Тайм-менеджмент - [44]
1. Выясните, кто, когда и зачем вам звонит.
2. Принимайте звонки в специально отведенное для телефонных переговоров время.
3. При разговоре будьте кратки и строго придерживайтесь темы.
4. Не делайте необязательных звонков.
5. Ведите исчерпывающие и точные записи по каждому звонку.
6. Сделайте свое рабочее место удобным для телефонного общения.
7. Используйте возможности современных технологий.
8. Прежде чем звонить, имейте под рукой все необходимые материалы.
9. Улыбайтесь, улыбку люди чувствуют и на расстоянии.
10. Всегда будьте вежливы: возможно, общение с вами — это первый контакт человека с вашей компанией.
Проведите учет и хронометраж всех входящих и исходящих звонков, чтобы выяснить, сколько времени у вас на них уходит и кто больше других отнимает у вас время. Сократите число поступающих звонков, прибегнув к услугам секретаря, воспользовавшись автоответчиком и откликаясь на звонки только в установленные часы. Сократите также время, затрачиваемое на исходящие звонки, планируя их на определенное время, разговаривая с абонентами коротко и строго по делу. Воспользуйтесь возможностями телефонной связи, которые помогут вам повысить эффективность работы с телефоном. Продуктивно используйте время телефонного общения, заранее готовясь к разговору, внимательно выслушивая собеседника, делая исчерпывающие записи.
Глава 9. Держите собрание под контролем
На собрания и совещания может уходить колоссальное время. В этой главе рассказывается, как сократить его потери и с толком использовать собрания, на которых вам приходится присутствовать.
Если вы типичный служащий, то наверняка значительную часть времени проводите на разного рода собраниях и заседаниях. Долгие собрания, короткие собрания, утренние брифинги, дневные брифинги — можно целый день провести на собраниях (что некоторые и делают).
Между тем многие из подобных мероприятий — не более чем пустая трата времени. Часто на них рассматриваются вопросы, которые можно было бы решить другим способом, в иной обстановке и с меньшими потерями времени. По существу, собрание является одним из наименее продуктивных и наиболее времяпоглощающих компонентов рабочего дня.
Задумайтесь над тем, какова стоимость собраний в пересчете на заработную плату участников. Десять присутствующих на часовом совещании человек тратят на него десять часов рабочего времени и сумму стоимости часа рабочего времени каждого из них. Если на совещании присутствуют сотрудники достаточно высокого уровня, цена его для компании может оказаться значительной.
Председательствующие любят шокировать аудиторию суммами, в которые собрания обходятся компаниям. Уэнди, председатель на ежемесячных заседаниях совета директоров, которые, несмотря на все ее усилия, неизменно растягиваются на неопределенное время, решила преподать участникам урок. Она написала на доске сумму общей стоимости часа рабочего времени всех присутствующих (только без значка фунтов стерлингов). Через каждые 20 минут перерасхода запланированного времени по причине пустой его траты участниками она спокойно прибавляла к начальной сумме ее треть. Наконец один из директоров не выдержал и поинтересовался, что все это означает. Когда присутствующие узнали, что такова стоимость для компании их сегодняшнего заседания, в кабинете воцарилась мертвая тишина. На следующее заседание ушел ровно час, и ни минутой больше.
Собрания являются пожирателями времени, поскольку очень часто бесполезны, плохо организованы или преследуют неясные цели. В ходе некоторых из них не удается создать деловую атмосферу, участники ведут себя беспокойно и не могут сосредоточиться. На других присутствуют не те, кому следовало бы. Еще больше собраний не имеют достаточно авторитетного председателя и проваливаются из-за организационных недочетов. Подобные собрания крадут у вас время самыми разнообразными путями.
И все же не стоит подходить предвзято к собраниям как таковым. Один из лучших способов выиграть время и повысить собственную продуктивность — отказаться от очевидно бессмысленных собраний и рационализировать свое участие в работе тех собраний, присутствие на которых обязательно.
Первый шаг в исключении необязательных собраний из своей жизни состоит в том, чтобы взять в руки ежедневник и посмотреть, на каких собраниях вы должны будете присутствовать в следующем месяце и на каких присутствовали в прошлом месяце. Сколько из последних действительно были необходимы? Не лукавьте и ответьте, какие из прошедших собраний проводились по следующим основаниям:
► регулярное собрание, созываемое раз в неделю, месяц или год;
► для обсуждения темы прошедшего собрания;
► чтобы собрать людей вместе;
► для доведения информации;
► для дачи рабочих указаний;
► любимое развлечение босса;
► в качестве предварительного собрания.
Рассмотрим некоторые из приведенных поводов для созыва собраний. Множество собраний проводится потому, что проводились всегда, стали традиционными. Если какие-то из регулярных собраний достались вам в наследство от прошлых поколений, вы должны решить, стоит ли и дальше на них присутствовать или их организовывать. Если на них производится только бумага для архива или они представляют собой своего рода дискуссионный клуб, то задумайтесь, не могли бы использовать свое время с большей пользой. Прежде чем отправляться на любое периодическое собрание, выясните, какова конкретная цель его проведения. Идите только в случае, если участие будет полезно для вашей работы. Если требуется участие представителя от вашего отдела, пошлите кого-нибудь из персонала. С другой стороны, если протокол может пригодиться вам, чтобы быть в курсе событий, попросите прислать вам экземпляр.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.
Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.
Систематизируется теоретико-методологический задел в сфере государственного и муниципального управления, излагаются основные аспекты государственного регулирования, методы и инструменты управления социально-экономическими системами в современных условиях.Для студентов специальностей «Менеджмент организации» и «Государственное и муниципальное управление», магистров, аспирантов, а – также практикующих менеджеров и юристов, интересующихся – проблемами государственного и муниципального управления.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.
Успех и неуспех развития бизнеса, как и его жизнеспособность, зависят не столько от вложенных денег и удачного местоположения, сколько от системы управления и работы главы компании. Недаром существует много поговорок, которые подчеркивают влияние руководителя на весь процесс: «Рыба гниет с головы», «Куда голова – туда и ноги», «Без дом – сирота». Именно «голова» детского клуба задает тон всему делу.В издании даны подробные инструкции по управлению детским клубом, формированию команды профессионалов и обучению сотрудников, планированию ежедневной работы организации документооборота, а также по безопасности бизнеса.В качестве приложений предлагаются примеры ученического договора и должностной инструкции администратора, а также пример конспекта занятия по курсу «Школа этикета».Практические советы адресованы собственникам и руководителям детских клубов, тем, кто только создает свой бизнес-проект детского клуба.