Управление закупками в коммерческой деятельности - [15]

Следует заметить, что рассмотренный метод является достаточно обоснованным, хотя и не предусматривает подсчета затрат на осуществление закупки. Дело в том, что данный метод базируется на обобщении сложившейся практики и отражает закономерности, складывающиеся во взаимоотношениях между изготовителями и потребителями продукции. Метод отвечает требованиям закона Парето, в соответствии с которым для удовлетворения многочисленных запросов мелких потребителей требуется всего 15–20 % производимого объема продукции, остальное потребляют крупные потребители, доля которых в общем их количестве не превышает 15–20 %.

Методы осуществления закупок материальных ресурсов обосновывают и выбирают в зависимости от сложности выпускаемой продукции, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основные методы закупок материальных ресурсов, применяемые на предприятии, включают в себя:

1) оптовые закупки (закупка товара одной партией);

2) регулярные закупки мелкими партиями;

3) закупки по мере необходимости;

4) различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Таким способом могут закупаться товары, потребность в которых возникает непредвиденно и которые не требуют длительного хранения. Они закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Преимущества этого способа закупки: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период. Преимущества данного метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия площади складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Его недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров; необходимость оплаты всего количества товаров, определенного в заказе. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи.

3. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

• количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Разновидностью данных методов являются:

- ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают в себя следующие сведения: полный перечень товаров; количество товаров, имеющихся на складе; требуемое количество товаров. Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок;

- закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток данного метода состоит в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, с мелкими размерами заказов и с неизбежностью множества поставщиков.

2.3. Размещение заказа на поставки закупаемых ресурсов

Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказа. Заказ на закупку — это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но до тех пор, пока заказ не принят к исполнению поставщиком, заказ на закупку не является контрактом. Как правило, организации говорят о "размещении заказа", когда речь идет о товарах; на получение услуг подписывают контракт, а если речь идет об оборудовании, то заключают соглашение о лизинге. Строго говоря, все эти термины описывают одни и те же понятия, хотя в правовом отношении здесь существуют различия. Например, при закупках материалов эти материалы остаются собственностью поставщика до тех пор, пока заказчик их полностью не оплатит, в то время как при кредитном финансировании собственность передается организации, отвечающей за обслуживание долга.