Стань эффективнее - [19]

Поэтому нам точно нужно изучить , как правильно делегировать и как правильно передать знания другому человеку . Это мы оставим на следующие главы . А сейчас вернемся к блоку « Это может сделать кто-то другой ?» и ответим « нет ». Найди , пожалуйста , этот блок в алгоритме задач . Ответ « нет » говорит лишь о том , что пора взяться за работу самому , а перед этим задать себе следующий вопрос : « Это можно сделать до трех минут ?». Как показывает практика , человек всегда сможет найти отвлекающие его дела и потратить на них гораздо больше времени . Здесь мы вместо того , чтобы тратить время зря , возьмем и сделаем что-то нужное и полезное . Если тебе пришла задача и , проанализировав с самого начала алгоритм , ты понимаешь , что эту задачу можно сделать до трех минут , то сделай её . Вот простой пример : иду я с работы домой и вспомнил , что мне надо уточнить информацию у моего коллеги . Я мог это отложить на завтра , написать письмо по почте . Однако я просто позвонил и получил ответ . Иногда так сложно делать простые дела , что приходится их откладывать , а потом они как снежный ком накапливаются , накапливаются , и в один прекрасный день их становится столько , что легче сменить компанию , чем делать все , что накопилось , так , кстати , многие и поступают . Ошибка заключается в том , что со временем все повторится , так как человек не знает , как с этим справляться , с делами , которые сам накопил . Если есть дело и ты знаешь , что на это уйдет до трех минут , – сделай .

Сделай сейчас , иначе это надо будет сделать потом , а потом будут ещё дела . Так легче сделать сейчас , нежели откладывать и копить . Интересно , возник ли у тебя вопрос : « Что делать , если задача займет четыре минут , пять минут или восемь ?» Что делать с ними тогда ? Ответ прост : есть время – сделай , нет – запланируй . Это будет нашим следующим блоком , после которого мы перейдем к вопросу « Нужно ли разбивать задачу на этапы ?». Давай рассмотрим очень простой пример . Представим , что сегодня замечательный выходной день и можно заняться уборкой по дому . Кроме нашей хозяйки Глории , это никто не сделает , поэтому ей придется делать все самостоятельно . Но вот у нее в руках список задач , которые она составила вчера вечером , используя правила составления целей , ответив на вопрос – что должно быть сделано и к какому сроку . Посмотри на этот список ниже в таблице :

Список этапов , которые составила Глория :

1. Отсортировать вещи по цвету .

2. Загрузить в стиральную машину .

3. Насыпать 50 граммов порошка .

4. Выбрать режим стирки .

5. Запустить процесс .

Вот и все . При этом Глории ничего не нужно записывать , нужно всего лишь понимать , что за чем следует . Время стирки подошло к концу , и пора вешать вещи сушиться . И вот перед Глорией следующая задача :

Список многоходового проекта для Глории будет звучать так :

1. Выключить стиральную машину .

2. Открыть крышку .

3. Положить все постиранные вещи в какую-либо чистую емкость .

4. Отнести их в сушку .

5. Развесить .

6. Завершить до 11.59.

Это абсолютно понятные и логичные вещи . Человек выполняет их автоматически , даже не задумываясь над списком дел . Связано это с тем , что такого рода задачи человек выполняет систематически в течение долгого периода времени . Нам с тобой важно сопоставить такие простые и очевидные вещи с ситуациями из других систем , таких как работа , бизнес , образование . Так как дома мы сможем переделать большинство дел , так как делали это многократно , однако случись какой-либо новой задаче появиться на работе или в бизнесе , как многие из нас перестают анализировать поступающие задачи и переходят непосредственно к их выполнению . Сейчас ты читаешь эту книгу и думаешь – все тут и так понятно , я и так все так делаю . Однако давай с тобой признаем , что и у меня , и у тебя были те задачи , которые мы могли сделать сразу , но не сделали , а потом нам пришлось с этим мириться , или забыть их , или извиняться за нашу забывчивость , хотя мы понимали , что в наших силах было сделать эту задачу .

Давай также вспомним , что некоторые задачи мы могли не делать . То есть мы усердно трудимся , трудимся , а это уже никому не нужно или нужно совсем не то , что мы делали , и мы снова расстраивались . А как же проекты ? Часто ли они были доведены до конца с должным качеством , или все-таки приходилось дополнительно контролировать работу коллег , сотрудников , чтобы понимать , успеем мы выполнить проект или нет ? Возможно , кому-то даже требовалось позвонить , написать , проинформировать , чтобы человек не забыл , приготовил , сделал , отправил и так далее ?

Сейчас я напишу самое часто встречающееся выражение , думаю , для тебя оно знакомо : « Нужно уметь переключаться , когда идешь домой , надо оставлять работу на работе , а когда идешь на работу , надо оставлять дома дом ». Знакомая фраза ? Она могла звучать по-разному , при этому суть в том , что человеку надо переключаться с одной системы на другую . У меня так не получается . Мне кажется , эту фразу придумал руководитель , который не захотел вникать в проблему сотрудника , а просто сказал : « Ты пришел на работу – работай ». Также эта фраза пришла к нам от тех людей , которые не успевали что-либо сделать на работе и несли это домой , и это абсолютно нормально . Это говорит о том , что человек дорожит своим местом работы и поступает ответственно . Но он ещё не знает , что с этим делать . Я же считаю , что невозможно переключиться . И вот несколько примеров .