Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [23]
«В существующей структуре руководства выявлено два недостатка, которые несколько ограничивают возможности «Ритц-Райян Групп» в комбинированном использовании ресурсов».
«В дополнение к назначению Управляющего Директора всеми активами группы отелей необходимо добавить и другие изменения в исполнительной структуре, чтобы упростить систему руководства и отчетности».
«Только полномочный Управляющий Директор может эффективно координировать направления работы персонала, но это же верно и в отношении того, что только Управляющий Директор может обеспечить строгое и последовательное проведение в жизнь улучшений в работе все Группы отелей».
Вероятно, теперь этот прием вам ясен. Главное в отсылке - это не грубо акцентировать внимание на уже пройденном материале, а связывать прочитанное и то новое, что вы собираетесь сказать. При этом вы, конечно же, не забываете про главную мысль следующей единицы текста, которая уже была обозначена в пояснительной части Введения. Соответственно вы будете вести читателя все дальше и дальше по пунктам, намеченным в вашем рассказе в начале документа, предоставляя информацию, необходимую для понимания очередной значимой мысли документа. Представление новой информации может быть более лаконичным, ведь все необходимые «истории» вы уже рассказали во Введении. Однако не забывайте предварять очередную новую группу идей пояснениями о том, каким образом она участвует в обосновании основного вывода вашего документа.
Рис. 16. Пример структуры связи документа «Ритц-Райян Групп |  |
Иногда глава или раздел документа бывают очень объемны и сложны. В этом случае вам желательно помещать промежуточное заключение прежде, чем идти дальше. Пример такого заключения дан в конце первого раздела на странице 48, где итоговые сведения о построении Введения обобщены и сведены воедино. Ниже мы приводим заключение главы из только что рассмотренного исследования, касающегося «Ритц-Райян Групп»:
«В итоге структура высшего управления, рекомендованная в этой главе, состоит из Правления «Ритц-Райян», Председателя и Управляющего Директора. Три руководителя исполнительных подразделений отчитываются напрямую перед Управляющим Директором, каждый за свое направление деятельности. Эта перестройка управления и системы отчетности позволит улучшить работу всей Группы. Только более четкое и однозначное изменение структуры руководства может привести к этим улучшениям и позволяет Группе использовать все рыночные возможности, о которых говорится далее».
Заключение такого рода написать нетрудно, если, конечно, вы помните то, о чем говорили. Однако обратите внимание на то, чтобы сохранить те же интонацию и манеру подачи материала, которыми вы пользовались в предшествующем тексте. Поскольку в структуре магической пирамиды вы наглядно видите все эти положения, все, что вам остается сделать, это соединить их вместе и преподнести читателю на блюдечке.
Как бы вы ни использовали логические переходы и заключения, основным вашим стремлением должно стать стремление облегчить восприятие и обдумывание написанного вами насколько это возможно. Ведь читатель едва ли предрасположен к анализу и логическому осмыслению, к тому же его понимание предмета может абсолютно не совпадать с вашим, даже если предмет или проблема относятся к сфере его деятельности или к работе его компании. Вы и ваш читатель совершенно по-разному не только воспринимаете текст, но и интерпретируете суждения о предмете.
Соответственно вы должны быть готовы к тому, что в конце длинного временного промежутка или существенного отрывка читатель окажется не там, где вы рассчитывали его увидеть. Поэтому вам придется каким-то образом восстанавливать концентрацию читателя, подготовить его к продолжению. Ваш переход от структурно важного отрывка к другому отрывку должен, как это уже было во Введении, захватывать внимание читателя и направлять к ясному пониманию того, что вы докладываете. Желательно, однако, делать это в уважительной манере, коротко, тактично и только тогда, когда это необходимо.
Теоретически при условии, что вы имеете соответствующее Введение, выдержали структуру документа, руководствуясь правилами магической пирамиды, вам нет необходимости формулировать итоговое заключение документа.
Вы ясно и понятно разъяснили читателю вопрос вначале и в безупречной логической манере ответили на него.
И тем не менее вы, вероятно, будете испытывать психологическую потребность закончить документ вежливой фразой, а не просто оборвать его. Тенденция заканчивать документы своего рода приглашающим пожеланием -«если вы имеете какие-нибудь дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь задавать их» - безусловно, отражает эту потребность.
Очевидной, возможно даже слишком очевидной манерой указывать на окончание объемного документа является линия звездочек, выставленная посреди страницы, которую иногда называют «закатной». Обычно после этой «закатной» линии последний параграф начинают словами «В заключение...» и вновь подчеркивают, выделяют и повторяют главную мысль всего документа. Однако, если вам нравится такой подход, постарайтесь избегать обрезанных и искореженных суждений. Не допускайте подобных пустых высказываний:
