Управление закупками в коммерческой деятельности - [8]

Процесс организации коммерческих связей с поставщиками можно разделить на преддоговорные, закупочные и заключительные коммерческие операции[9].

К преддоговорным операциям можно отнести изучение конъюнктуры рынка, исследование системы сложившихся хозяйственных отношений, изучение источников поступления материалов и их поставщиков, планирование закупочной деятельности, определение потребности в товарах (запасах) и источников их приобретения, проработка проектов будущих договоров.

К непосредственно закупочным операциям следует отнести заключение договоров и сделок с поставщиками, согласование и уточнение всех параметров и характеристик закупаемых товаров и ассортимента в целом, дополнительное представление документов, необходимых для договора поставки, осуществление соответствующих расчетов с поставщиками.

К заключительным операциям по закупкам относятся: контроль и учет хода выполнения договоров с поставщиками на поставку товаров, претензионная работа, управление товарными запасами и др.

1.5. Функциональный цикл закупок и его характерные особенности

Регулярное поступление потока материальных ресурсов на предприятие требует выполнения определенных операций, действий, необходимых для полного завершения процесса снабжения, формирующих функциональный цикл закупок.

Функциональный цикл закупок интегрированная по времени совокупность закупочных операций, позволяющих в логической последовательности осуществлять процесс обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Функциональный цикл закупок

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах организации. На данном этапе решаются вопросы о том, что именно, сколько и когда необходимо закупить. Потребность в материальных ресурсах может быть определена необходимостью как приобретения новых, ранее не используемых ресурсов, так и пополнения запасов закупавшихся ранее товаров.

Потребность в новом товаре может возникнуть в случаях: выявления неудовлетворенного спроса; принятия решения о развитии нового направления деятельности, требующего новых ресурсов; предложения нового товара поставщиками; и т. д.

Повторная потребность в товаре возникает в том случае, когда ресурсы закупались ранее и требуется пополнить уже существующий (или закончившийся) запас. Выделяются повторные закупки двух видов.

Стандартная повторная закупка, которая производится, если:

потребность в закупаемых ресурсах постоянная и регулярная;

поставщики данного наименования ресурса хорошо известны;

закупки совершаются по стандартной процедуре;

существует отработанная, надежная технология поставки.

Функция закупщика в данном случае состоит в своевременной передаче заказов поставщику.

Модифицированная повторная закупка, которая осуществляется, если:

потребность в закупаемых ресурсах постоянная и регулярная, но объемы спроса не постоянны;

требования к закупаемым товарам меняются достаточно быстро;

существует необходимость в снижении затрат на закупки, в улучшении сервиса со стороны поставщика[10].

В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки.

От правильного выбора поставщика зависят в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое. Выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках. В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.

При выборе поставщиков должны использоваться:

разные способы их анализа и оценки;

регламенты проведения конкурсов и запросов предложений;

эффективные методы ведения переговоров с потенциальными поставщиками;

анализ и оценка результатов выполненных закупок.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Применительно к поставке дорогостоящей продукции требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.

Для расширения базы потенциальных поставщиков и повышения конкуренции между ними необходимо регулярно проводить исследования рынка производителей требуемых ресурсов и посредников. Чем больше информации о потенциальных поставщиках имеет менеджер по закупкам, тем правильнее будет выбор.

После определения потребности и выбора поставщика необходимо определить номенклатуру и количество закупаемых материальных ресурсов. Это очень важная часть работы специалиста по закупкам, так как от правильности определения количества товара зависят обеспеченность предприятия материальными ресурсами и эффективность использования оборотных средств. На основании информации о требуемых объемных и номенклатурных параметрах оформляется заказ на поставку.