Прибыльный ресторан. Советы владельцам и управляющим - [46]

Программное обеспечение. Система учета

Важная составляющая ресторанного бизнеса – автоматизация системы контроля и учета.

Многие рестораторы и специалисты этого бизнеса сходятся во мнении, что в ресторане необходимо внедрять компьютерный учет и контроль. Есть достаточное количество фирм, поставляющих программное обеспечение для контроля и учета. Таких продуктов несколько: Р-Киппер, Тиллипад, Астор, Рарус – каждому пользователю нравится свое. Любая программа подводится под предприятие и непосредственно под пользователя – специалиста, работающего в вашем предприятии. Здесь предела совершенству также нет, и конфигурация вашей будущей автоматизации обойдется от 10 тысяч до 40 тысяч условных единиц.

Эти цифры обусловлены несколькими факторами. Необходимо соединить производственные процессы с системами, которые находятся непосредственно в торговом зале. Все это требует определенного оснащения и, естественно, вложений. Контроль допуска различных специалистов к уровням программного обеспечения решается на внутреннем административном уровне, как считается нужным. И конечно, важно купить внутренний сервер. Вот такая схема наиболее полно отвечает требованиям ресторанного дела. С такой системой автоматизации ресторанный процесс становится достаточно прозрачным, ну а сам бизнес – динамичным и прибыльным.

Система автоматизации системы контроля и учета позволяет:

♦ поддерживать необходимый минимум материально-производственных запасов;

♦ иметь информацию о технических характеристиках продуктов;

♦ учитывать схемы движения продуктов;

♦ составлять рецепты блюд;

♦ рассчитывать себестоимость и продажную цену блюд;

♦ подсчитывать товарные остатки;

♦ определять степень допуска и ответственности сотрудников;

♦ иметь современные средства «контроля над хищениями» и потерями продуктов;

♦ сделать расчет между клиентом и предприятием максимально прозрачным;

♦ в любой момент проследить, что происходит на каждом конкретном столе, сравнить заказ с данными, введенными в систему;

♦ проследить количество людей, пришедших в заведение;

♦ иметь статистические данные по продажам блюд и людям за месяц.

При ручном учете сделать это невозможно. Или же необходимо присутствовать весь день в ресторане и ходить с бумажкой и ручкой в руках, а после того, как все уйдут, – взбодриться и сделать анализ прошедшего дня. При прекращении личного контроля выручка сразу же упадет до нуля. Введение компьютерной системы просто в торговом зале, без учета склада, производства, позволяет увеличить выручку минимум на 10 %, иногда и на 40 %.

Уверен, мы все понимаем, что если сотрудники захотят сжульничать, то они всегда сумеют придумать что-то новое и им удастся какое-то время скрывать свои махинации. Но в любом случае администрацией предприятия должны обеспечиваться хорошие условия труда, достойная заработная плата, и при этом необходим жесткий контроль над работой сотрудников. Эксперты говорят об огромных потерях, которые несет мировая ресторанная индустрия из-за недостаточного контроля.

Индустрия ежегодно недосчитывает $20 миллиардов из-за хищений продуктов и краж наличности. Каждый третий служащий украдет, если ему представится возможность, – воруют деньги, продукты и время. Предприятие теряет от 5 до 8 % своего валового дохода из-за хищений, совершаемых его служащими; 35 % банкротств ресторанов связано с крупными хищениями; 85 % пропавшего инвентаря исчезает из-за внутренних краж; 53 % нанимающихся на работу сотрудников подделывают что-то в своих документах. Большинство служащих, пойманных с поличным, проработали в этом месте в среднем от пяти до семи лет.

Читал я заключение одного эксперта из Северной Каролины, Френсиса Д'Аддарио, он говорит: «Хозяева ресторанов и их менеджеры, которые тратят кучу денег на разработку хитроумных маркетинговых планов, обещающих повысить доходы на 25 %, и не принимают минимальных мер для предотвращения воровства, просто выбрасывают эти деньги на ветер».

Так по каким же причинам мы, рестораторы, не осуществляем должного контроля на своих предприятиях? Это:

♦ нежелание играть в «полицейских и воров»;

♦ несовершенство действующего законодательства;

♦ излишняя доверчивость (бывает, не приходит и в голову, что служащие, с которыми столько лет проработал вместе, могут воровать);

♦ «незаметность» воровства (отклонение в полпроцента от истинной стоимости блюда может показаться несущественным, но, умноженное на количество порций, оно будет равняться огромным суммам, уплывающим через заднюю дверь).

Советы тем, кто хочет уменьшить количество краж из кладовых и рабочих помещений своих ресторанов. Необходимо:

♦ исключить неучтенные продукты, напитки, строго контролировать их появление;

♦ чаще проводить инвентаризацию, в том числе внезапную, исключить нарушения при инвентаризации (пересортица, качество, вес и т. д.);

♦ распределять материальную ответственность за принятые товары между служащими;

♦ запасы делать в минимальном, но достаточном количестве;

♦ принимать товары точно, без спешки, откажитесь от доставки в час пик работы предприятия;

♦ использовать внутренний учет, для этого разработать определенные документы и контролировать их заполнение;