Управление закупками в коммерческой деятельности - [9]

Условия, включаемые в заказ на поставку, регулируют отношения между покупателем и продавцом. Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа. Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе. Многие закупки осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, представленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован (покупателя или продавца), зависит от статуса обеих сторон, от характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа. Далее заказ передается (обычно с помощью электронных средств коммуникации) поставщику.

Следующей операцией является получение подтверждения от поставщика о приеме им заказа. Задача менеджера по закупкам на этом этапе сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товаров. На основании подтверждения выставляется счет-фактура, являющийся официальным документом, в соответствии с которым будет производиться оплата заказа, затем будут формироваться все документы по приему товара и вноситься данные в информационную систему.

Счет-фактура — это документ строго установленного формата, который состоит из перечня поставленных товаров, их цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов. В счет-фактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход выполнения заказа и (или) ускорять его выполнение. Функция контроля выполнения заказа стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. На данной стадии производятся следующие операции:

а) отслеживание местонахождения груза (материальных ресурсов) в процессе доставки;

б) регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки согласно договору.

Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

Важное значение имеют получение и приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара. Основными целями функции получения и контроля сырья являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества сырья; отправка товара в его следующее место назначения на склад, в отдел контроля или отдел использования; оформление документации на получение и регистрацию сырья.

Качество поставляемых товаров должно соответствовать предъявляемым требованиям. Отсутствие необходимого контроля качества закупок может вызывать: дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров; остановку производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату; судебные иски и т. п.

Получение счетов на оплату заказанных товаров заключительный этап выполнения контракта. Исключением является ситуация, когда поставщик требует предварительной оплаты за поставляемую продукцию. Все счета необходимо проверить, и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется, как правило, безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. Допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо и другие формы, предусмотренные законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами, а также применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

1.6. Оценка эффективности закупочной деятельности

Закупочная деятельность имеет собственные параметры оценки эффективности своей реализации. До настоящего времени единого подхода к оценке эффективности закупок не существует, что свидетельствует о неопределенности экономической категории "эффективность закупочной деятельности".

Эффективность в традиционном понимании определяется отношением полезного эффекта (результата) деятельности к затратам на его получение. Чтобы оценить эффективность, следует идентифицировать, какие виды затрат и какие элементы порожденного ими эффекта сопоставляются. В данном случае имеют место определенные сложности, которые обусловлены неоднозначностью результата деятельности по закупкам с точки зрения проявления эффекта и его оценки. В связи с этим в настоящее время используются разные подходы и система оценки эффективности закупочной деятельности при совершении коммерческих операций.