Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [26]
Нам бы хотелось, чтобы, ориентируясь на вышесказанное, вы осознали, что в ключевой линии документа вместо дедуктивных рассуждений лучше использовать индуктивную группу идей. Почему? Потому что в ключевой линии группа индуктивно объединенных утверждений воспринимается читателем гораздо легче.
Давайте разберемся в том, какую работу совершает читатель, если вы вынуждаете его воспринимать дедуктивные рассуждения на ключевой линии. Допустим, вы хотите убедить его в необходимости предпринять какие-то изменения. Тогда ваши рассуждения будут выглядеть так:
Вы должны L изменить нечто
Чтобы воспринять вашу мысль, читатель должен по порядку оценить всю подкрепляющую цепочку доводов А1-В1-С1 из подробного описания проблемной ситуации, причем в определенном порядке дедуктивного рассуждения. Согласитесь, сама по себе это несложная задача.
Но затем вы заставляете его взять А1 из первого суждения и связать с А-В-С второго, и вновь - в последовательности дедуктивного рассуждения. Наконец вы заставляете повторить эту процедуру в связи с третьим суждением-выводом, но и это еще не все! Потому что теперь читателю надо сравнить все три А, чтобы убедиться в верности вашего окончательного суждения. Иногда приходится проделывать то же самое и с тремя В, и с тремя С. В итоге читатель не только тратит очень много времени на то, чтобы узнать, что ему делать, скажем, в понедельник утром, но и повторяет все те же мыслительные операции, которые проделали вы. Это очень напоминает процесс убеждения только не в истинности пути решения проблемы, а в том, что на самом деле вы как автор здорово и напряженно потрудились. Надо ли читателю знать о ваших титанических усилиях? Насколько легче выглядел бы ваш документ, если бы вы построили его, основываясь на индуктивных умозаключениях.
Заметьте: здесь вместо вопроса «Почему?» первым идет вопрос «Как?». Все это выглядит так, будто вы поменяли порядок вопросов. В результате вы действительно обосновываете какие-то утверждения дедуктивно (но на уровне ниже!) и в то же время сразу отвечаете на главный вопрос читателя, причем сохраняется ясная структура выводов, связей между идеями. К тому же информация компактна.
Это можно объяснить и по-другому. Воспользуемся таблицей рекомендаций, приведенной на рис. 20. Здесь утверждения, задействованные в процессе решения проблемы, разнесены по графам. Это позволяет наглядно представить практическую ситуацию, которая здесь обсуждается; выводы, полученные при изучении исходных фактов, и заключения, определяющие рекомендации.
Если вы рекомендуете предпринять какие-то действия, никогда не приводите исходных фактов, не ведущих к определенным выводам. То же верной в отношении неуместности выводов, которые не базируются на основаниях или фактах. (На самом деле выводы - это те же основания, только на более высоких уровнях абстракции и обобщения.) Точно также не давайте рекомендаций, не основанных на выводах, и выводов, не ведущих к рекомендациям. (Помните: один вывод может вести к нескольким рекомендациям, а несколько - к одной. Но в любом случае выводы и рекомендации взаимосвязаны.)
Любое количество выводов обычно описывает проблему, на решение которой направлены рекомендации. Соответственно эффект рекомендаций - это разрешение проблемы. Например, объем наших продаж упал на сорок процентов (основания, факты), потому что в своем продукте конкуренты использовали новое устройство (вывод: вот почему наши продажи упали на 40%).
Поэтому вы рекомендуете добавить подобное устройство и в наш продукт. Следствием рекомендации станет повышение его конкурентоспособности.
Теперь мы можем представить этот документ с рекомендацией как дедуктивное рассуждение, взяв для примера одну цепочку утверждений:
Продажи упали на 40%,
Они упали, потому что конкуренты произвели определенные изменения в продукте,
Следовательно, я рекомендую сделать то же самое.
Или вы можете запросто повернуть все рассуждение на 180 градусов и начать с рекомендаций:
Чтобы вернуть утраченные позиции, необходимы изменения Конкуренты их уже произвели В результате мы потеряли 40% рынка.
Здесь главная цель документа: во-первых, рассказать читателю, почему ему следует произвести изменения, во-вторых - как их произвести. Возможен иной вариант, когда сначала говорится о том, как, а затем - почему. Однако, на наш взгляд, более практичным будет документ, где сначала подробно детализируются необходимые действия, а потом идет обоснование этой необходимости. Ведь за редким исключением читатель всегда принимает ближе к сердцу то, что ему предстоит сделать, чем причины. Что же касается двух исключений, то они связаны с особыми ситуациями, в которых обоснование и аргументация могут быть первостепенно важны для читателя:
Если он собирается выразить категорическое несогласие с вашими выводами. Тогда вы должны начинать с обоснований, чтобы убедить читателя все-таки принять ваши рекомендации,
• Если читатель не способен понять, какие действия предпринять, без предварительных объяснений (например, как делать сложный анализ рисков). В этом случае вы должны дать все необходимые объяснения до этапа рекомендаций.
