Вы стали менеджером - [2]

Рабочий процесс – это согласованная деятельность сотрудников, использующих определенные средства и методы для достижения результата. Рабочий процесс обычно протекает на стыке разных специальностей.

Примеры рабочих процессов:

Закупки. Продажи. Оказание услуг. Эксплуатация оборудования. Разработка новых продуктов. Работа с рекламациями.

Какова роль менеджера в организации рабочих процессов?

Он должен обеспечить:

• унификацию,

• урегулирование кризисных ситуаций,

• усовершенствование и введение инноваций.

Характеристика рабочих процессов зависит от вида продуктов или услуг, которыми занимается отдел.

Ресурсы отдела

Они делятся на три группы:

Мониторинг производительности

Основное предназначение производительности состоит в том, чтобы достичь намеченной цели в соответствии с общей стратегией компании. Чтобы оценить уровень производительности, необходимо сравнить поставленную задачу с достигнутым результатом.

Главным критерием оценки производительности считается прибыль, то есть рыночная стоимость продуктов и услуг, уменьшенная на сумму средств, затраченных на их производство.

Разумеется, производительность – это прежде всего экономическая категория. Но ее можно оценивать еще и с точки зрения соответствия качества продуктов или услуг запросам клиентов, а также трудоемкости, рациональной организации рабочих процессов, бережного отношения к окружающей среде.

Чтобы вывести свое подразделение на заданный уровень производительности, менеджер руководствуется показателями, помогающими ему направлять и корректировать рабочие процессы.

Показатели – это всевозможные данные, отражающие положение вещей. Их необходимо внимательно отслеживать. Сами по себе, взятые по отдельности, они могут ни о чем не говорить. Искусство менеджера состоит в том, чтобы на их основе дать оценку ситуации, принять решение и привести его в действие.

Сводная таблица показателей

Как влиять на производительность?

Функция менеджера состоит в том, чтобы вывести каждого работника и всю команду на заданный уровень производительности.

А как обстоит дело в вашем подразделении?

1. Вашим сотрудникам ясно, что от них требуется, они хорошо понимают, зачем все это делается?

2. Есть ли у них не только возможности, но еще и желание заниматься этой работой?

3. Они ее выполняют в сотрудничестве с остальными членами команды и другими подразделениями?

4. Они получают обратную связь о результатах своей работы?

5. У них есть возможность внести свои предложения, чтобы закрепить или улучшить достигнутый результат?

Диагностика отдела

3. Как управлять работниками и командой

Какие у вас работники?

Когда вы берете в управление отдел, присмотритесь повнимательнее к каждому из своих подчиненных и всему коллективу, чтобы понять, как идут дела.

Очень полезно поговорить с каждым индивидуально.

Чем заняты работники и как они справляются с делами?

1. В чем состоят служебные обязанности? Должность? Полномочия?

2. Нравится ли выбранная специальность? Кем работали раньше?

3. Какие имеются профессиональные навыки? Какие есть «таланты»?

4. Насколько заинтересованы в своей работе и успехах компании?

Эффективно ли работает ваш персонал?

Как помочь людям осознать смысл своей работы, как их мотивировать?

Есть шесть способов решить волнующие каждого человека вопросы:

1. Ясная цель – Зачем мы это делаем? К чему все это?

2. Четко поставленные задачи – Чего от меня хотят?

3. Профессиональная подготовка и развитие – А как это делается?

4. Поддержка – Кто мне поможет в непредвиденной ситуации?

5. Обратная связь – Хорошо ли я работаю?

6. Вознаграждение и поощрения – А что я с этого буду иметь?

Как оценить компетенцию работника?

Компетенция – это сумма знаний, опыта, умений и навыков, которыми располагает работник.

Работник может иметь:

• техническую, узко специальную подготовку;

• управленческие навыки: планирование, проведение собраний, руководство проектами, распределение обязанностей;

• поведенческие навыки: умение ориентироваться в сложных ситуациях, налаживать отношения.

Составляем таблицу компетенции команды подготовки команды

Как определить мотивацию работника?

Уровень мотивации и степень удовлетворенности человека могут быть обусловлены выполняемой им повседневной работой.

Однако заинтересованность персонала в работе зависит и от других факторов, таких, как, например, перспективы карьерного роста, климат в коллективе, взаимоотношения с менеджером.

Конечно, нужно и важно обсуждать с людьми, насколько они довольны своей работой, но надо еще и уметь наблюдать за ними в процессе работы и общения с коллегами, потому что мотивация проявляется прежде всего в действиях.

Есть ли у вас команда?

Сотрудники вашего отдела – это и в самом деле настоящая команда?

1. Стремятся ли они к достижению общей цели?

2. Есть ли у них заинтересованность в выполнении поставленных задач и ответственность за результат?

3. Правильно ли распределены функции и обязанности; владеют ли работники смежными специальностями и могут ли они подменять друг друга?

4. Действительно ли они работают сообща: соблюдаются ли принципы сотрудничества, действует ли внутренний кодекс поведения, сложились ли традиции солидарности и взаимопомощи?