Управление закупками в коммерческой деятельности - [16]

Основанием для составления заказа являются:

1) коммерческое предложение, полученное от поставщика;

2) заявка, полученная из отдела сбыта на поставку товаров по заказу клиента предприятия;

3) заявка, полученная со склада с целью поддержания норматива складских запасов продукции;

4) заявки, полученные от других подразделений фирмы в части обеспечения своей деятельности.

Заказ можно дать в следующих формах:

- устно (по телефону, при личной встрече);

- письменно (по почте, факсу, Интернету и т. п.).

Необходимо выделить несколько наиболее общих типов заказов[18].

1. Заказ. Используется в стандартном подходе к снабжению и представляет собой коммерческий документ, который выдается покупателем поставщику и отмечает тип, количество, качество, цену и другую информацию о продукции или услуге, которую приобретает покупатель. Заказ выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов, которые организация хочет закупить, и условия предстоящей сделки. Подобная информация в заказе на закупку требуется для устранения недоразумений между заказчиком, отделом снабжения, поставщиком.

Направление заказа на закупку является юридической обязанностью для покупателя выполнить договоренности с поставщиком после поставки. Заказ на закупку становится обязательным для двух сторон после подписания его поставщиком. Форма заказа на закупку согласовывается в основном контракте. Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при условии его подписания лицом, уполномоченным осуществлять закупочную деятельность. После того как заказ направлен поставщику, ответственный по закупкам формирует временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в заказе в процессе его выполнения в последующем фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом.

2. Общие заказы на поставку продукции, товаров на заданную сумму в пределах установленного времени без конкретизации объемов и сроков поставок. Обычно применяют для закупки дешевых и стандартных товаров, например, канцелярских. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени (скажем, года). После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию.

3. Электронное снабжение. Использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. В основе электронного снабжения лежит прямой обмен данными между компьютерами поставщика и заказчика. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов для стандартной продукции. Такого рода товары могут приобретаться в режиме онлайн с помощью Web-каталогов.

Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и, когда наступает время разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов.

Принципиально можно выделить два типа электронного снабжения:

- В2В (business-to-business) когда одна организация закупает материалы у другой;

- В2С (business-to-customer) когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель.

При организации электронных закупок существует два способа взаимодействия:

1) осуществляется обмен информацией с ограниченным числом тщательно отобранных контрагентов;

2) осуществляется открытый обмен заявлениями по спросу на товары и их предложению (например, биржа);

К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относятся следующие:

- мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;

- прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы;

- автоматизация закупок посредством стандартных процедур;

- существенное уменьшение времени, необходимого для трансакций;

- снижение затрат (как правило, на 12–15 %);

- использование аутсорсинга в некоторых видах деятельности по снабжению;

- интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков.

4. Контракт. Подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполнения. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных услугах. Контракт предполагает на основе соглашения передачу на постоянной основе прав собственности на соответствующий актив от одной стороны к другой.

5. Субконтракт. Заключается, когда, подписав контракт с организацией, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передавать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком. Такой договор должен учитывать долговременный характер и все важнейшие особенности субконтрактных отношений.