Прибыльный ресторан. Советы владельцам и управляющим - [48]

. В соответствии с нормативными документами заведующий производством ежедневно должен составлять план-меню и на его основании оформлять требование-накладную для передачи в кладовую.

Для контроля над движением и сохранностью сырья готовых изделий на кухне, в баре, буфете должна быть оформлена «Ведомость учета движения продуктов, или Товарный отчет».

Денежные потери в ресторане можно разделить на: 1) потери на производстве; 2) потери в зале.

Потери на производстве (снабжение, кухня) примерно составляют:

♦ махинации с закупочными ценами и количеством товара – 5–7 % и более;

♦ потери при хранении на складе – 2–3 % и более;

♦ потери при хранении на производстве – 2–4 % и более;

♦ хищения, воровство – 10 % и более.

Потери в зале (официанты, бар) примерно составляют:

♦ сокрытие официантами – 5–7 %;

♦ потери при хранении в баре – 2 % и более;

♦ хищения, воровство – 2–8 % и более;

♦ обсчет и обман клиентов – 10–15 % и более;

♦ махинации с кредитными картами и картами на скидку;

♦ махинации с обменом валюты.

Кроме того, существуют потери от службы охраны и даже от менеджмента ресторана.

Самыми простыми способами выявления «неладного» являются регулярное слежение за статистикой ресторана и периодический обсчет статистических данных по самым простым схемам:

♦ закупка продуктов для бара / выручка бара (пример формулы: уровень реализации (%) = себестоимость продуктов бара / выручка бара);

♦ закупка продуктов в кладовую / выдача продуктов в подразделения;

♦ закупка продуктов для кухни / выручка кухни;

♦ оборот месяца / прибыль месяца.

Уровень реализации, например в баре, 16–20 % считается нормальным. Внезапное изменение коэффициентов может подсказать о существовании проблем.

Есть еще несколько методов решения проблемы воровства в ресторане: «полицейский» (видеокамеры, подслушивающие устройства, система стукачей, постоянные осмотры персонала и т. д.), «бандитский» (разборки с определенными людьми или простое увольнение всего персонала) и профессиональный (выполнение определенных правил, должностных инструкций, законов).

При профессиональном методе особое внимание уделяется:

♦ поиску и назначению грамотного управляющего, менеджера с широкими полномочиями;

♦ тщательному подбору менеджмента среднего звена;

♦ подбору персонала, разработке, внедрению должностных инструкций, правил внутреннего распорядка, договоров о материальной ответственности и контролю их выполнения;

♦ квалифицированной бухгалтерии;

♦ кассовой системе;

♦ отлаженной системе поставок (поставщик – склад – ресторан);

♦ мотивации к честной работе, премированию сотрудников по итогам работы (так, для сотрудников отдела закупок можно предложить премии (%) по итогам работы за экономию средств при закупке продуктов, при сохранении их качества, для кладовщиков – премию за сокращение потерь при хранении).

Отметим особо: весь персонал должен знать, что он постоянно контролируется, что проводится постоянная работа по выявлению нерадивых работников и возможно применение самых жестких мер к нарушителям, даже при малейшем подозрении на нарушение. О возможности увольнения (в соответствии с законом) необходимо оповестить сотрудника еще на стадии приема на работу, это позволит отсечь сотрудников, способных воровать.

Для облегчения работы по учету и контролю в ресторане нужно разбить ее на блоки:

1) сначала изучить проблему – понять причины и способы потерь, хищений;

2) произвести планирование с учетом вновь открывшихся обстоятельств;

3) продумать новую систему контроля и способы ее реализации;

4) проводить работы по учету и контролю на складе, на производстве, в баре и торговом зале.

На складе необходимо организовать строгий контроль над закупочными ценами, наличными деньгами, за хранением продуктов; на производстве – усилить защиту от хищений, установить контроль над хранением продуктов и за использованием продуктов в соответствии с калькуляционными картами; в баре и в торговом зале – организовать строгий контроль за наличными деньгами, хранением продуктов, пресекать хищения и финансовые нарушения.

В отделе закупок нужно организовать правильный допуск и разделить ответственность сотрудников, производящих заказ продуктов, принимающих и хранящих их. На каждом организационном этапе необходимо определить ответственного человека. Это позволит сократить потери продуктов и хищения. Чем меньше людей будет принимать участие в одном и том же производственном действии, тем меньше будет нарушений и потерь. Это же обеспечит контроль работников друг за другом и позволит возложить материальную ответственность именно на виновного. Все продукты, напитки должны быть максимально расписаны, общие группы должны быть максимально сокращены. Для максимального избежания потерь при хранении можно штамповать на продуктах дату, чтобы соблюдать правильную ротацию. Выдача продуктов должна производиться только ответственными лицами, с соблюдением всех формальностей.

На производство продукты должны поступать под строгим контролем шеф-повара, он же должен нести ответственность за организацию контроля по отпуску продукции.

На практике случается, что и при внедренной компьютерной системы учета, имеющихся контрольно-кассовых машинах, и при том, что продукты списываются с занесением данных об этом в компьютер, – сотрудники работают по принципу «щедрая рука» и заппутывают учет. Бывает, что не все сотрудники владеют компьютером или работает «хакер», он узнает пароль (или подсматривает), бывает, крадут карту менеджера со всеми вытекающими последствиями вплоть до печатания бланков счетов с логотипом ресторана. Одним словом, для махинаций – куча возможностей: «устный чек», приписки к счету, не полная сдача денег, «игра» со скидками и т. д.