Совещания по Адизесу - [20]

Кто: кто должен исполнять поручения? И если «кто» для конкретного поручения не указан, то будет весьма затруднительно контролировать исполнение такого поручения.

Обратимся к тому же примеру, который уже использовали, когда обсуждали определение задачи в рамках совещаний по решению проблем. Проблема заключалась в недостатке финансовых средств, требуемых для вложения в покупку новых компьютеров и создание коммуникационной сети для нашей организации.

Примечание

В некоторых случаях «когда», или срок исполнения поручения, требуется откорректировать. Проволочки досадны, но это обычное явление. Первое правило в ситуации возможной задержки — оповестить о ней заблаговременно, до наступления часа икс. В этом случае либо подключается больше ресурсов с тем, чтобы поручение можно было завершить к установленному сроку, либо предпринимаются какие-то другие действия, позволяющие учитывать ситуацию задержки. Крайне не рекомендуется затягивать информирование о задержке до того момента, когда выйдут все сроки.

Предположим, в нашем случае существует согласованное решение проблемы и мы заручились поддержкой со стороны тех людей, чье содействие потребуется для практического осуществления этого решения, но все же необходимо разъяснить его всем задействованным сторонам, так как они уже горят желанием получить доступ к этим фондам с целью закупки нужного оборудования. Для такого разъяснения требуется не совещание по решению проблем, а, скорее, совещание по внедрению. Итак, задача будет определена следующим образом.

Что: получить кредитную линию для бизнеса с плавающей процентной ставкой серии «Свобода превыше всего» от Банка Америки в пределах 400 000 долларов.

Что не: не соглашаться на процентную ставку выше 8,2%. Убедиться, что нет никаких комиссионных за превышение кредитного лимита. Кредитного обеспечения не предлагать.

Как: отправиться в филиал Банка Америки и проконсультироваться с Джеком Питерсом, ведущим специалистом по корпоративным займам. Взять с собой всю требующуюся документацию.

Когда: до 1 августа.

Кто: финансовый директор.

Приведенная таблица предлагает сравнение всех что, как, когда и кто, как они были определены для совещания по решению проблем и сейчас, в примере с совещанием по внедрению.

Сравнительная таблица типов совещаний

Глава 12. Совещания по внедрению: игровые позиции / роли

Большинство ролей, необходимых для совещания по решению проблем, при проведении совещаний по внедрению не требуются. Например, на совещании по внедрению имплементор выполняет также роль интегратора. Этот человек — его часто называют председательствующим — будет как руководить проведением совещания, так и обладать полномочиями по осуществлению принятого решения, а также нести за это ответственность.

Во время совещания по решению проблем мы руководствовались желанием подстегнуть дискуссию даже под угрозой значительного обострения разногласий. Именно поэтому мы разделили роли имплементора и интегратора, и именно поэтому закрепили за остальными присутствующими роль ресурсов. На совещании по внедрению нашей задачей является контроль над практической реализацией. И потому мы не разделяем роли имплементора и интегратора и не приписываем остальным участникам роль ресурсов.

В противоположность совещанию по решению проблем на совещании по внедрению вам захочется видеть прирожденного администратора, который будет все подробно протоколировать. Этот протокол разительно отличается от отчетов, которыми завершаются совещания по решению проблем, но столь же важен.

Предоставление соответствующей документации о том, как проходило совещание, — лучший способ гарантировать, что обсужденная информация станет частью коллективной памяти организации. Кроме того, наличие таких документов повысит шансы полной практической реализации принятых решений, так как обеспечит условия для ясного понимания всеми того, что ожидается от каждого человека.

Убедитесь в том, что протокол содержит следующую информацию:

• дата и место проведения совещания;

• данные участников: полное имя, характеристика (функции, должность), организация, подразделение, к которому принадлежит каждый участник;

• подробные записи о розданных поручениях. В определенных случаях информационная система организации разрабатывает для этого специальный компьютеризированный шаблон.

Глава 13. Совещания по внедрению: поле для игры / совещательная среда

Помещение, в котором проводятся совещания по решению проблем, следует организовать таким образом, чтобы создать обучающую среду — пространство, в котором все присутствующие беспрепятственно могут видеть друг друга и легко поддерживать ход диалога. Иные правила применяются при проведении совещания по внедрению.

Если при проведении совещания по решению проблем стулья расставляются подковой, чтобы каждый присутствующий мог видеть лица всех остальных, то на совещании по внедрению участники рассаживаются вдоль стола, во главе которого сидит председательствующий.

Разница заключается в том, что если на совещании по решению проблем информация идет по восходящей, «снизу вверх», то на совещании по внедрению спускается «сверху вниз». Таким образом, обстановка помещения напоминает организацию зала заседаний, классной комнаты или аудитории. Председатель занимает место лицом к помещению, во главе стола или же на подиуме так, чтобы с каждым из присутствующих у него был контакт глазами. Плюс ко всему, поскольку предполагается, что люди будут вести записи, желательно иметь столы. При проведении совещания по решению проблем столы как раз нежелательны.