Стань эффективнее - [50]

Будь уверен в презентации , маркерах , листе флипчарта и в своем почерке . Потому что нет смысла использовать маркеры , если твой почерк невозможно прочитать . Скажешь , что ты так пишешь с детства и уже не переучишься , не надо мне рассказывать – работай над этим и сделай свой почерк достойным листа флипчарта и нового маркера . Мы с тобой уже не в том положении , чтобы краснеть за свои кривые и маленькие буквы . Делаешь – делай , пишешь – пиши нормально .

Далее по программе спикер объявляет перерыв и сообщает аудитории , что перерыв пятнадцать минут . Могу сразу сказать , что это были долгие двадцать пять минут перерыва . Чтобы построить у себя высокоэффективную команду , нужно постоянно работать с персоналом , вырабатывая у него ответственность к бизнес-процессам , а в данном случае участники не только не пытались их соблюдать , они , как неуправляемая масса , передвигались по своим нуждам , и им было без разницы на бизнес-процессы . И это абсолютно нормально . Таких коллективов большинство . В таком случае контроль времени нужно брать тебе или ответственному сотруднику . В своих собраниях я часто использовал простой , но очень действующий метод . Вот послушай .

В аудиториях , где я проводил собрание , были всегда работающие часы , сверенные по моим часам , которые , в свою очередь , сверены с сервером нашей компании . Именно с сервером , а не с мировыми часами . Разница была в две минуты . Но и две минуты могли сыграть свою роль , если их использовать некорректно . Поэтому я поступал так : после проведенного блока собрания я писал время крупными цифрами на листе флипчарта , в котором обозначал время завершения текущего блока и время начало следующего . Тем самым участники собрания контролировали время и приходили вовремя . Поэтому ты тоже можешь использовать этот инструмент . Либо ты управляешь регламентом собрания , либо участники управляют регламентом твоего собрания .

После перерыва начался следующий блок , выступал спикер за кафедрой и использовал распечатанные результаты работы . По идее кафедра для этого и нужна , чтобы на нее положить документы , её , конечно , можно использовать . Главное – распечатай только самые основные документы , так как если их будет много – можно запутаться или что-то уронить . Сразу добавлю , что на своих собраниях я не пользовался кафедрой и распечатками . Во-первых , потому что кафедра – это искусственный барьер между спикером и участниками собрания , во-вторых , я лучше хорошо сделаю презентацию и подготовлюсь , нежели буду использовать шпаргалки . Тебе рекомендую попробовать разные способы и выбрать максимально комфортный . Поэкспериментируй , возможно , тебе удобно с кафедрой , может быть , нет . Так как все-таки основная цель собрания – это формирование понимания участников дальнейших действий , и если это лучше сделать с кафедрой , то делай , если нет , то нет . В этом нет ничего критичного , выбирать тебе , главное – результат .

Следующий спикер вышел с обучением на тему « Как правильно формировать отчет о документах ». Это были самые ужасные сорок минут собрания : во -первых , такая информация тяжело усваивается ; во-вторых , не каждый может похвастаться биноклем , который приготовил на подобное собрание . Время было потрачено только для галочки . Получилось , что мы обучение провели , все рассказали , а кто что не увидел – это не наше дело . С таким подходом далеко не уедешь . Для обучения рекомендую вообще отдельно сделать инструкции , обучать сотрудников небольшими группами и прорабатывать с каждым сложные моменты . Так как лучше потратить на обучение несколько дней и показать действительно дальнейшее отсутствие ошибок , чем просто так потратить время на собрании и показывать нечитаемые слайды . Запомни : если кроме тебя ещё кто-то будет выступать на собрании , обязательно пойми , какую цель человек хочет донести до участников и что для этого будет использовать . И конечно , это надо сделать заранее , а не в день презентации .

В итоге собрание , конечно , затянулось и закончилось на два часа позже . Среди участников собрания были те , кому добираться до дома надо было около двух с половиной часов , я думаю , они были крайне недовольны . Поэтому всегда следи за таймингом . Сокращать перерывы и кофе-брейки – это не наш случай , людям нужно отдохнуть , походить , возможно , выйти на улицу и подышать свежим воздухом , попить воды . Выше были примеры топ-ошибок при проведении собрания , но и это ещё не все . Всегда можно найти направление для развития . Поэтому если у тебя будет возможность пригласить меня на собрание в качестве наблюдателя за процессом с целью улучшения проведения собраний , ты знаешь , как меня найти . А сейчас я дам тебе алгоритм собрания , по которому ты будешь готовиться . Этот алгоритм позволит тебе провести собрание от начала и до конца эффективно . Каждый этап по традиции будем обсуждать . Почему-то сейчас я волнуюсь за твое собрание так , как будто сам буду его проводить . Видишь , как для меня важна твоя эффективность ? Итак , первый этап звучит так :