Про INFO. Разложить все по полочкам - [6]
В «Шаге первом» речь шла об «одежке» информационной, то есть о том, с чего начинается общение. Итак:
• обязательно обзаведитесь визитками и всегда (!) держите их под рукой;
• тщательно продумайте наполнение собственной визитной карточки, если ее вид не регламентирован корпоративными стандартами; визитка должна предоставлять все необходимые для успешной работы контакты, но при этом быть лаконичной;
• продумайте наполнение подписи к электронному письму; здесь вы можете дать больше информации (по сравнению с визиткой), но возникает проблема «самоограничения» в предоставлении сведений о себе и о компании; итоговый текст впишите в шаблоны почтового клиента, автоматизировав таким образом эту работу;
• вид вашего электронного адреса должен соответствовать деловым стандартам: ники и псевдонимы недопустимы (причем они не приветствуются, даже если речь идет о резервных – личных – ящиках);
• многие первичные письма можно сопровождать дополнительной информацией о себе (фотографией в электронном виде, небольшим бэкграундером со сведениями о себе или компании, текстовым файлом, ссылками на сайт компании и т. д.); руководствуйтесь соображениями целесообразности – ставьте себя мысленно на место получателя и не перегружайте его ненужной информацией.
Вся ваша «информационная одежка» требует крайней внимательности, аккуратности и даже педантичности. Помните: по ней встречают и выносят первое впечатление.
Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем и т. п.
Что в имени тебе моем?
Если «Шаг первый» был, условно говоря, экстравертным – мы заботились о том, как нас воспринимают другие, удобна ли для них наша визитка, подпись к электронному письму и т. д., – то в «Шаге втором» будем ориентироваться и на себя – на то, что создает комфорт нам. Но для окружающих это тоже будет полезно. Научившись некоторым несложным действиям и организовав определенный порядок в своих информационных фондах, мы будем тратить меньше сил на поиски нужного информационного продукта (файла, каталога и т. д.). В то же время и получателям наших писем работать с ними станет намного проще.
Имена файлов
Как вы лодку назовете…
Вам понадобилось срочно составить заявку на оборудование. Припомнив, что похожий документ уже был подготовлен в прошлом полугодии, вы решаете отыскать его на жестком диске своего компьютера. Логичное решение, ведь просто актуализировав цифры и дату, можно сэкономить 15 минут рабочего времени. Вы начинаете поиски, но в папке «Мои документы» обнаруживаете более 30 файлов, имена которых начинаются со слова «Заявка». После десяти минут, потраченных сначала на изучение имен файлов, а потом и на открытие некоторых из них, вы понимаете, что подготовить новый документ «дешевле». В итоге вместо ожидаемой 15-минутной экономии вы получили вдобавок к повторной работе 10-минутные «убытки» за счет поисков, да еще и подпорченное настроение. Знакомая ситуация?
Когда количество однотипных файлов (например, тех же заявок) переваливает за несколько десятков и когда даже категории файлов быстро плодятся (таблицы, текстовые документы, фотографии и т. п.), хранить все эти данные в одном массиве крайне неэффективно. Придется стать собственным информационным «завхозом» (или информационным «библиотекарем»).
Самый простой способ облегчить себе жизнь – ввести несложную и понятную систему именования файлов, принятую вами лично или коллективно (рабочей группой, отделом и т. д.).
Принципов категоризации файлов существует множество. Рассмотрим «по-крупному» основные схемы. Зная эти общие принципы, комбинируя их или выбирая наиболее удобные, можно создать собственную систему или вырабатывать конкретные индивидуальные решения.
Суть документа в имени файла. Чтобы сделать передающие содержание имена файлов более функциональными, постарайтесь уместить в коротком наборе символов как можно больше информации. Тогда «Заявка», которую мы обсуждали выше, будет выглядеть как «Заявка_техника_два_ноутбука» или «Заявка_канцелярка_на_месяц». Поскольку короткие названия проще пробегать взглядом, можно пользоваться понятными сокращениями. В нашем примере это могут быть «Заявка_техн_2_ноута» или «Заявка_канц_мес».
Если текстовым файлам ничего не говорящие названия еще простительны, то правильными именами медиа-файлов (фото, аудио, видео) лучше не пренебрегать. Даже если сегодня вы еще помните, кто изображен на фото, то когда число таких фото перевалит за сотню, сложно будет не запутаться в подробностях (дата съемки, причина и т. д.). Если же материалы передаются в третьи руки, то аккуратность и вовсе необходима. Прикрепить к письму (заявке на семинар) три доклада (Doklad.ppt, Doklad1.ppt, Doklad2.ppt) и три фотографии (IMG1015.jpg, IMG1236.jpg, IMG1705.jpg) – значит проверять организаторов семинара на сообразительность и психологическую устойчивость. А вот прислав файлы докладов «Петров_маркет_план. ppt», «Иванов_итоги_года. ppt», «Сидоров_задачи_филиала. ppt» и фотографии докладчиков «Петров. jpg», «Иванов. jpg», «Сидоров. jpg», вы значительно упростите жизнь деловым партнерам.
Кроме прочего, в имени файла можно указывать автора документа, адресата, важность, секретность или достоверность, стадию работы над документом, его статус, и т. д. и т. п.
Во многих организациях на пути внедрения Agile оказывается традиционный менеджмент. Командам тяжело применять гибкие методологии, если их лидеров заклинило на устаревших управленческих подходах. Цель этой книги – дать понять, как работают Agile-команды. В ней нет кейсов, простых решений и банальных советов. Чего в ней в избытке, так это интересных идей, результатов экспериментов и поводов для размышления. В ней есть то, что действительно необходимо современным менеджерам: понимание общих подходов, с помощью которых вы сможете создать собственные рецепты, соответствующие именно вашим потребностям.
В книге достаточно популярно изложена мультидисциплинарная общая теория управления, основанная на униве́сумной методологии описания объектов окружающего мира, позволяющая представить в неразрывном единстве как естественнонаучные, так и философские категории окружающего человека Мироздания. Посредством универсумного подхода к процессам управления можно решать практические задачи в самых различных областях научного знания: в производственной сфере, экономике, социологии и других сферах деятельности, по мере необходимости переходя с уровня систематизации фактов к моделированию процессов, затем к целенаправленному прогнозированию и управлению ими.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.
Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.
В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.