Стань эффективнее - [52]

«Информация после собрания с ТОПом ».

В свою очередь ты как руководитель находишься в подчинении другого руководителя , который собирал своих сотрудников также на каком-либо собрании . Поэтому я не исключаю возможность того , что тебе есть что рассказать своим сотрудникам после собрания с топ-менеджерами компании . Поэтому следует проговорить это . Думаю , твоим коллегам точно будет интересно , какие проблемы вы обсуждаете и к каким решениям приходили . Тем самым твои сотрудники понимают , что какие-то задачи придуманы не тобой , а запущены на уровне высшего руководства , и их обязательно нужно выполнить . Можно даже добавить отдельный слайд в презентацию и написать заголовок : « Решения , принятые на собрании от двадцатого числа ». Либо : « Совет директоров решил : 1, 2, 3… следовательно , нам с вами теперь предстоит … и так далее ». Кстати , этот блок можно связать со следующим : «Результаты ».

Можно проговорить , исходя из каких результатов было принято то или иное решение . Также нужно проговорить , что сделано , на какой процент , показать графики , диаграммы . При этом « результаты » тебе нужны для того , чтобы далее рассказать про задачи .

«Задачи ».

Задачи , которые нужно выполнить . Например : совет директоров решил , что для выхода нашей компании на первое место по сравнению с нашими конкурентами нужно , чтобы этот показатель был равен или более шести процентов . Результаты прошлого периода равны четырем , результаты сейчас равны трем , если будем так же работать , то сделаем пять . Нам надо стремиться на семь , и тем самым точно сделаем шесть . Для этого будем поступать следующим образом … И расскажи про задачи … Также надо помнить , что среди участников собрания могут быть светлые умы , которые предложат свою идею , не важно , хуже или лучше , главное , прислушаться к ним , так как даже самую плохую идею при наличии широкого кругозора и компетенций можно переделать в самую гениальную и лучшую . Поэтому следующим этапом будет :

«Проведение мозгового штурма ».

Позвольте участникам собрания дискутировать , обменяться мнениями , возможно , даже высказаться со своим мнением на всех участников собрания . Тебе надо слушать , смотреть , анализировать , вдруг проскочит какая-то маленькая светлая идея , после обработки которой будет видна дальнейшая стратегия развития компании .

Для того чтобы потраченное время было с пользой для дальнейшей работы и последующего собрания – нужно вести протокол . В котором будут прописаны следующие действия сотрудников после собрания для достижения поставленных результатов компании . Это наш с тобой последний блок , называется « договоренности/итоги ».

«Договоренности/итоги ».

То есть итоги важно зафиксировать в виде протокола , сделать это очень просто , для этого достаточно использовать таблицу ниже :

Эту таблицу выше я сделал за одну минуту , зато тебе она позволит вершить грандиозные дела . Все самое простое и есть самое эффективное . Конечно , список дел нужно вести не тебе , а ответственному лицу , которого ты будешь менять на каждом собрании . Сделать это можно несколькими способами , один из них – это составить график и дать его участникам собрания , согласно графику каждый участник в определенные дни будет вести протокол , надо только подумать , кто будет вести протокол , если человек в отпуске . Следующий способ – это дать возможность самим участникам проявить инициативу и спросить , кто будет вести протокол , далее нужно подождать , пока кто-то из участников не скажет « хорошо , я буду , уговорили », я же рекомендую тебе сделать так : составь для себя график тех , кто будет вести протокол , в первую очередь укажи тех , кто делает это отвратительно плохо , и в начале собрания просто обозначь этого человека фразой : « Протокол сегодня будет вести Глория ». Тем самым участники будут удивлены тем , что ты помнишь , кто и когда вел протокол , и знаешь , кто будет вести сейчас , ну а если кто-то в отпуске , то называешь следующего по списку . На первый взгляд , это мелочи , однако поверь мне , каждый сотрудник знает , кто и когда вел протокол . Если хочешь поэкспериментировать , то назначай вести протокол того , кто зашел последним , первым , кто пришел в синем , чёрном , опоздал на работу , или того , кто вел в прошлый раз , проделай это в течение полугода , и ты заметишь , как участники собрания начинают подстраиваться под эти неконструктивные условия .

Давай закрепим алгоритм проведения собрания , все этапы я вывел в один список пошаговых действий ниже в таблице :

Как видишь , ничего сложного нет . Главное , на этапе каждого алгоритма проведения собрания помни про ответ на ключевые вопросы : что , как и зачем .

Ответ на эти вопросы будет для тебя как яркий свет в темноте , как маяк для судна в плохую погоду , который позволит достичь цели собрания . Теперь ты точно знаешь скелет самого собрания , который состоит из семи этапов проведения собрания , и точно сможешь провести его . Остается приготовить материал , проинформировать участников собрания и провести его . Прямо как сделай раз , два , три .