Совещания по Адизесу - [21]

Использование разной планировки помещения может стать визуальной подсказкой участникам, на какое совещание их собрали. Если столы отсутствуют, то они будут знать, что проводится совещание по решению проблем и от них ожидается помощь руководству в поиске хороших решений. Однако же, если столы расставлены в формате зала заседаний, значит, это совещание по внедрению, и ожидается, что они будут вести записи, а затем предпринимать требуемые действия и добросовестно исполнять данные инструкции.

Изучим различные варианты организации помещений и оценим, для какого мероприятия они подходят более — для совещания по решению проблем или для совещания по внедрению.

Это помещение представляет собой стандартную комнату, формирующую среду для проведения совещания по решению проблем. Однако заметьте, что если впереди, вне «подковы», поставить единственное кресло, как это показано на схеме, то ведущий сразу оказывается сидящим во главе стола либо на подиуме, и теперь уже помещение готово для проведения совещания по внедрению.

Это комната слушаний сената, которая, хоть и имеет форму «подковы», все же спланирована так, чтобы создать среду для проведения совещаний по внедрению. Это можно заметить и по тому, как используются столы: будучи расположенными на переднем плане, они оказываются в самом фокусе восприятия; за ними сидят те, к кому обращены вопросы и от кого ожидаются выступления.

Интересным способом организации помещения для совещания по внедрению является «заседание стоя». Проведение совещаний «на ногах» используется в рамках различных совещательных технологий, например, в Agile[24] (Beck et al. 2001). Такие совещания проводятся стоя (Yip 2011) и тем самым помогают людям сконцентрироваться на вынесенном на рассмотрение вопросе и значительно сокращают длительность самого совещания.

Глава 14. Совещания по внедрению: правила игры / регламент

Правила, устанавливаемые для совещаний по решению проблем, призваны замедлить ход мероприятия, дать каждому присутствующему шанс быть услышанным и тем самым создать обучающую среду. При проведении совещания по внедрению обучающая среда должна гарантировать исключительную эффективность.

Обычно председательствующий ведет заседание, продвигаясь по повестке и обращаясь к присутствующим по именам. Ключевым различием является тот факт, что если во время совещания по решению проблем все участники имеют равную возможность поделиться своими соображениями, то на совещаниях по внедрению именно председательствующему принадлежат полномочия решать, кому предоставлять слово, в каком порядке и насколько долго.

Во время некоторых совещаний по внедрению может быть введено дополнительное правило: весь информационный материал раздается для ознакомления до начала заседания. Если присутствующие начнут знакомиться с материалами непосредственно во время совещания, это и растянет совещание во времени, и будет отвлекать участников от стоящей перед ними задачи.

Глава 15. Совещания по внедрению: временное измерение

Желательно, чтобы у всех совещаний, независимо от их типа, и начало, и конец были четко заданы во времени. Что касается временного измерения, то есть единственное расхождение между совещаниями по решению проблем и совещаниями по внедрению: команда по принятию решения должна быть распущена, как только решение найдено (пройдет финализацию или закрепление). Она не должна продолжать работать в постоянном режиме. Совещания по внедрению, наоборот, могут существовать столько, сколько существует сам отдел или же длится проект.

Глава 16. Совещания по внедрению: стратегия / повестка совещания

Последовательность действий на совещании по решению проблем включает в себя восемь этапов процесса принятия решений, и им следуют так, как показано в главе 9. Для совещания по внедрению используют более регламентированную повестку.

Регламентированная повестка зависит от конкретных задач проводимого совещания по внедрению. Требуется ратификация решения? Обычно решения получают свою финализацию на совещании по решению проблем, но в отдельных случаях, например когда требуется одобрение совета директоров или другого полномочного органа, финализация решения может происходить на совещании по внедрению.

Прием сотрудников на работу, увольнение, распределение вознаграждений (бонусов) и крупное инвестирование — это примеры решений, которые могут потребовать ратификации высшего руководства. Общее решение может быть ясным, но некоторые его составляющие нуждаются в одобрении «верхов». Если этими «верхами» является один человек, то потребности в совещании не возникает. Если же, как это часто бывает, это целая группа людей, со стороны которых необходима ратификация, тогда следует созывать совещание.

Ратификация — это одобрение, которое дает высшее руководство, не используя право вето по отношению к решению.

Пример

Американский сенат ратифицирует законопроекты. Каждый сенатор имеет право проголосовать «за» или «против» того или иного законопроекта. Если достаточное количество сенаторов проголосует «за», фактически тем самым не налагая на законопроект вето, то законопроект или решение отправляются далее, на стол президенту. Президент также ратифицирует законопроект: ставя на нем свою подпись, он придает законопроекту статус закона. Президентская ратификация проводится одним человеком, поэтому не требует созыва совещания, и все же совещание проводится. Однако оно имеет своей целью скорее разъяснение, чем собственно ратификацию.