Про INFO. Разложить все по полочкам - [7]
Дата в названии файла. Если информация о содержимом файла – наиболее важная часть его имени, то дату добавляют в конце. Если же работа идет с версиями документа или со «скоропортящимся продуктом» (данными, актуальность которых зависит от времени их создания и редактирования), то цифры лучше размещать в начале имени. Дату «детализируют» до нужной точности: биржевые сводки могут быть выписаны с точностью до минуты, а материалы для доклада на ежегодном семинаре – с точностью до месяца. Наши файлы с заявками (см. примеры в предыдущем пункте) при указании дат в названии преобразуются в «Заявка_техн_2_ноута_май_2009.doc» или в «12_05_09_Заявка_канц_месяц. doc».
Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла. Если вы постоянно работаете с однотипными материалами, если эти материалы ориентированы на круг пользователей, знакомых с системой сокращений, которая принята в вашей среде, то имеет смысл пользоваться этими сокращениями или аббревиатурами. В нашем примере «Заявка» может стать «ЗВК», а если понадобится написать «Заявление» – оно станет «ЗВЛ». Используя сокращения, в названии можно уместить больше данных.
Чтобы показать, как можно комбинировать все три рассмотренных принципа, приведу в качестве примера имена файлов, в которых они сочетаются. Оба файла не созданы, а только получены мною от грамотных информационных поставщиков.
Первый файл – из моего mp3-плеера. По утрам я закачиваю в него новостные и тематические радиопередачи «Би-Би-Си» (через службу «подкастов» – podcasts). Вот конкретный файл – tae_20080905-1700.mp3. В нем отображена аббревиатура TAE (Talk About English), передающая суть аудиофайла (радиопередачи об английском языке), а также указана дата создания файла в формате _ГГГГММДД-ЧЧММ (5 сентября 2008 г. 17 часов 00 минут).
Второй пример – из рабочей папки моего компьютера. Текстовый файл «А-ЖГН-Н_26.05–01.06.2008.doc» скрывает «Аналитический отчет по жилой городской недвижимости за неделю с 26 мая по 1 июня 2008 г.». Сравните, насколько короче стало имя файла. Здесь мы опять видим аббревиатуру, которая шифрует суть файла, а также временную «принадлежность» документа в формате ДД.ММ-ДД.ММ.ГГГГ.
Конечно, значительную часть информации о файлах (дату создания и редактирования и т. д.) можно узнавать через меню «Свойства» или выстроив файлы в каталоге в виде таблицы. Но и в первом и во втором случае поиск потребует дополнительных усилий (выделить файл, посмотреть его свойства; зайти в меню, настроить вид папки). Если же грамотно именовать документы, то в дальнейшем удобнее будет работать и вам, и получателю создаваемых вами материалов.
Семь плюс-минус два
Берегите голову
Один мой коллега, садясь в лифт, забыл, на какой этаж ему нужно было ехать. Другой сотрудник, дойдя до тумбочки с канцелярскими принадлежностями, спросил: «Никто не помнит, зачем я сюда пришел?» Я работаю не в психиатрической клинике… Я тружусь в нормальном офисе. Если вы и сами испытываете информационные перегрузки, то понимаете, что я не привираю и не преувеличиваю.
Эти два примера из повседневной жизни я привел, чтобы показать, как мало места в нашей голове. Дело в том, что первый мой коллега, подходя к лифту, дважды поговорил по мобильному телефону, а второй по пути к тумбочке решил два-три текущих вопроса. Оба забыли о первоначальной цели, так как у них не хватило «оперативной памяти», чтобы удержать основную задачу на фоне других, решаемых попутно.
В 1950-х годах западный ученый Джордж Миллер решил измерить усредненный объем такой «оперативной памяти» и пришел к выводу, что среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти семь плюс-минус два параметра. С его работы «Магическое число семь плюс минус два» (1956), по сути, началась вся современная инженерная психология. Мы не будем углубляться в эту тему, а просто запомним «магическое число» (7±2). У человека действительно «высокие» отношения с этой цифрой: вспомните хотя бы, сколько цветов в радуге и сколько нот в музыкальной грамоте…
При чем здесь информационная работа? Да ведь, выполняя ее, мы только и делаем, что удерживаем в голове фрагменты информации. А Джордж Миллер однозначно заявляет, что если у нас в голове находится в оперативной работе больше девяти информационных единиц (задач, фактов, цифр и т. п.), то мы наверняка что-то забудем. Или потратим уйму сил на то, чтобы ничего не забыть. И все равно забудем. Доказано практическими исследованиями…
Так что, разрабатывая систему маркеров для ваших файлов (см. выше) или систему наименования папок на вашем компьютере (см. ниже), обязательно учитывайте правило «7±2». В идеале объектов, которыми вы оперируете (типов файлов, одноуровневых папок в структуре каталогов и т. п.) должно быть не больше пяти-семи – чтобы обеспечить небольшой запас восприятия информации.
Да и вообще, отвлекитесь и подумайте: сколько людей находится у вас в подчинении (больше десяти? разбивайте на группы и назначайте старших в каждой из них); сколько документов лежит в стопке «срочно» (больше десяти? разбейте на категории «сверхсрочно» и «важно»). Ну и так далее и тому подобное.
Удвоение бизнеса – очень простая идея. Продавать в два раза больше, получать в два раза больше прибыли и приносить домой в два раза больше денег – все это очень привлекательно. Эти цели никак не ассоциируются с гигантскими усилиями, которые понадобились бы для, казалось бы, невозможного десятикратного роста. Иногда люди, занимающиеся бизнесом, думают, что секрет успеха – в тяжелом, упорном труде: засиживаться в офисе допоздна, выполнять все больше и больше работы. Однако если вы в силу старых привычек лишь начинаете больше работать, то вряд ли добьетесь роста.
Что нас мотивирует в работе? Чего хотят сотрудники от своей работы? Как можно повлиять на мотивацию в команде? В этой книге вы найдете полезные практические рекомендации, подкрепленные фундаментальными научными исследованиями известного американского социолога Фредерика Херцберга. Насколько бесспорны эти рекомендации – читайте «непридуманные истории» из повседневной практики HR.
Лозунг, провозглашенный Сталиным в 1935 году "Кадры, овладевшие техникой, решают все!", был не очень оригинальным. За 2500 лет до него Сократ сказал: "В каждом человеке есть солнце. Только дайте ему светить". За всю историю человечества деятельность любых организаций, от первобытных отрядов охотников до современных транснациональных корпораций, основывалась на одной и той же базе: на людях, которых теперь принято называть персоналом. А с помощью каких приспособлений, устройств и механизмов осуществляется деятельность персонала – зависело от технологий, которые когда-то были новыми.
Готовых рецептов успеха не существует. Но опыт лидеров, которые уже смогли построить выдающуюся карьеру и создать отличные команды, просто обязан стать мощным мотиватором для тех, кто только начинает свой путь наверх. Илья Кретов, генеральный директор eBay на глобальных развивающихся рынках, предлагает взглянуть сквозь «стеклянный потолок» на людей, которые уже преодолели этот барьер, и задуматься, как каждый из нас может превратить, казалось бы, недосягаемый потолок в надежный пол под своими ногами. Эта книга — о том, как люди в разных странах воплощают свои увлечения в успешные бизнес-проекты и становятся лидерами, меняющими мир к лучшему.
Это новое учение о менеджменте, созданное на основе 30-летнего управленческого опыта автора и последних научных исследований в области биологии, нейробиологии, эндокринологии и позитивной психологии. Виталий Антощенко проводит ревизию общепринятых, консервативных подходов к управлению и предлагает новый взгляд на работу с людьми, исключающий выгорание руководителя и создающий рабочую среду, в которой сотрудники инициативно действуют на благо бизнеса. В центре новой идеологии — понятие Власти, но не как инструмента насилия, доминирования и принуждения, а как инструмента создания и удержания баланса.
Практичные рекомендации мирового эксперта, которые помогут собрать сильную и результативную команду. Почему так важно окружать себя самыми лучшими? Потому что именно решения, связанные с людьми, определяют, будет бизнес успешным или провальным. Чтобы добиться успеха, нужно найти людей с высоким потенциалом, помочь им вписаться в вашу команду и развивать их. Этот рецепт успеха очевиден — и тем не менее лишь немногим менеджерам удается реализовать его. Эксперт по поиску персонала с мировым именем Клаудио Фернандес Араос в своей книге описывает основные препятствия, которые мешают принимать результативные решения, связанные с кадрами, и предлагает системные проверенные решения. Короткие и емкие эссе, объединяющие двадцатилетний опыт автора, актуальные исследования в менеджменте и психологии и кейсы, помогут вам: определить свои ошибки в подборе персонала; нанимать лучших людей; выявлять и использовать сильные стороны ваших сотрудников; создать сильную и успешную команду. Для кого эта книга Для владельцев малого бизнеса, менеджеров любого уровня и сотрудников, отвечающих за подбор и наем персонала.