окончаний.

Так, президент авиационной компании, возможно, был бы раздражен слишком сильными эмоциями, выраженными в окончании документа, в котором его официально убеждают принять новую систему планирования. Но если бы речь шла о макроэкономических проблемах, которые непосредственно влияют на его сферу деятельности, этот же президент с пониманием отреагирует на повышенную эмоциональность изложения.

Если вы настаиваете на дополнительных выводах в конце документа, желательно, чтобы они развивали идеи, изложенные в документе так, как, например, это сделано в заключительном параграфе доклада, посвященного техническим возможностям создания в Европе системы обмена технической литературой при помощи компьютерных сетей:

«Если испытание системы пройдет успешно, то в дальнейшем это окажет значительное влияние на обмен научной и технической информацией в Европе: и в промышленности, и в коммерции, и между профессионалами, и между учеными. Успешная реализация системы позволит создать общий рынок информации, на котором будут доступны все виды источников не только для государственных собраний, но и для всех других пользователей: коммерческих и частных. Это может привести не только к улучшениям в существующей стандартизации, но и к развитию абсолютно новых стандартов. Мы полагаем, что у проекта блистательные перспективы, и готовы работать с вами над внедрением пилотного варианта».

Как вы уже поняли из наших соображений и тона высказываний, мы не призываем писать заключительные параграфы только потому, что многим будет трудно написать их хорошо. Простой прагматизм и практицизм диктуют: можно обойтись без них. Но случается так, что вам действительно необходимо написать окончание документа. Это бывает, когда вы имеете дело с прогнозируемыми в будущем действиями.

В некоторых случаях вы пишете очень длинный документ и в нем рекомендуете систему действий, которые необходимо предпринять читателю. Он предпринимает их, но его деятельность на этом не заканчивается. Возможно, через некоторое время он решит двигаться дальше. Чтобы обеспечить дальнейшие шаги, вы заканчиваете документ разделом «Дальнейшее развитие». Единственное правило, которого необходимо придерживаться при его написании, — это писать только то, что не вызывает новой порции недоуменных вопросов у читателей. То есть рекомендуемые действия должны быть логически очевидны.

Допустим, вы рекомендуете клиенту купить какую-то компанию. Вы с большой вероятностью полагаете, что он все-таки соберется сделать это. После тридцати великолепных страниц с доказательствами того, насколько это блестящая идея, вы подводите итоги. Вы называете его «Следующие шаги» и пишете нечто вроде: «Если вы полагаете, что это хорошая покупка, тогда вам следовало бы:

• позвонить нынешнему владельцу компании и пригласить его на ланч,

• позвонить в банк и убедиться в том, что деньги будут подготовлены к тому моменту, когда они вам понадобятся,

• обратиться в комиссию по приобретениям и урегулировать все административные вопросы»

Ясно, что читатель вряд ли спросит вас: «Почему именно на ланч? Почему бы не на обед?» Все это самоочевидные вещи, и потому они могут быть приняты без размазывания манной каши по тарелке. Если же вы, напротив, поднимете какие-то принципиальные вопросы в заключении, вам придется включать их в структуру текста и обосновывать, а кроме того, связывать их и по горизонтали, и по вертикали с другими положениями уже вроде бы подготовленного документа.