Стань эффективнее - [51]

«Проговори , какие темы будут обсуждаться на собрании ». Участникам собрания важно знать , какие темы будут обсуждаться . Для того чтобы подготовить вопросы или получить ответ на волнующие сотрудника вопросы . Но я рекомендую пойти дальше , направить информацию сотрудникам по темам и вопросам , которые будут обсуждаться на собрании , заранее , далее назначить одного ответственного , который , как минимум за один день до собрания , соберет свод вопросов для того , чтобы потом отправить тебе . Это позволит подготовить ответы на вопросы . Как правило , одного дня вполне хватает . При этом будет лучше , если ты возьмешь сначала чуть больший запас времени . Например , собрание состоится через две недели , а значит , уже завтра надо отправить примерный план собрания , назначить ответственного , который соберет список вопросов за семь дней до начала собрания . Так у тебя будет больше времени подготовиться . В дальнейшем этот период можно сократить до одного дня или даже до одного часа .

Почему я не рекомендую собирать вопросы самому , так это то , что многие сотрудники побоятся их задать , чтобы не ставить себя в неловкое положение . При этом запомни – никогда не интересуйся тем , кто задал тот или иной вопрос , – это непрофессионально . Есть вопрос – значит , есть проблема , есть проблема , значит , должна быть задача , решающая эту проблему . Есть задача – должен быть контроль , будет контроль – будет результат . Вот и все . В начале собрания обязательно ещё раз проговори о том , какие темы будут затронуты , и переходи ко второму этапу , который звучит так : « Какие темы , кроме текущей , вы хотели бы ещё обсудить ».

Есть несколько причин , благодаря которым я считаю этот этап очень важным . Первая причина – это проявление лояльности к участникам собрания , так как они понимают , что их мнение важно для тебя . Вторая причина позволяет нам понять , какие ещё вопросы важны для наших сотрудников : «Проговори , какие темы будут обсуждаться на собрании ». В таком случае нужно учесть вот что : обязательно запиши все темы , которые проговорят участники , удели этому две минуты времени . Дальше подумай – сможешь ли ты ответить на эти темы сегодня в конце собрания , если сможешь , то так и скажи . Если нет , то ты можешь спокойно проинформировать участников собрания о том , что эти темы будут рассмотрены на следующем собрании . И конечно , обязательно рассмотри их . Так как сотрудники уважают руководителя , который соблюдает свои обещания и серьезно относится к своим словам , это очень важно . Давай немного порассуждаем о том , что у присутствующих на собрании сотрудников могут быть темы , которые они хотели бы обсудить , а у некоторых их нет . Обычный руководитель запишет темы , обсудит их в конце собрания или на следующем . Сотрудники нервно посмотрят на тех , кто предлагает темы для обсуждения , потому что общее время собрания может затянуться . Твоя задача в этот момент заметить , кто и какие предлагает темы , и после собрания следует обязательно проанализировать их работу . Возможно , они делают её лучше остальных и готовы делать её ещё лучше , если помочь им устранить какие-то проблемы . А может быть , эти сотрудники специально заостряют твое внимание на какой-то проблеме , дабы скрыть своё бездействие , – поэтому работу тех , кто предлагает темы для обсуждений , нужно проконтролировать . И сделать это тебе надо так , чтобы это не выглядело как контроль . В противном случае в коллективе сложится мнение , что если что-то говорить на собраниях , то в ближайшее время в отдел зайдет руководитель и начнет копать . А тебе это не нужно . Тех же , кто , в свою очередь , нервно взглянул на коллегу , который предложил тему для обсуждения , нужно проанализировать : какой он статус имеет в коллективе и как к нему относятся . Каких-то глобальных проверок делать не нужно , просто послушай , как коллеги между собой общаются . Нужно проверить работу этого участника собрания . Выполняется ли она качественно или нет . Если нет и сотрудник не предложит темы на собрании , это говорит о том , что , возможно , его устраивает текущее положение дел и он не готов что -либо менять , так как могут измениться условия работы – станет больше ответственности , появятся новые задачи , требующие больше труда , чего совсем неохота .

Также нужно проверить вот что . Возможно , этот сотрудник справляется со всеми делами , и оказывается , у него нет вопросов , потому что он эксперт и полностью наладил процесс , а таким нужно дать возможность развивать других сотрудников , разрабатывать новые проекты либо расти по карьере , в противном случае , чувствуя свою экспертность и востребованность на рынке труда , он может покинуть компанию .

Помни , если сотрудники говорят , что бы они хотели , высказывают свое мнение – это хорошо , так как ты сможешь понять , что их волнует , о чем они переживают , и тем самым , исправляя это , – даешь им уверенность в тебе как в руководителе и формируешь доверительные отношения . Хотя на большинстве собраний сотрудники просто отсиживаются и отмалчиваются . Как показывает практика , несмотря на то , что они работают вместе на общие результаты компании , каждый в таком коллективе играет сам за себя . Задай вопрос – какие ещё темы интересны , зафиксируй , проговори , когда вы их обсудите , и переходи к следующему этапу :