Про INFO. Разложить все по полочкам - [9]
Большинство почтовых клиентов позволяют еще и заводить отдельные папки, в которые по заданным правилам будет автоматически помещаться входящая/исходящая почта – например, все письма от одного адресата. При разработке структуры этих каталогов и их имен с некоторыми оговорками можно применять принципы каталогизации, описанные в предыдущих эпизодах.
Резюме (Шаг 2)
Все описанные в «Шаге втором» приемы призваны облегчить жизнь как самому автору информационных продуктов (файлов, писем и т. д.), так и их получателю. Приучая себя применять эти правила, мы тратим не так уж много сил сейчас, чтобы сэкономить массу времени потом («Лучше день потерять, потом за пять минут долететь…»). Так что потратьте немного усилий «на входе» (в самом начале информационной работы), чтобы получить значительную экономию «на выходе» (в процессе этой работы).
• Введите и приучите себя соблюдать логичную и понятную систему именования файлов. Отражайте суть, дату создания (по необходимости) и любые другие необходимые сведения в их названиях. Так будет удобнее и вам – при поиске файлов, и получателю ваших материалов.
• Разработайте и внедрите в свою практику осмысленную иерархию каталогов. При наименовании папок используйте различные приемы, упрощающие навигацию по вашим информационным массивам. Классифицируйте информацию по значимым для вас критериям и сокращайте время, затрачиваемое в дальнейшем на ее поиск.
• Активно и эффективно используйте графу электронной почты «Тема письма». Отражайте в ней кратко суть писем и важные подробности. Этим вы упростите жизнь своим контрагентам, а себе облегчите поиск писем в папке «Отправленные».
В общем, задумайтесь о том, эффективно ли вы используете имена файлов / каталогов / писем и т. п. И если здесь есть скрытые резервы, постарайтесь их задействовать. В дальнейшем это принесет ощутимую выгоду.
Шаг 3. Ваш информационный фонд
Полным-полна моя коробочка…
В «Шаге первом» мы думали о взаимоотношениях с внешним миром (о наполнении визитки, о том, как выглядит наш e-mail, и т. д.). В «Шаге втором» создавали удобства, одинаково выгодные как нам самим, так и получателям наших файлов и писем. В «Шаге третьем» мы думаем только о себе любимых. Какими средствами облегчить себе жизнь в современном мире, где мобильный телефон обновляют раз в полтора года, компьютер – раз в два года, а работу (или рабочие проекты) некоторые меняют даже чаще, чем мобильник и ноутбук? Как обустроить свой информационный фонд, чтобы его сохранность не вызывала опасений, чтобы эти постоянные «информационные переезды» не сопровождались стрессом? Как не потерять ничего важного в процессе повседневной работы или апгрейда и как не тратить на действия по сохранению своих информационных фондов уйму сил и времени? Ответы – в «Шаге третьем».
Регистрация – навигация – анализ информации
У меня все ходы записаны!
Деньги любят счет, а информация любит учет. Регистрация большинства входящих и исходящих информационных продуктов для профессионального информационного работника необходима. У нотариуса вы ставите подпись в журнале выданных документов, где указаны все данные по вашему вопросу. В сервисную книжку вашего автомобиля вписывают работы, выполненные на очередном техническом обслуживании. И так далее и тому подобное. На самом деле любая информация так или иначе складируется в ваших фондах – письма сохраняются в папках почтовой программы, прочитанные журналы собираются в аккуратные (или не очень) стопки. Но если накопление и упорядочивание поставить на профессиональный уровень, можно извлечь из этого немалую пользу.
Грамотная регистрация создает предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Если вы тратите по пять минут, чтобы найти электронное письмо, и если полчаса у вас уходит на то, чтобы отыскать договор в шкафу с документами, это означает, что навигация по вашим архивам затруднена. По оценкам некоторых исследователей, среднестатистический офисный работник тратит на такую ненужную работу до 50 % своего времени. Это ужасает, ведь информационный профессионал не может позволить себе такого расточительства, но и обнадеживает – буквально «под ногами» лежат ресурсы, которые можно высвободить, нужно только приложить усилия.
Если регистрация действует эффективно, а навигация происходит оперативно, значит, вам доступна одна из главных функций информационного работника – анализ информационных фондов. Кому из тружеников офиса не приходилось писать отчеты? Кто не оценивал, сколько средств потрачено и сколько, исходя из этих трат, понадобится в будущем? Все информационные продукты (отчеты, подсчеты и т. п.) – результат анализа информации.
Итак, если вы можете назвать себя информационным работником, то есть если большую часть времени вы трудитесь интеллектуально, а не физически, то запомните эту триаду: регистрация – навигация – анализ информации. И в своей деятельности опирайтесь именно на этих трех китов.
• Если в вашей машине до сих пор нет «бортжурнала», заведите его как можно скорее. Вносите в него (регистрация) все: адреса магазинов, где приобретались запчасти, их маркировку и стоимость, адрес автосервиса, когда и какие работы были проведены, их стоимость, а также мысли и заметки – за чем следить, на что обратить внимание. Вы сможете точно подсчитать свои расходы, запланировать очередные работы, сравнить цены и т. д.
Удвоение бизнеса – очень простая идея. Продавать в два раза больше, получать в два раза больше прибыли и приносить домой в два раза больше денег – все это очень привлекательно. Эти цели никак не ассоциируются с гигантскими усилиями, которые понадобились бы для, казалось бы, невозможного десятикратного роста. Иногда люди, занимающиеся бизнесом, думают, что секрет успеха – в тяжелом, упорном труде: засиживаться в офисе допоздна, выполнять все больше и больше работы. Однако если вы в силу старых привычек лишь начинаете больше работать, то вряд ли добьетесь роста.
В современных условиях высока потребность рынка труда в специалистах-управленцах разного уровня. От уровня профессиональной подготовки и личностных качеств менеджера напрямую зависит успех компании.В книге подробно описан портрет менеджера, включающий содержание и условия труда, доминирующую профессиональную направленность, профессиональный тип личности, доминирующие интересы, дополнительные интересы, необходимые качества, медицинские ограничения, родственные профессии, перспективы профессионального роста и проч.Кроме того, в книге представлены специалисты, задействованные в торговой сфере.
В современных условиях высока потребность рынка труда в специалистах-управленцах разного уровня. От уровня профессиональной подготовки и личностных качеств менеджера напрямую зависит успех компании.Книга посвящена общению в деятельности менеджера. Здесь подробно рассказано о коммуникабельности менеджера, деловой беседе, публичных выступлениях менеджера, деловых совещаниях и заседаниях, деловых переговорах, технике переговорного процесса, сохранении имиджа менеджера в спорах и конфликтах, а также об особенностях международного партнерства.
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Стратегический менеджмент».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Стратегический менеджмент» в высших и средних учебных заведениях.
Вами владеют честолюбивые замыслы создать крепкую компанию, в которой ваше слово будет для всех законом? Тогда эта книга – для вас!Едва ли в российской истории можно найти еще какую-то личность, кроме И. Сталина, которая бы ассоциировалась с образом настоящего вождя. А ведь очень многие из методов управления, которые культивировались при нем, как раз и позволят вам создать прочную компанию. И если культ личности в масштабах страны был злом, то почему бы ему не стать благом в рамках вашей фирмы? Освойте сталинские методы управления – и вы станете настоящим вождем своей компании!
Чем отличаются мужской и женский стили управления бизнесом? Как решает конфликты мужчина-руководитель и как это делает женщина? Как реагируют на неудачи бизнесмены и бизнес-леди? Чем отличается их манера ведения переговоров? А может, вообще нет никакой обусловленной полом разницы? И стиль руководства бывает либо эффективным, либо неэффективным?Автор анализирует особенности взаимодействия мужчин и женщин на ниве бизнеса, опираясь на свой богатый опыт работы в организациях, различных как по структуре, так и по отраслевой принадлежности.