Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура - [5]
1.7. Инструменты организационного проектирования
В книге будут рассмотрены различные инструменты, которые помогают осуществлять оптимизацию бизнес-процессов и организационной структуры. Все эти инструменты можно разделить условно на два типа — простые и сложные.
На практике при оптимизации деятельности часто встает вопрос о выборе типа инструмента. Простые инструменты более легки в использовании, сложные — дают более информационно-емкий результат. При выборе того или иного инструмента следует руководствоваться принципом целесообразности. Суть принципа состоит в том, что сначала нужно взвесить выгоды и затраты от применения каждого инструмента, и только после это принимать окончательное решение о выборе.
При этом рекомендуется постоянно помнить и использовать закон Парето: при решении любых задач зависимость между усилиями и результатами имеет насыщение. В большинстве случаев оказывается, что если усилия прикладываются в правильной последовательности, то 20 % первоочередных усилий дают 80 % результата (см. рис. 1.14).
При оптимизации деятельности компании в первую очередь нужно выбирать инструменты, относящиеся к зоне «20 на 80». Это позволит сэкономить усилия и достичь за короткое время наибольших результатов. Только потом, когда все резервы простых инструментов исчерпаны, а цели развития требуют дальнейшего совершенствования предприятия, наступает очередь применения сложных подходов.
В книге будет описано, какие инструменты относятся к простым, а какие к сложным. Пример простого инструмента — вертикальное описание бизнес-процессов, его нужно использовать в первую очередь. И только тогда, когда исчерпаны возможности этого инструмента и требуется последующее совершенствование, можно переходить к более сложному — горизонтальному описанию бизнес-процессов.
Глава 2. Технология структуризации и описания компании
2.1. Четыре шага описания компании
В предыдущей главе были названы основные этапы построения и оптимизации компании:
Этап 1. Разработка модели организации «как есть».
Этап 2. Анализ модели организации «как есть».
Этап 3. Разработка модели организации «как надо».
Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».
Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».
В этой главе будет подробно рассмотрен первый этап — разработка модели или описание компании «как есть», который в свою очередь состоит из четырех шагов (см. рис. 2.1).
Первый шаг — описание бизнес-направлений, реализуемых компанией. Под бизнес— направлениями понимают основные направления деятельности компании, которые формируют ее доход и имеют определенную технологическую однородность.
Для организации, разработавшей стратегию и формализовавшей ее в виде стратегического плана, перечень бизнес-направлений должен быть сформулирован в разделе, описывающем продуктово-рыночную составляющую стратегии2.
Второй шаг — описание бизнес-процессов, направленных на реализацию данных бизнес— направлений.
Третий шаг — описание организационной структуры компании, и, наконец, четвертый — распределение ответственности за бизнес-процессы между структурными единицами.
Подходы к решению задач каждого этапа существуют, конечно, различные. Особое внимание хочется обратить на методики, используемые при описании бизнес-процессов.
Первая из них — называемая вертикальным описанием, является простой, быстрой и позволяет описывать работы бизнес-процесса и их иерархию. В результате создается целостное, не перегруженное деталями описание процесса. В случае, когда информативность такого результата оказывается недостаточной для проведения дальнейшего анализа деятельности «как есть», используется вторая методика, более сложная, и, следовательно, требующая большего времени — горизонтальное описание. При горизонтальном описании деятельности помимо самих работ бизнес-процесса выявляются возникающие между ними взаимосвязи, соответствующие материальные и информационные потоки, а также входы и выходы каждой из работ. Рассмотрим далее подробно каждый из шагов описания компании.
2.2. Шаг 1 — Описание бизнес-направлений компании
2.2.1. Декомпозиция и критерии декомпозиции
Для правильного описания бизнес-направлений деятельности предприятия следует остановиться на рассмотрении таких понятий как «декомпозиция» и «критерий декомпозиции».
Декомпозиция — это разбиение сложного объекта на составные части, обладающие функциональной независимостью, свойства и функции которых изучать проще, чем всего объекта.
Критерий декомпозиции — это критерий, на основе которого производится декомпозиция.
Следующий пример наглядно демонстрирует эти понятия. Исходная ситуация: есть шары двух цветов — белые и черные, при этом шары сделаны из различных материалов — дерева и железа. Поставлена задача: структурировать (упорядочить) шары, то есть выявить между ними взаимосвязи, и построить их иерархическое дерево или классификатор. Теоретически возможны следующие варианты решения данной задачи.
