Тайм-менеджмент - [46]
Для экономии времени и поддержания динамичного ритма информационного обмена все участники дистанционного общения должны готовиться к нему так же, как если бы речь шла об очном собрании или совещании. То же знание относящихся к делу документов, то же наличие под рукой всех необходимых материалов, избрание председателя и секретаря. При организации конференции учитывайте возможную разницу во времени и начинайте собрание вовремя. Особое значение при дистанционном общении приобретает четкое следование повестке дня, учитывая стоимость использования коммуникационных линий и систем.
Не ходите на собрания, если имеете возможность посылать вместо себя кого-то другого. Лучшим кандидатом будет должным образом подготовленный сотрудник. Он проинформирует вас об итогах собрания в удобное для вас время, и вы сможете в спокойной обстановке принять собственные решения.
Отказ сотрудникам в участии в собраниях будет с вашей стороны актом превышения полномочий, проявлением пренебрежения менеджерскими обязанностями. Людям необходимо набираться опыта, совершенствовать профессиональное мастерство, да и вам нужен персонал, способный действовать самостоятельно и с успехом справляться с самыми различными ситуациями. Чем большими полномочиями вы наделяете сотрудников, тем большую компетентность они приобретают и тем более продуктивной становится ваша совместная работа (см. главу 10).
Максимально задействуйте способности и таланты персонала. Фрэнсис отметила, что Энни, ее личный помощник по работе в бюро по трудоустройству, обладает прекрасными навыками общения и ведения подробных записей. После предварительной подготовки Фрэнсис доверила Энни участие в собрании менеджеров, обслуживающих соседний регион. Энни полностью справилась с поручением и теперь представляет Фрэнсис чуть ли не на всех собраниях и совещаниях. Фрэнсис может полностью положиться на Энни в изложении на собрании своей собственной позиции и в подготовке сжатого и точного отчета об этом мероприятии. В итоге Фрэнсис экономит массу времени, а Энни имеет возможность набраться опыта и теперь является реальным кандидатом на должность младшего менеджера.
Совершенствуя порядок проведения собраний, можно сократить их длительность и повысить продуктивность. Если организация собраний не ваша прерогатива, вы можете, по крайней мере, вносить собственные рационализаторские предложения. Что касается собраний, которые входят в вашу сферу ответственности, то вы сможете сделать их более эффективными, воспользовавшись предлагаемыми в этой главе идеями и советами.
Собрание не будет эффективным, если все его участники не имеют четкого представления о цели его проведения. Прежде чем созывать собрание, уясните для себя, чего хотите с его помощью добиться. Обычно итогом собрания становится выработка некоего плана действий. Имейте представление о том, что намерены предложить участникам к его исходу. Собираетесь ли просить их сделать что-то конкретное? Хотите ли предложить поразмыслить и представить собственные предложения по поводу темы собрания? Потребуете ли представить отчеты? Подготовиться к выступлению на следующем собрании? Если вы являетесь рядовым участником собрания, с самого начала выясните, для чего оно организовано; если разговор начинает уходить в сторону, напомните присутствующим о цели сбора и направьте дискуссию в нужное русло.
Какой бы ни была цель проводимого вами собрания, вы должны постоянно о ней помнить. Кроме того, о цели должны быть заранее уведомлены все участники, о ней же должно быть еще раз объявлено в самом начале собрания с четким изложением ожиданий по поводу его итогов и вклада присутствующих в его ход. Ни у кого из участников не должно быть ни малейшего повода заявлять о своей неосведомленности по части намерений организаторов.
СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ
Определите для себя три цели в отношении любого собрания.
Повестка дня обеспечивает ход собрания по намеченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении. Воздерживайтесь от желания привнести в работу собрания что-то из того, что вдруг приходит вам в голову по ходу дела. Повестку дня формулируйте предельно лаконично, однако с включением в нее всего, что необходимо. При этом исключите из повестки все, что можно решить в другом месте и другими средствами. К примеру, если надо ознакомить сотрудников с содержанием документа, заранее разошлите участникам будущего собрания копии, сопроводив указанием ознакомиться с документом до начала собрания. Некоторые информационные материалы можно «пустить по кругу» с приложением списка лиц, которых информация касается, и инструкцией по прочтении сделать отметку и передать следующему.
Повестка дня должна быть разослана заранее, чтобы все имели возможность включить собрание в свой рабочий график и подготовиться к нему. Все пункты повестки должны быть ориентированы на достижение конечной цели собрания. Если кто-то хочет дополнить повестку собственными пунктами, соглашайтесь, только если пункты вписываются в общую канву. Если люди обеспокоены тем, что их мнение не будет учтено, встретьтесь с ними отдельно и выясните суть их позиции.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.
Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.
Систематизируется теоретико-методологический задел в сфере государственного и муниципального управления, излагаются основные аспекты государственного регулирования, методы и инструменты управления социально-экономическими системами в современных условиях.Для студентов специальностей «Менеджмент организации» и «Государственное и муниципальное управление», магистров, аспирантов, а – также практикующих менеджеров и юристов, интересующихся – проблемами государственного и муниципального управления.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.
Успех и неуспех развития бизнеса, как и его жизнеспособность, зависят не столько от вложенных денег и удачного местоположения, сколько от системы управления и работы главы компании. Недаром существует много поговорок, которые подчеркивают влияние руководителя на весь процесс: «Рыба гниет с головы», «Куда голова – туда и ноги», «Без дом – сирота». Именно «голова» детского клуба задает тон всему делу.В издании даны подробные инструкции по управлению детским клубом, формированию команды профессионалов и обучению сотрудников, планированию ежедневной работы организации документооборота, а также по безопасности бизнеса.В качестве приложений предлагаются примеры ученического договора и должностной инструкции администратора, а также пример конспекта занятия по курсу «Школа этикета».Практические советы адресованы собственникам и руководителям детских клубов, тем, кто только создает свой бизнес-проект детского клуба.