Про INFO. Разложить все по полочкам - [8]

В общем, запомните: семь плюс-минус два – и используйте. Выручает – проверено.

Имена и структура каталогов

Порядок – прежде всего!

Три основных принципа, рассмотренных в разделе об именах файлов, в полной мере относятся и к наименованиям каталогов. Различия между файлами и каталогами определяются их разными функциями. Если говорить упрощенно, то файлы нужны для работы, а папки – для упорядочивания файлов. Этим целям и должны подчиняться имена каталогов. Поэтому общий принцип при построении системы каталогов – разбиение на группы (категоризация), чтобы проще было искать нужный материал. Общие советы по группировке объектов – следующие.

Мухи отдельно, котлеты отдельно. Тексты отделяем от фотографий, работу от личных дел. Как ветви деревьев уже не срастаются, так и здесь объединить папки уже не получится. Поэтому изначальную иерархию нужно тщательно продумать. Или же попробовать разные варианты (в конце концов, копирование и перемещение файлов занимает не так уж много времени) и выбрать наиболее удобный.

Делить по контенту и контексту. В одном случае файлы фотографий удобно отделить от текстовых файлов и от таблиц. В других случаях, напротив, удобно, чтобы и тексты, и сопровождающие фото, и подтверждающие таблицы лежали в одной папке. Все зависит от конкретики (контекста), но в любом случае определяющим фактором будет содержание (контент).

Группы и списки. Ранжирование папок нужно проводить так, чтобы навигация по ним была эффективной и оперативной. В любом случае стоит руководствоваться правилом 7±2 и не допускать, чтобы на одном уровне находилось более 10 разнотипных объектов. Исключение: одноранговые папки, среди которых навигация осуществляется в алфавитном порядке.

Статус папок. Наиболее распространенная операционная система (OS Windows) не позволяет нам задавать нестандартный вид папок, скажем, выделять их цветом, как это можно делать на Mac OS. Но есть некоторые хитрости. Например, экономно использовать заглавные буквы и помечать ими только «большие» (значимые) папки. Так можно на одном уровне разделить папки на два разных статуса: имена важных папок будут записаны заглавными буквами, остальные – строчными (к слову, по неписаным правилам Интернета писать заглавными буквами в сети означает КРИЧАТЬ). Или же можно интегрировать в имена папок особые текстовые маркеры (например, аббревиатуры). А если в начало имени каталога подставлять цифры (обозначающие статус), то, упорядочив папки по алфавиту, мы одновременно построим их и по ранжиру.

Можно ли привести пример идеальной структуры каталогов? Едва ли. Слишком личное это дело – упорядочивание собственной информации. Но когда вы на чужом компьютере без долгих пояснений ориентируетесь во всей полноте данных или когда на ваших глазах специалист без пауз оперирует огромным массивом информации – знайте: перед вами примеры очень эффективных информационных структур.

Поле «Тема письма»

Re[99]…

Поверьте, программисты Microsoft, как бы их ни ругали системные администраторы, очень неглупые люди. И если они ввели в шаблонах электронной почты графу «Тема письма», то сделали это не для того, чтобы она заполнялась значениями «Re[18]» (18-й ответ на начальное письмо – подставляется автоматически) или записями типа «Привет!» (с этого слова должно начинаться тело письма). Не менее забавно смотрится в теме письма фраза «Это я!». Если вы пишете не со своего личного ящика, то надо указать, кто это «я»; а если со своего – то все и так узнают, что это вы, по данным отправителя.

Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать по существу его содержание. Причем это верно как для тех писем, что прислали вам (папка «Входящие»), так и для тех писем, что написали вы сами (папка «Отправленные»). Согласитесь, в этом смысле «Иванов – Петрову: фотографии семинара» удобнее, чем письмо с темой «Re[6]: семинар», к которому прикреплены фотографии.

Вам пока не понятно, насколько это актуально? Тогда дождитесь, когда вам будет приходить по 50 писем в день и когда вы сами будете отправлять столько же. Тогда вы оцените удобство графы «Тема письма» в полной мере. А пока приучайте себя:

• указывать в теме письма его суть одним тезисом (от двух до пяти слов) («Ответ на заявку и два уточняющих вопроса»);

• если переписка ведется не по личным адресам (на общий адрес или с общего адреса), указывать и адресата, и отправителя письма («Иванов – Петрову: координаты сервисного центра»);

• в особо важных письмах использовать верхний регистр букв (только не забывайте, что это означает КРИК): «Иванов – Петрову: СРОКИ по вашей заявке ИСТЕКАЮТ через 2 дня»;

• ставить себя на место получателя писем и думать о том, понятно ли по теме письма, что ждет его читателя («Re[98]: Вот, что я хотел сказать, пока не сказал то, что не хотел сказать»).

Все эти меры позволят вам, упорядочив письма по адресату или по теме, быстро путешествовать по вашей корреспонденции. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем. К слову, файлы писем, сохраняемые из Outlook на жесткий диск (или флешку), именуются системой именно по теме письма, и здесь уже, не открыв письмо, вы его не просмотрите, более того – два разных письма с одинаковой темой «Заявка» в одном каталоге сохранить не получится.