Тайм-менеджмент - [47]
Правильно разработанная повестка дня отвечает следующим требованиям:
► четко устанавливает регламент проведения собрания (порядок выступлений, их продолжительность и т. д.);
► содержит информацию о месте и времени проведения собрания с поименным списком участников (для заседания);
► содержит ссылки на вопросы прошлых собраний, имеющие отношение к нынешней повестке;
► содержит перечень тем для обсуждения и указание цели проведения;
► называет докладчиков по каждому пункту повестки или тех, кто будет направлять дискуссию по каждому из пунктов;
► содержит перечень пунктов повестки в порядке их рассмотрения;
► содержит указание на точное время начала и завершения собрания.
От председательствующего во многом зависит, пройдет ли собрание с успехом или закончится провалом. Если эта функция возложена на вас, действуйте твердо и эффективно. Если же вы просто участник собрания, оказывайте председателю содействие в том, чтобы собрание проходило в русле намеченных тем и в рамках установленного времени.
Председателем собрания должен быть человек, устраивающий других участников и пользующийся их уважением. Понятно, что он должен являться на собрание вовремя и четко соблюдать порядок его ведения. Кроме того, председательствующий должен заранее подготовиться к собранию, чтобы со знанием дела направлять дискуссию и подвести собрание к принятию конкретных решений. Председатель должен представить всех присутствующих, дать каждому возможность высказаться и в то же время требовать следования повестке дня и соблюдения регламента выступлений. Он же должен обеспечить регистрацию достигнутых договоренностей и принятых решений, а также контроль за их последующим исполнением. В конце собрания председательствующий подводит итог дискуссии и своевременно завершает работу собрания.
Вести собрание — дело непростое, но вам следует по возможности раз-другой попробовать себя в этой роли. В результате вы не только осознаете всю сложность ведения и своевременного завершения собраний, но и приобретете опыт, как избегать превращения собраний в чрезвычайно времяпоглощающие мероприятия.
Если собрание затягивается, значит, вы не обеспечиваете соблюдения временных ограничений, соблюдения утвержденной повестки, что необходимо для полного контроля над ходом собрания. Все участники с удовольствием высказывают свое мнение, и хороший председательствующий каждому предоставит эту возможность. Но некоторые люди имеют склонность повторяться или отклоняться от темы дискуссии. Вежливо пресекайте чрезмерные высказывания. Перед началом собрания напомните о времени его окончания и о максимальной продолжительности выступления каждого из участников. Если присутствующие выражают недовольство жестким регламентом, напомните, во сколько собрание обходится компании, скажите, что лично вы предпочли бы посвятить его более продуктивным видам работы.
Основной целью организуемого вами собрания должна стать выработка того или иного плана действий. Одной из первых задач следующего собрания становится выяснение того, какие из запланированных действий были выполнены. Ведите контрольную ведомость учета достигнутого прогресса. Запрашивайте у участников промежуточные результаты работы в период между собраниями. Ставьте себе целью обеспечить максимально полное исполнение ранее принятых решений до созыва очередного собрания.
Умело выбирайте время и место проведения собрания. Неразумно настаивать на обязательном присутствии: ведь большинство участников должны в это время быть заняты другим и кому-то, возможно, прийти не удастся. Проводя собрание в неурочное время, например до начала рабочего дня, и зная, что людям предстоит затратить лишние усилия для своевременного прибытия, вы рискуете увидеть их перед собой возмущенными, усталыми и не настроенными на активную работу. Выберите время, когда большинство приглашенных действительно смогут присутствовать. Заранее объявите о предполагаемом времени проведения собрания, с тем чтобы иметь возможность откорректировать его, если большинство не сможет присутствовать, и чтобы люди смогли так организовать свой рабочий график, чтобы освободить время.
Убедитесь, что выбрали для собрания подходящее место. Если место выбрано неудачно и людям будет сложно до него добраться, то вы недосчитаетесь многих приглашенных. Не годятся холодные и неуютные помещения. Если выбор места невелик, то, по крайней мере, сделайте так, чтобы помещение было незапущенным, теплым и хорошо проветриваемым. Максимально его благоустройте и позаботьтесь о наличии большого стола. Подготовьте основные атрибуты заседаний: ручки, карандаши, бумагу, стаканы, воду, а возможно, и чай, кофе, прохладительные напитки и легкие закуски.
Большинство людей любят перерывы, так как можно немного отдохнуть. Запланируйте один-два коротких перерыва по нескольку минут, этого будет вполне достаточно. Перекусить можно в процессе работы. Заботливый председатель сделает присутствующим соответствующее предложение, только проследите, чтобы трапеза не слишком затянулась. Более продолжительные перерывы имеют тенденцию превращаться в самостоятельное мероприятие, после которого вернуть людей к работе непросто. Будьте дисциплинированным участником собрания, не пытайтесь растянуть короткий перерыв и вовремя занимайте свое место.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.
Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.
Систематизируется теоретико-методологический задел в сфере государственного и муниципального управления, излагаются основные аспекты государственного регулирования, методы и инструменты управления социально-экономическими системами в современных условиях.Для студентов специальностей «Менеджмент организации» и «Государственное и муниципальное управление», магистров, аспирантов, а – также практикующих менеджеров и юристов, интересующихся – проблемами государственного и муниципального управления.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.
Успех и неуспех развития бизнеса, как и его жизнеспособность, зависят не столько от вложенных денег и удачного местоположения, сколько от системы управления и работы главы компании. Недаром существует много поговорок, которые подчеркивают влияние руководителя на весь процесс: «Рыба гниет с головы», «Куда голова – туда и ноги», «Без дом – сирота». Именно «голова» детского клуба задает тон всему делу.В издании даны подробные инструкции по управлению детским клубом, формированию команды профессионалов и обучению сотрудников, планированию ежедневной работы организации документооборота, а также по безопасности бизнеса.В качестве приложений предлагаются примеры ученического договора и должностной инструкции администратора, а также пример конспекта занятия по курсу «Школа этикета».Практические советы адресованы собственникам и руководителям детских клубов, тем, кто только создает свой бизнес-проект детского клуба.