Популярная бухгалтерия. Как понять бухгалтерский учет - [3]
Похожим образом организована работа и на крупном предприятии: все значимые операции регистрируются в бухгалтерском учете.
На крупном предприятии разные операции и даже отдельные этапы одной операции могут выполнять разные люди. Например, оплату приобретаемого товара организуют одни люди, а доставку и прием товара – совсем другие.
Крупное предприятие состоит из структурных подразделений, каждое из которых имеет свой круг ответственности. Например, за безналичную оплату приобретаемых товаров может отвечать финансовый отдел, за доставку приобретаемых товаров – транспортный отдел (или отдел логистики), за прием и проверку получаемых товаров – отдел закупок (или отдел снабжения).
Одним из структурных подразделений крупного предприятия является бухгалтерия. Сотрудники бухгалтерии называются бухгалтерами, а руководитель бухгалтерии – главным бухгалтером.
Бухгалтерия играет роль верховного надсмотрщика за имуществом предприятия и за всеми хозяйственными операциями – денежными платежами, поступлениями и продажами имущества, превращениями имущества из одного вида в другой. Для исполнения этой роли бухгалтеры собирают документы.
Документ, интересующий бухгалтера, – это лист бумаги с текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни. Это могут быть чеки, квитанции, накладные, выписки с банковских счетов.
На основании собранных документов бухгалтерия вводит учетные записи – подобно тому, как это сделала наша Ирина, используя представленную таблицу.
Проверка арифметики
Таблица 2
Мои денежные операции с итогами (в рублях)
Сумма остатка, рассчитанная последним способом, совпала с величиной остатка после последней денежной операции. И это говорит о том, что, скорее всего, все расчеты были сделаны правильно.
В бумажном бухгалтерском учете подобные альтернативные расчеты необходимы для проверки арифметических вычислений. Казалось бы, существует более простой способ проверить арифметику – рассчитать все повторно. Но предположим, что сумму остатка на конец дня Ирина рассчитала неправильно и в каком-то месте допустила ошибку. Ирина может сделать повторный расчет, но весьма вероятно, что ее мысль «споткнется» на прежнем месте и Ирина повторит ту же самую ошибку. То есть результат проверочного расчета совпадет с результатом, полученным в первый раз, но тоже окажется неправильным.
Поэтому для проверки больших объемов арифметических вычислений следует использовать любую возможность, чтобы получить тот же самый результат иным путем. Когда арифметические операции выполняются по-другому, вероятность повторения ошибки становится меньше.
Еще лучший способ избежать арифметических ошибок – вести бухгалтерский учет личного хозяйства не бумажным, а электронным способом, например используя табличный редактор. Но для этого Ирине сначала нужно освоить работу с таким редактором. Впрочем, умение работать с табличным редактором полезно любому бухгалтеру и любому деловому человеку.
Инвентаризация наличных денег
Для этого Ирина достала все свои непотраченные деньги и пересчитала их. Итоговая сумма почти совпала с остатком на конец дня, который был записан в тетради. Расхождение получилось всего на несколько рублей. Но это допустимо, ведь при заполнении таблицы Ирина не учитывала копейки.
Однако что же делать, если получится заметное расхождение – например, больше десяти рублей? В этом случае Ирина сначала проверит, правильно ли записаны денежные операции. Для этого она еще раз просмотрит все денежные документы и сверит итоговые суммы из этих документов с теми суммами, которые она записала в свою тетрадь. Ведь денежный документ может содержать несколько промежуточных сумм помимо итоговой суммы, которую пришлось оплатить. И Ирина могла зарегистрировать в таблице не ту сумму.
Если такая проверка не даст результата, то Ирина попытается вспомнить, не было ли какой-нибудь денежной операции, от которой не осталось документа. Если и это не поможет, то Ирине придется признать, что произошла какая-то ошибка: может быть, Ирине где-то неправильно дали сдачу или какую-то денежную купюру Ирина просто обронила.
Теперь этого уже не исправить, но сам факт надо записать в тетрадь. Ирина должна будет вычислить расхождение. Если в кошельке окажется денег меньше, чем следует из записей, то расхождение Ирина запишет как расход с простым пояснением: Невыясненный расход. Если же денег окажется больше, то расхождение Ирина запишет как доход с пояснением: Невыясненный доход.
